《PMBOK指南第六版》第4章 项目整合管理 -> 监控项目工作
第4章 项目整合管理 -> 监控项目工作
4.5、监控项目工作
监控项目工作是跟踪、审查和报告整体项目进展，以实现项目管理计划中确定的绩效目标的过程。本过程的主要作用是，让相关方了解项目的当前状态并认可为处理绩效问题而采取的行动，以及通过成本和进度预测，让相关方了解未来项目状态。本过程需要在整个项目期间开展。图
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描述本过程的输入、工具与技术和输出。图
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是本过程的数据流向图。
监督是贯穿于整个项目的项目管理活动之一，包括收集、测量和分析测量结果，以及预测趋势，以便推动过程改进。持续的监督使项目管理团队能洞察项目的健康状况，并识别须特别关注的任何方面。控制包括制定纠正或预防措施或重新规划，并跟踪行动计划的实施过程，以确保它们能有效解决问题。监控项目工作过程关注：
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- 把项目的实际绩效与项目管理计划进行比较；
- 定期评估项目绩效，决定是否需要采取纠正或预防措施，并推荐必要的措施;
- 检查单个项目风险的状态；
- 在整个项目期间，维护一个准确且及时更新的信息库，以反映项目产品及相关文件的情况；
- 为状态报告、进展测量和预测提供信息；
- 做出预测，以更新当前的成本与进度信息；
- 监督已批准变更的实施情况；
- 如果项目是项目集的一部分，还应向项目集管理层报告项目进展和状态；
- 确保项目与商业需求保持一致。
4.5.1、监控项目工作：输入
4.5.1.1、项目管理计划
见 4.2.3.1。监控项目工作包括查看项目的各个方面。项目管理计划的任一组成部分都可作为本过程的输入。
4.5.1.2、项目文件
可用于本过程输入的项目文件包括（但不限于）
- 假设日志：见 4.1.3.2 节。假设日志包含会影响项目的假设条件和制约因素的信息。 通常，在项目启动之前编制商业论证时，识别高层级的战略和运营假设条件与制约因素。这些假设条件与制约因素应纳入项目章程。较低层级的活动和任务假设条件在项目期间随着诸如定义技术规范、估算、进度和风险等活动的开展而生成。假设日志用于记录整个项目生命周期中的所有假设条件和制约因素。
- 估算依据：见 6.4.3.2 节和 7.2.3.2 节。估算依据说明不同估算是如何得出的，用于决定如何应对偏差。成本估算所需的支持信息的数量和种类，因应用领域而异，不论其详细程度如何，支持性文件都应该清晰、完整地说明成本估算是如何得出的。1、关于估算依据的文件（如估算是如何编制的）；2、关于全部假设条件的文件；3、关于各种已知制约因素的文件；4、有关已识别的、在估算成本时应考虑的风险的文件；5、对估算区间的说明（如“10,000美元 ±10%”就说明了预期成本的所在区间）；6、对最终估算的置信水平的说明。
- 成本预测：见 7.4.3.2 节。成本预测基于项目以往的绩效，用于确定项目是否仍处于预算的公差区间内，并识别任何必要的变更。无论是计算得出的 EAC 值，还是自下而上估算的 EAC 值，都需要记录下来，并传达给相关方。
- 问题日志：见 4.3.3.3 节。问题日志用于记录和监督由谁负责在目标日期内解决特定问题。 在整个项目生命周期中，项目经理通常会遇到问题、差距、不一致或意外冲突。项目经理需要采取某些行动加以处理，以免影响项目绩效。问题日志是一种记录和跟进所有问题的项目文件，所需记录和跟进的内容可能包括：1、问题类型；2、问题提出者和提出时间；3、问题描述；4、问题优先级；5、由谁负责解决问题；6、目标解决日期；7、问题状态；8、最终解决情况。 问题日志可以帮助项目经理有效跟进和管理问题，确保它们得到调查和解决。作为本过程的输出，问题日志被首次创建，尽管在项目期间任何时候都可能发生问题。在整个项目生命周期应该随同监控活动更新问题日志。
- 经验教训登记册：见 4.4.3.1 节。经验教训登记册可能包含应对偏差的有效方式以及纠正措施和 预防措施。 经验教训登记册可以包含情况的类别和描述，经验教训登记册还可包括与情况相关的影响、建议和行动方案。经验教训登记册可以记录遇到的挑战、问题、意识到的风险和机会，或其他适用的内容。 经验教训登记册在项目早期创建，作为本过程的输出。因此，在整个项目期间，它可以作为很多过程的输入，也可以作为输出而不断更新。参与工作的个人和团队也参与记录经验教训。可以通过视频、图片、音频或其他合适的方式记录知识，确保有效吸取经验教训。 >
