Excel-数据透视表、高级筛选
目录:
1.正确的数据透视表格式:
①数据源第一行必须要有标题,数据表中不能存在相同的标题
②数据透视表的标题只能是一行高,但可以在一个单元格中使用ALT+ENT强制换行
③数据透视表区域不要有小计,合计,分类汇总,空行,空列
④在同一列中,数据类型要一致,例如不能在数值型数字中出现文本型数字
⑤合并单元格不能出现在数据透视表中,合并单元格只是在左上角的单元格有内容而已
取消单元格合并:
CTRL+F---选项---格式 ▼(先清除格式)---格式---对齐---勾选合并单元格---确定---查找全部---选中查找到的记录---CTRL+A全选数据---开始工具栏下取消合并单元格
将空值填上数据:
选中数据列---CTRL+G---定位条件---空值---确定---在A3单元格输入 =A2---CTRL+ENT
2.在数据透视表中如果把文本放在数值区域就是计算文本个数
3.在默认情况下,Excel会对数据中的数值进行求和计算。
假如数据区域中包含一个或若干个空白单元格的话,Excel将认为带统计区域不完全都是数值,就会采用计数模式,而不是求和,所以在数字区域如果为空值的话,可填写0
4.将筛选项下的每一项单独存为工作表:
选中数据透视表---分析---数据透视表下的选项▼---显示报表筛选页
5.当Excel数据非常多,在数据透视表中拖动时可考虑使用推迟布局更新
当数据源修改时,在数据透视表中只需要刷新即可
当数据源增加数据时,则需要重新修改数据源区域
6.在做数据透视的时候,要明确两点:
①必须要知道你的报表需要什么字段
②把字段放在列标签还是行标签
③如果 行/列 标签有多个字段,要考虑它们之间的主次关系(父级关系)
单页字符:ALT---D---P(依次点击,不是同时按)---多重合并计算数据区域---创建单页字符---选定区域点击添加(不要选合计、小计等)---完成
筛选器中的项1、项2、项3就是工作表顺序的名称
自定义字符:ALT---D---P(依次点击,不是同时按)---多重合并计算数据区域---自定义字段---选定区域点击添加(不要选合计、小计等)---完成
为页字段起名字:
第三步就是为页字段起的别名
8.合并带标签的单元格
数据透视表工具---分析---数据透视表---选项---勾选 合且居中排列带标签的单元格
选中数据---右键(创造组)---选择步长---确定
比如日期:就是将符合条件的数据分为一组,本例中就是将日期按照月份分组,1月里不管是11年还是13年,只要是1月都分为一组
要想也根据年份和月份分组的话需要在下图的第二步选中年份。
显示空值项:有一些年份没有5月,或者6月,但是还想让其在数据中显示出来(尽管数据为0)
选中数据---分析---活动字段---字段设置---布局和打印---勾选显示无数据的项目即可
可利用创建组来统计数值所在区域的个数:
需求:统计一下评分0-9有多少人,9-10有多少人,……
自定义字段分组:选中需要分组的所有对象---右键创造组---改名
计算字段用于计算 字段与字段之间的关系
数据透视表工具---分析---计算---字段、项目和集---计算字段,然后根据需求编辑公式即可
计算字段注意:在数据透视表中的计算字段,不是按照字段在数据源中现实的数值进行计算的,而是依据行标签分类后求和的值来进行计算的
创建计算项只是创建了一行数据,而不是一个字段,用于项与项之间的关系
将单元格放置在行或列的标签上---数据透视表工具---分析---计算---计算项
点击列出公式Excel会将计算字段和计算项的所有公式存到一个新的工作表
值百分比显示:双击字段名---值显示方式---选择百分比方式
多行值进行百分比显示时:数据透视表工具---分析---活动字段---字段设置---值显示方式
累和显示:
通俗点讲,切片器就是将筛选条件变成一个个的按钮,按一下改变数据筛选的条件,显示的自然不同
比如查看华东地区2011和2012年宝马和别克的数据:
1.高级筛选
选中数据---数据---排序和筛选---高级
高级区域筛选最少需要两行,一行标题,一行条件,标题需要与源数据标题一致
相当于函数中的AND,所有条件必须都满足
注意:在与关系下,需要同时满足的条件是要写在同一行的
或关系
相当于函数的OR,条件满足其一即可
总结:同一行的条件之间是“与”的关系,不同行的条件之间是“或“的关系,所以在筛选时的条件区域选择时不要多往下选空白单元格,空表示对条件没有设置,该字段下所有数据都会满足。
注意:高级筛选不区分大小写
高级筛选在文本型数据中默认模糊筛选
高级筛选在数值型数据中默认模糊筛选
对于字母排序而言是按照A~Z的顺序排列的
对于中文汉字而言是按照汉字首字母的顺序排列的
精确筛选:
第一个等号代表输入公式、第二个等号代表完全等于刘依,双引号要在英文状态下输入
不光数值型数据可以使用比较运算符,文本型数据也可以使用
注意:在文本行数据中 W<W****的,例如:
与、或和通配符的组合应用:
使用表达式的高级筛选
每一行数据与所设条件比较,返回比较结果为TRUE的值,隐藏结果为FALSE的值(在使用表达式进行筛选时,其背后存在相对引用的关系)
此处选择的条件区域为一个表达式,表达式返回的是个逻辑值,高级筛选通过相对引用判断数据返回的逻辑值,True则显示,反之隐藏,条件区域的标题虽然没写,但是选择条件区域的时候必须选上。
这里的条件区域不可以写在订单日期的标题下:
这样是错误的
总结:
1.在用表达式做筛选条件时,条件区域的标题可以为空,也可以不写,但是不允许和数据区域中的标题重名
2.虽然标题可以为空,但是选择条件区域时也要一并选择
3.在使用公式表达式进行筛选判断时,引用的数据单元格必须为数据区域中的第一行,且为相对引用
相对引用与绝对引用在筛选中的使用:
活动工作表就是现在正在操作的工作表,底边为白色
查询不重复值:
选择数据---数据---排序和筛选---高级
条件区域不填,勾选不重复的记录即可
在筛时也可以选择单列的数据进行去重,只需要在高级筛选设置中的列表区域选择对应的列即可
如果想将去重的记录复制到新的单元格中,需要在新的工作表中进行高级筛选,只不过高级筛选的列表区域引用的是原来工作表的区域而已。
筛选后保留需要的字段:
在数据区域选择的时候,一定要将字段名也选择进去。
只需要将复制到的区域选为有标题的区域即可
筛选顾客评分前三名和后三名的数据:
解决一个需求的方法有很多种,比如本题可以使用数据透视表,也可以使用高级筛选
数据透视表方法:
选中数据区域创建透视表
设置行列值
在行标签处选择值筛选中的前10项
选择即可
高级筛选方法:即就是用函数(表达式)作为高级筛选的条件而已
高级筛选题:
利用EXACT函数进行比较
数据源示例:
数据源单元格地址展示:
筛选两个表中的相同记录只需要把一个表的数据区域作为列表区域,一个表的数据区域作为条件区域即可。
筛选两表的不同值: