可以考虑对纸质文档进行重组，然后通过文件管理或者知识管理的方式进行集中统一的管理。您可以选择将其数字化存储在系统中，方便查询和借阅，也可以只记录纸质文件的信息，在系统中形成文件条目进行管理。可以实现企业对文件的有序管理和规范应用这两个最关键的管理目标，避免因人员流失而造成的文件丢失，解决纸质文件使用的不便，防止纸质文件不知去向、恶意传播等尴尬局面。
Ease文档管理系统采用文档权限控制和SSL传输加密的领先技术，为企业中的个人、编辑团队和部门提供海量文档的安全集中存储空间，支持文档共享和审核协同管理，提供强大的文档检索机制。通过Ease文档管理系统，企业可以高效快速地解决文档存储、文档安全管理、文档搜索、文档在线查看、文档协同写作和文档发布控制等问题。
知识管理系统显著特点：
1、支持1000万份文档的海量存储和集中管理。
2、一键安装，快速实施，易于管理。
3、可以实现文件(office\wps\pdf\.)并直接播放音视频。
4、高速文件批量上传和包下载；
5、快速简单的全文搜索，可以和谷歌的文档搜索引擎相比。
6、四级和六级权限控制，安全管理所有文件。
其他功能：在线修改、版本管理、版本差异比较、文档共享、消息提醒、电子邮件、短信通知。
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