更智能的待办事项清单
http://article.yeeyan.org/view/125036/97051
翻译：richard09
烦恼什么呢？
以我的经验来看，在迎接生活的挑战的过程中，我的最大成果之一就是保持一个聪明的、可行的而 且随时更新的待办事项清单。 尽管清单上的事务也许每天变化，但是当事情似乎不受控制的时候，我能够用它训练自己保持专注。事实上，我的待办事项清单的健康状态常常反映出我的工作效率 的健康状况。（也是我工作压力的晴雨表）。情况好的时候，我的清单能够高质量的引导我的决定，而且能从优先与效率方面帮助我处理一些意外事 件。在状况不佳的日子，它就变成了我快速从新评估团队状态然后做出决定改变的最可能的因素。
剖析待办清单
待 办事项清单的最初目的是列出你能够而且应该完成的任务。也就是说，直到你发现在你的待办事项清单中有多少项目其实不应该写在这里，或者相反，一些没有列在 上面的项目却是应该写下来的，你才真正搞清楚什么是待办事项清单。
最 好最有效的清单一般都有这些特点：
它是可行 的
它可以在一定的时间内完成
它是一个指向清晰的目标的有价值的过 程
你是完成它的最佳人选
浏览一下你自己的待办事项清单，你是否看到一些潜在的麻烦？ 注意到有一些条目让你产生厌恶感？有一些神秘的任务看上去不知从何下手？别担心。我们会立即修正它。
把它分解成具体步骤“下一步行动”
在 《Getting Things Done》这本书中，戴维·艾 伦（David Allen）引入了“下一 步行动”的概念，他解释为你需要进行的具体可见的下一个步骤，清晰的目的导向，从 当前的实际指向完成。
比 如，一个典型的老式任务清单可能是“准备送别汤姆派对”，“清理车库”或者“修理汽车”。但是，就像艾伦所说，这些都可以继续分 解成更小的项目，因为他们都需要不止一个步骤来完成。事实上，学会区分任务及其所包含的小项目，是提高你的任务清单的质量和完成过程中的行动能力 的重要一步。
因 此，以上面的“汤姆的派对”为例，我们第一 步首先要弄清楚汤姆离开的确切时间，但是在得到那个信息之前，我们需要给他的房东苏打个电话了解细节。但是在给苏打电话之前，我们要回想一下上个星期我们 到底把她新换的工作电话号码写在哪了？（项目 经理把这些关联的任务叫做“附 属”， 这个你已经知道了。）
突然，我们的注意力就从庞大的、无从下手的“派对计划”集中到容易操作的“找到苏的工作电话号码”上来了。当然这仅仅是全部任 务中的一个，距离我们完成“派对计划”还离 得很远，但是我们已经很清楚下面要做什么了。这就是所谓的“下一步行动”，现在你可以把这条任务写在待办事项清单中了。
通 过经常把项目分解成大小不一的下一步行动——而且一个项目有多个下一步行动也没关系——我们就能快速而容易地弄清楚下一步我们应该做什么了。
让我们开始具体行动
把你的清单拆分成具体的行动——使那只需 要很简单的执行——也是很有益处的。
最 重要的，它可以确保你明确任务的关键，让你可以预测评估工作如何开展以及当你真正开始做的时候会是什么情况。 这意味着你可以轻松地把一切活动、你需要的各种工具、甚至工作地点的选择变得具体明晰可视化，而不只是纸上写的一堆废话。
一切都在于你怎么表达
把你的工作分解成你能想象到的最具体简单的步骤，最好的诀窍是把你 的任务写成这样的形式：“对某目标做什么事儿” 那 就意味着不要把目标写成“年度报告”，而要 更准确的写下首先要做的是“从服务器上下载第三季度财务报表”。 不要写成“与阿尼尔联系”，而要写成“周一给阿尼尔写邮件计划每月的迪斯科派对”。把任务具体化，削减到每次一项你可以一口气就完成的行 动。当然一气呵成的程度取决于你自己，但是我从不计划一个会超过10分 钟的任务（你的忙碌程度也许会导致更小的任务划分）。
考 虑一下，据个例子，一项特别大的事项“准备一次重要的演讲”是 如何被分解任务所改进的，第一步“构思4个 演讲主题”。前面一个事项根本无法下手，而后面则为我们提供了我们所熟悉的东西方便我们开始工作。 我们知道如何打字，而且我们肯定知道怎么提出4个想法。这样，很简单的，一个大的项目就能够完成 了。
使用正确的动词