- 里程碑清单：见 6.2.3.3 节。里程碑清单列出特定里程碑的实现日期，用于检查是否达到计划的里程碑。 里程碑是项目中的重要时点或事件，里程碑清单列出了所有项目里程碑，并指明每个里程碑是强制性的（如合同要求的）还是选择性的（如根据历史信息确定的）。里程碑的持续时间为零，因为它们代表的是一个重要时间点或事件。
- 质量报告： 见 8.2.3.1 节。质量报告包含质量管理问题，针对过程、项目和产品的改善建议，纠正措施建议（包括返工、缺陷（漏洞）补救、 100% 检查等），以及在控制质量过程中发现的情况的概述。 质量报告可能是图形、数据或定性文件，其中包含的信息可帮助其他过程和部门采取纠正措施，以实现项目质量期望。质量报告的信息可以包含团队上报的质量管理问题，针对过程、项目和产品的改善建议，纠正措施建议（包括返工、缺陷/漏洞补救、 100% 检查等），以及在控制质量过程中发现的情况的概述。 >
- 风险登记册：见 11.2.3.1 节。风险登记册提供在项目执行过程中发生的各种威胁和机会的相关信息。 风险登记册记录已识别单个项目风险的详细信息。随着实施定性风险分析、规划风险应对、实施风险应对和监督风险等过程的开展，这些过程的结果也要记进风险登记册。取决于具体的项目变量（如规模和复杂性），风险登记册可能包含有限或广泛的风险信息。 当完成识别风险过程时，风险登记册的内容可能包括（但不限于）： 8.1、已识别风险的清单。在风险登记册中，每项单个项目风险都被赋予一个独特的标识号。要以所需的详细程度对已识别风险进行描述，确保明确理解。可以使用结构化的风险描述，来把风险本身与风险原因及风险影响区分开来 8.2、潜在风险责任人。 如果已在识别风险过程中识别出潜在的风险责任人，就要把该责任人记录到风险登记册中。随后将由实施定性风险分析过程进行确认。 8.3、潜在风险应对措施清单。 如果已在识别风险过程中识别出某种潜在的风险应对措施，就要把它记录到风险登记册中。随后将由规划风险应对过程进行确认。
- 风险报告：见 11.2.3.2 节。风险报告提供关于整体项目风险和单个风险的信息。 风险报告提供关于整体项目风险的信息，以及关于已识别的单个项目风险的概述信息。在项目风险管理过程中，风险报告的编制是一项渐进式的工作。随着实施定性风险分析、实施定量风险分析、规划风险应对、实施风险应对和监督风险过程的完成，这些过程的结果也需要记录在风险登记册中。在完成识别风险过程时，风险报告的内容可能包括（但不限于）： 9.1、整体项目风险的来源。说明哪些是整体项目风险敞口的最重要驱动因素。 9.2、关于已识别单个项目风险的概述信息。例如，已识别的威胁与机会的数量、风险在风险类别中的分布情况、测量指标和发展趋势。 根据风险管理计划中规定的报告要求，风险报告中可能还包含其他信息。
- 进度预测：见 6.6.3.2 节。进度预测基于项目以往的绩效，用于确定项目是否仍处于进度的公差区间内，并识别任何必要的变更。 进度更新即进度预测，指根据已有的信息和知识，对项目未来的情况和事件进行的估算或预计。随着项目执行，应该基于工作绩效信息，更新和重新发布预测。这些信息基于项目的过去绩效，并取决于纠正或预防措施所期望的未来绩效，可能包括挣值绩效指数，以及可能在未来对项目造成影响的进度储备信息。
4.5.2、监控项目工作：工具与技术
4.5.2.1、专家判断
见 4.1.2.1 节。应该就以下主题，考虑具备相关专业知识或接受过相关培训的个人或小组的意见：
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挣值分析：
(Earned Value Management, EVM) 是一种项目管理技术，它通过比较项目的实际成本（Actual Cost, AC）和计划成本（Budgeted Cost, BC）来评估项目的性能。通过这些指标，可以了解项目的进度、成本状况以及是否在成本控制范围内。挣值分析有助于项目经理及时发现问题并采取措施纠正偏差，以确保项目顺利完成。挣值分析的核心概念包括：1、计划价值（Planned Value, PV）指的是根据项目进度计划，某个时间点上预计完成的工作量对应的预算成本。计算公式为：PV = BCWS = (计划工作量 × 计划单价)。2、挣值（Earned Value, EV）指的是项目实施过程中实际完成的工作量和按照预算定额计算出的预算成本之和。计算公式为：EV = BCWP = (已完成工作量 × 计划单价)。3、成本差异（Cost Variance, CV）指的是实际成本（AC）与按预算定额计算的挣值（EV）之间的差额。当CV为正值时，表示项目成本超支；当CV为负值时，表示项目成本节约；当CV为零时，表示项目成本与计划一致。4、进度偏差（Schedule Variance, SV）指的是实际完成的工作量（AC）与计划完成的工作量（PV）之间的差异。SV的计算公式为：SV = EV - PV = BCWP - BCWS。SV的值为正时，表示进度提前；SV为零时，表示实际进度与计划进度相符；SV为负时，表示进度延误。5、进度绩效指数（Scheduling Performance Index, SPI）是挣值与计划成本的比值，用于衡量项目进度的绩效。计算公式为：SPI = EV / BC。
