【干货】项目经理和PMO最常用的10个图表及使用技巧和经验

 原文:【干货】项目经理和PMO最常用的10个图表及使用技巧和经验

1、甘特图及使用技巧

1. 合理设置时间刻度,不能太密集也不能太粗糙,通常以周或月为单位。

2. 活动用条形表示,左右两个端点表示开始和结束时间,长度表示持续时间,颜色表示进度。

3. 在条形内可以写上进度百分比或资源分配信息。

4. 关键路径用高亮表示,重要活动可用更粗的条形标出。

5. 相关活动之间用箭头连接,表示逻辑关系和依赖顺序。

6. 甘特图最上方可标注项目时间线,文字可旋转90度方便阅读。

7. 甘特图左侧可列出项目各阶段的名称,右侧可注明资源或者人员分配情况。

8. 可以设置里程碑时间点,对关键节点进行标注。

9. 多用颜色区分不同类型活动,重要项用红色标注。

10. 打印大幅甘特图,便于团队成员讨论并记录进度。

11. 实时更新甘特图,标注项目延期或提前等情况。

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2、燃尽图

1. 纵坐标表示剩余工时或任务量,横坐标表示时间。绘制直观反映项目进度的折线图。

2. 理想进度线应该呈直线下降;实际进度线表现项目的真实进展情况。

3. 实际进度线上扬表示任务增加或进度延误;下降过快表示任务减少或进度提前。

4. 项目初期实际进度线会波动较大,后期波动趋于平稳。

5. 实际进度线要定期更新,反映新增或取消的任务。

6. 实际线和理想线越接近,说明项目进展越顺利,偏离越大,需要关注项目风险。

7. 如果实际线高于理想线,需要对项目计划进行评估和调整。

8. 燃尽图简单直观,需要与甘特图结合使用,才能全面反映项目动态。

9. 燃尽图更适合碎片化任务项目,甘特图适合关系复杂的项目。

10. 使用燃尽图来动态跟踪项目计划执行情况,发现问题并提前介入调整项目计划。

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3、WBS工作分解结构

1. 从项目总体目标开始,通过分解将复杂项目层层细化为可管理的工作包。

2. 树形结构表示项目按系统、子系统、工作包进行分阶段和分层次的划分。

3. 每个层次模块有计划成本和资源,子任务汇总为上一层任务的总成本和资源。

4. 划分工作包时,要考虑交付物特征、资源职能等因素。

5. 顶层工作包宏观描述项目,底层工作包描述具体工作任务。

6. 分解到可操作、可完成的工作包为止,每个包大小适中,责任明确。

7. 代码化工作包名称,表示工作包的层级关系。

8. 绘制树状图更直观表达工作分解思路。图中注明工作包阶段性成果。

9. WBS分解后,可转换为甘特图,确定工作时序和进度安排。

10. WBS图应该灵活调整,使之与项目计划和需求变化保持同步。

11. WBS决定项目组织结构、责任分解,是项目计划的基础。

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4、HOQ质量屋

1. 横轴标明客户需求,纵轴标明设计参数,建立需求与参数的关系矩阵。

2. 在矩阵中填充相关度,确定每个参数满足哪些需求。

3. 对客户需求进行重要度评分,识别关键需求。

4. 对竞争对手在各参数上的表现进行竞争评价。

5. 设置设计参数的目标值,并计算客户满意度。

6. 在屋顶标注设计参数间的正相关或负相关。

7. 质量屋的输出可为产品设计提供指导信息。

8. 需求的归类分组,有助于减少参数的数量。

9. 定期更新质量屋,并与设计验证反馈结果。

10. 质量屋强调以客户为中心,但还需要考虑成本、技术等因素。

11. 质量屋使复杂设计需求量化,但还需要设计团队的创造力。

12. 使用质量屋输出,可制定产品技术指标,推进DFX。

QFD与质量屋

5、RACI责任分配矩阵

1. 行列交叉点标识岗位对任务的R(Responsible) A(Accountable) C(Consulted) I(Informed)角色。

2. 每个任务只能有一个A,负最终责任,其余为支持角色。

3. 确定每个任务的R后,再标注C和I。

4. 重要复杂任务可设置多个R,表示需要协同完成。

5. 同一岗位可兼顾多个任务的RACI角色。

6. 画矩阵前,列表化 Tasks 和 Roles 更易操作。

7. 矩阵反映项目组织结构和角色定位。

8. 按项目阶段划分子矩阵,任务可能对应的RACI不同。

9. 用颜色标注象限高度相关的区域。