注意我们是如何把这些大的名词分解成小的动词的。那需要经过仔细考虑。如果用你原先为演讲准备的 清单，以也许会一直准备你的演讲直到，突然你的脑中传来一个主观的声音，“哦，可以啦，这开起来已 经是一篇完整的演讲了，你可以停下来了”。但是也可以用一串解释更清晰的行动来为你的任务划清边 界；有明确的开头和结尾。这样你就可以一步一步的沿着计划走，你知道接下来该干什么，而不是用一个模糊的名词来定义任务，那样会不知道如何下手。
这 种具体化、功能模块话工作艺术不仅可以帮助做计划，而且可以帮你尽可能的做到无压力和平易近人的工作环境。清楚的知道在你的任务列表中的每一项都是你所熟 悉的工作，甚至都可以在午饭之前完成，这会起到很强的激励作用。这只需要你确保把你所有的工作都分解、切割、打包成你能够一次解决掉的单元。
你的工作主要在于你怎么做到
只要你把你的任务恰当的分割成合适的大小，正确的区分命名，你的工作就会变得非常简单了。在任务 计划开始之前，你都有能力而且有责任去恰当的定义你都工作。着第一步没有做好为你之后的失败埋下了伏笔。换句话来说，你的工作其实并没有那么困难，说自己 忙碌不是个借口，真正的原因在于你没有花时间把这项工作理清头绪，划分成确实可行的任务清单。在你的实际工作中这是非常重要的，最终你得到什么样的成果， 其实取决于你是否在正确的时间做了正确的事情。
也 许明天我们就可以看到，你在使用这个简单方便的东西来帮助大脑记忆关键事务，你的待办事项清单要切实专注于现在，反映真实的世界。否则你学到的只是一个过 时的产品说明。
着 眼于当下的事情
如果你能够也许你也应该在同一时间关注不同项目的“下一步行动”（这些就是现在应该做的事情），这是区分真 正的“下一步行动”以及也许以后某个时间才需要处理的普通项目的关键。要确保不要把你的待办事项设为遥远的计划。
现在，现在，现在
要避免在自己的眼前堆满各种各样无法完成的待办事项（或者是目前暂时还没法处理的 任务）。也许你还想给未来可能出现的一切事件都做一个周详的计划，这些可都是不应该写在你目前的待办事项列表中的事儿。你的待办事项列表应 该是个专门来放置当前任 务的地方。把你 的那些什么远期计划啊，什么材料啊都，还有你的约会，都该放在哪儿放哪儿去——放在项目文件夹里，记在手机日程表上。
记住，理论上，你应该能够在你的清单上随便选取一条，在合适的环境下使用恰当的工具，立即就能够展开工 作。对于工作展开过程中新发现 的附属任务，把他们放在 任务清单的后面；如果别人说你做的怎么都是小事儿啊，你也不用为此而感到难堪，关注能够推动项目进展的小事很好啊（能够完成这些任务就更好 了）。
整理、抛弃和重构
养成一个习惯，把你的清单上的 任务分成：已经完 成的、不能完成的和需要移除的。为了更有效 率，你的列表应该是“即时更 新”的——它就 像一个多功能的仪表盘，只不过他的作用是帮助你处理手头上的工作。牢牢记住：你的待办事项 清单不是抒写你的雄心壮志的地方，也不是事到临头抱佛脚的地方。经常尽你所 能的把任务分解细化，果断的把属于其他地方的任务踢开（或者删除）。
为 什么我要完成这项任务？
这很重 要。当你把都脑中的事情都写到清单中的时候，你要慎重的决定，每一项你接受的任务将会对你的项目，你的责任和你的目标有什么作用。在添加一 个新的项目之前，考虑一下它会给你的生活带来什么改变。
现在我的时间是不是已经得到充分利用了？
我是不是完成这项任务的最佳人选？
这件事情是不是非要现在完成？为什么是现 在？
如果我不完成这个任务会怎么样？
为了从宏 观层面说明这些问题的重要意义，我会借用乔·斯波斯基的说法。试着把我们现有的时间和资源想象成一个木盒子，这个盒子有着固定的空间限 制，这些空间只 能用来装一些立方体形状的东西。这个盒子里装着不同大小的积木，每一块积木代表了你的清单上的一项分解的任务。一块积木的体积越大，意味着 这个任务将会占用越多的时间（同时在你的盒子里占用的空间也越大）。现在清楚了吧？
假设目前 我们的盒子里装着8块平均大小的积木，这个盒子最多能容纳10块这样的积木。现在，让我们想象一下，如果你还想给盒子里再塞进5块积木，那么，你就要开始作 出决定了，对吧？这其中的一些积木也许可以很容易的就能放进去，但其它的也许就需要变小一些才能适应剩下的空间 了。但是通常，你将不得不无奈地释放一些空间——或者是把以前的积木挪走，或者是放弃新增加积木。当然，我们不需要再重复说，你选择要增加 的积木（任务）越小，你要移除或者增加积木的灵活性也就越大。想一 想，你买的宜家的那么大书架是如何装进那么小的硬纸箱子里的。