- 数据的解释和情境化
- 持续时间和成本的估算技术
- 趋势分析
- 关于项目所在的行业以及项目关注的领域的技术知识
- 风险管理
- 合同管理
4.5.2.2、数据分析
可用于本过程的数据分析技术包括（但不限于）：
- 备选方案分析: 备选方案分析用于在出现偏差时选择要执行的纠正措施或纠正措施和预防措施的组合。 我的理解：备选方案分析是在项目执行过程中，当实际结果与预期出现偏差时，项目经理用来评估和选择不同纠正措施或预防措施的方法。这可能包括选择不同的供应商、采用替代技术或调整项目计划等。备选方案分析的目的是找到能够最有效解决问题或偏差的方案。
- 成本效益分析: 见 8.1.2.3 节。成本效益分析有助于在项目出现偏差时确定最节约成本的纠正措施。 我的理解： 成本效益分析是一种经济决策方法，用于评估项目投资的收益是否超过其成本。在项目管理中，当项目出现偏差时，成本效益分析可以帮助项目经理确定哪种纠正措施能够以最低的成本实现项目目标。这通常涉及对不同纠正措施的成本和预期收益进行量化比较。
- 挣值分析: 见 7.4.2.2 节。挣值分析对范围、进度和成本绩效进行了综合分析 我的理解： 挣值分析是一种项目管理工具，用于综合评估项目的范围、进度和成本绩效。它通过将计划工作与实际完成的工作以及相应的成本进行比较，来测量项目的绩效。挣值分析能够帮助项目经理识别项目进度和成本方面的偏差，并采取相应的纠正措施。
- 根本原因分析： 见 8.2.2.2 节。根本原因分析关注识别问题的主要原因，它可用于识别出现偏差的原因以及项目经理为达成项目目标应重点关注的领域。 我的理解： 根本原因分析是一种问题解决技术，旨在确定问题或偏差的根本原因，而不是仅仅处理其表面症状。在项目管理中，根本原因分析帮助项目经理深入理解为什么项目会出现偏差，并确定需要采取哪些措施来防止类似问题再次发生。这通常涉及对项目过程、工具、技术或人员等因素的详细分析。
- 趋势分析： 趋势分析根据以往结果预测未来绩效，它可以预测项目的进度延误，提前让项目经理意识到，按照既定趋势发展，后期进度可能出现的问题。应该在足够早的项目时间进行趋势分析，使项目团队有时间分析和纠正任何异常。可以根据趋势分析的结果，提出必要的预防措施建议。 我的理解： 趋势分析是一种基于历史数据来预测未来绩效的方法。在项目管理中，趋势分析用于预测项目的进度、成本或其他关键绩效指标的未来发展趋势。通过早期识别潜在问题，项目经理可以有足够的时间来分析和采取纠正措施，从而防止问题恶化。
- 偏差分析。 偏差分析审查目标绩效与实际绩效之间的差异（或偏差），可涉及持续时间估算、成本估算、资源使用、资源费率、技术绩效和其他测量指标。 我的理解： 偏差分析是一种项目管理工具，用于比较项目的实际绩效与计划绩效之间的差异。这包括分析持续时间估算、成本估算、资源使用、资源费率、技术绩效等方面的偏差。偏差分析的目标是确定这些偏差是否会对项目目标产生重大影响，并制定相应的纠正措施或调整项目计划。
4.5.2.3、变更请求
见 4.3.3.4 节。通过比较实际情况与计划要求，可能需要提出变更请求，来扩大、调整或缩小项目范围与产品范围，或者提高、调整或降低质量要求和进度或成本基准。
变更请求可能导致需要收集和记录新的需求。变更可能会影响项目管理计划、项目文件或产品可交付成果。应该通过实施整体变更控制过程（见 4.6 节）对变更请求进行审查和处理。变更可能包括（但不限于）：- 纠正措施： 为使项目工作绩效重新与项目管理计划一致，而进行的有目的的活动。 我的理解： 纠正措施是针对已发生的问题或偏差而采取的行动，目的是使项目工作绩效重新与项目管理计划一致。例如，如果项目进度落后于计划，可能需要增加资源或调整任务顺序来追赶进度。纠正措施通常涉及对项目管理计划、项目文件或产品可交付成果的修改。
- 预防措施： 为确保项目工作的未来绩效符合项目管理计划，而进行的有目的的活动。 我的理解： 预防措施是为了避免未来可能出现的问题或偏差而采取的行动。这些行动基于对当前项目状况的分析和对潜在风险的识别。预防措施的目的是确保项目工作的未来绩效能够符合项目管理计划。例如，如果识别到某个供应商可能存在交货风险，项目经理可能会选择备用供应商或提前采购材料来避免未来的进度延误。
- 缺陷补救： 为了修正不一致产品或产品组件而进行的有目的的活动。 我的理解： 缺陷补救是针对已交付的产品或产品组件中存在的质量问题而采取的行动。这些行动旨在修正不一致或不合格的产品，以满足既定的质量要求。缺陷补救可能涉及返工、替换或修理等活动，以确保产品能够达到客户的期望和要求。