10. 矩阵制定后要沟通确认,产生共识。

11. 矩阵应该灵活调整,以适应项目需求变化。

12. 应定期复核矩阵,特别是人员调动后。

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6、矩阵组织图

1. 横轴表示功能部门,纵轴表示项目团队,交叉点表示人员。

2. 一个人可以通过交叉点同时属于多个项目和部门。

3. 权力共享双元结构,项目经理与部门经理都可以指挥成员。

4. 项目目标凌驾部门利益,矩阵使资源共享、项目协调。

5. 部门提供专业支持,项目团队驱动任务执行。

6. 画图前要设计矩阵维度,确定部门和项目参数。

7. 画图时用线条标识强关系,点线表示弱关系。

8. 重点项目或部门使用特殊标识如颜色区分。

9. 矩阵根据实际情况不断调整和优化。

10. 增加项目时注意资源冲突,部门不要过于垄断。

11. 矩阵使信息流通,部门和项目维持高度沟通。

12. 矩阵组织适合知识密集型项目,需要灵活应变。

7、PERT计划评审技术

1. 将项目分解为许多活动,确定活动依赖关系和网络图。

2. 估算每个活动的最早开始、最晚开始、最早结束、最晚结束时间。

3. 识别关键路径,其活动时间变化会影响整体项目进度。

4. 注重对活动时间的估算,可采用三点估算法。

5. 网络图上明确标识关键路径,使用高亮或特殊颜色。

6. 加入哑活动,表示存在的逻辑关系。

7. 定期更新网络计划图,标识新的关键路径。

8. 缩短非关键路径活动时间不会提升项目进度。

9. 资源分配要优先考虑关键路径活动。

10. 采用滑动方式平滑资源使用峰值。

11. 计划模拟对比不同方案的时间和成本效果。

12. PERT侧重时间和逻辑关系规划,结合CPT控制成本。

13. PERT通过网络规划立体化表示项目,助力进度管理,需要配合其他工具使用。

8、思维导图

1. 以核心主题为中心,以树枝状辐射展开主要分支。

2. 画图时使用颜色、图像、关键词,提高映象记忆。

3. 重要分支用粗线强调,细分用细线表示,层层展开思路。

4. 连线上的关键词表明分支之间的逻辑关联。

5. 画思维导图前,要先列出所有相关要点与要表达的思路。

6. 从整体构思结构,逐步推敲各分支内容的详细表达。

7. 思维导图可以手绘也可以使用软件,打印输出更清晰。

8. 思维导图可以标注时间或优先级,指导后期规划与行动。

9. 多配合图形、符号,直观展示思路,容易促发新思考。

10. 可以灵活增加相关分支,扩充导图的广度和深度。

11. 绘制思维导图能够训练思考的系统性、逻辑性与想象力。

12. 导图内容可转化为提纲、报告或文稿,需进行逻辑梳理。

13. 思维导图让思维观点更清晰,帮助个人或团队找出解决问题的思路。

9、决策分析树

1. 确定决策问题,明确决策目标和可选方案。

2. 构建树形结构,起点是决策问题,分支是可选方案。

3. 分析每种方案的概率结果和效用,填写在分支端点。

4. 根据概率计算每种方案的期望效用值,帮助决策。

5. 使用影响图工具进一步考量不确定因素对方案的影响。

6. 绘制决策树时,要注意结构的合理性和层级的逻辑性。

7. 标注明确的概率值,必要时进行专业的统计预测。

8. 绘制简洁的决策树,避免过于复杂难以运用。

9. 概率和效用参数需要定期修正,与实际情况保持一致。

10. 定量分析结合定性判断,兼顾数据及实际经验。

11. 决策树适合理性分析,还需要考虑决策者偏好。

12. 决策树使复杂决策系统化,提高决策效果。

13. 决策树可直观表达复杂决策,帮助决策者选择最优方案,但是需要运用灵活。

10、项目状态表

1. 设置报表制表时间,如每周一汇总上周项目进展。

2. 内容包括工作进度、资源使用、问题和风险等。

3. 采用简单表格格式,便于管理层快速浏览。

4. 用颜色、标识等突出重要进展、关键问题。

5. 进度部分与甘特图保持一致,同步更新。

6. 问题部分重点写对整体计划的影响。

7. 不同项目可模版化报表格式,数据个性化。

8. 项目经理完成报表初稿,团队成员反馈补充。

9. 周报月报要用表格对比计划与实际进展差异。

10. 状态报告只呈现必要信息,避免数据过多。

11. 报表要求简洁明了,间隔时间提供补充说明。

12. 干系人要求说明需要关注的关键问题。

13. 状态报告让项目可视化,帮助管理层全面掌控项目动态。

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