千万牢 记：扩大你的任务盒子不是一个可选项，因为你不可能让你的一天多几个小时，让一个月多几个星期。所以在你的控制范围之内，唯一可以变 化的是，你能决定什么应该放进去或者什么应该拿出来——也就是你会选择什么样的任务。底线是你最终都要为你的盒子和积木负责，因此要为你的优先事 项做出一些决断。
如果任务写在你的待办清单上，它就是一个承诺
无论何时你想要（或者被迫）给已经塞得满满的盒子里再添加进更多的事情的时候，尝试着在你的头脑中绘出那 个塞满了的盒子的图像。将你的待办事项清单中的每一项任务看做你郑重的承诺，并且把它完成。记住，你只有一份时间，你耗费在某一项工作上的 一分钟，不可能再去花费在其它的工作上。因此，确保你的待办事项清单有着合理的限度，时刻关 注那些对自己最有价值的事情。
这确实需 要一定程度上的自律，对于自己需要一定的约束。不能再把你的待办事项清单当成许愿盒一样，把你应该做的或者也许应该做的事情 都一股脑儿的扔进去。它应该是一份规划，一份合同。如果你不确定到底要不要做这件事情的话，把它从你的列表中删除。如果你不 能想象出干这件事之后会什么样，也删除它。把它记在别的地方。
就像我们 在这儿谈到的很多事情一样，待办事项清单是一个真正的密码，而且是非常重要的一个。作为你手工制作的短期计划，它是你未来的几个小时、几 天、或者几周的一张快速成像的照片。因此，重新把你的列表定位为“这些是我想要完成的事情”可以帮助你 树立合适的心理状态。这就是你的未来，因此不要那么情绪化，认真对待他，你真的可以依赖它制定计划来达到你的目的地。
解 决常犯的错误
想成为运用待办事项清单的高手需要有一个过程。不要期望第一次尝试就能立即掌握。为了帮助你了解在使用待办事项 清单过程中经常会碰到的问题，这里先给你一些处理方案。
有一个良好的开端
开始的时候给自己安排一些简单的小任务，一分钟或者两分钟就能完成。目标要低，不要因为这些 任务太容易而感到难为情。“清理键盘”，“倒垃圾”以及“给打印机装纸”也许看上去是毫无意义的工作，但是完成这些小任务是你进行更大的、更困难的任务的 开端。
积极授权
如果你正在跟踪你授权给他人的任务或者等待团队中其他人的工作进度，克制将工作交给另外一个人负责的冲动， 只要确认他们任务的截止日期就好。给你自己类似这样的任务：“给亚历克斯打电话提醒重新设计草图的时间”或者“给鲍勃发邮件确认第三章的最 新修订稿”。当别人需要依 赖你正在做的工作，才能保证项目按计划进行，那么这种跟进的行动要在你的列表上特别标明。即使当别人掌 握着主动的时候，也要经常给自己提醒，去询问确认他们的任务，保证自己能够在需要的时候掌握主动。
不要畏惧你的待办事项清单
你有没有发现有一些任务好像永远的在你的待办事项列表中被卡住了？一天又一天、一个又一个星期、一个又一个 的季度过去了，但是有那么三、四个任务还老呆在那里，似乎正缕着胡须嘲笑你。处理这些任务 的机会已经过去了，那么现在就把它们忽略掉，减轻它们带给你的负罪感、痛苦和畏缩。
你可以用 这样的方法消除你的畏惧，你可以把你当前已经完成的任务打印出来，最好是按字母顺序排列，而不是按优先级或者或项目顺序。快速的浏览一下列表，在那些让你 感觉焦虑或者担心的任务前面画上对号。这个方法能找出那些让你害怕去做的事情。
再次浏览 列表，用令一张单独的纸标记出来，为什么 你一直在避免这些任务？是由于害怕 失败还是因为感觉无聊？抑或是对于结果有些担心？无论你的原因是什么——真正的坦诚的问问自己——然后创建一个新的待办事项清单，把那些会让你畏惧的任务 放进去。
举个例 子，如果你不愿意给一个性格内向的顾客打电话，是因为谈话当中总会发生让你难堪的沉默，那么给自己写一个待办事项清单，当没什么可说的时候谈论一下列表中 的话题。这虽然不会让打电话变得更愉快，但是却可以让你摆脱焦虑的感觉。这个诀窍就是用更积 极的、易于管理的的任务来代替让你畏惧的任务。
当你成功 的时候，用红色的粗笔将两个任务都划掉，给自己一个满分。你的地盘你做主。
