Outlook 数据文件（.pst 和 .ost）简介
使用 Microsoft Outlook 时，电子邮件、日历、任务和其他项目保存在邮件服务器或计算机上，或者同时保存在这两个位置。如果 Outlook 项目保存在计算机上，则它们保存在 Outlook 数据文件（.pst 和 .ost）中。
关于 Outlook 数据文件（.pst 和 .ost）
Outlook 使用两种类型的 Outlook 数据文件。Outlook 数据文件 (.pst) 用于大多数帐户。如果您使用的是 Microsoft Exchange 帐户，则项目通常会传送并保存到邮件服务器上。为了让您能在无法连接到邮件服务器时使用邮件，Outlook 还将称为脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 的第二种类型的数据文件保存在计算机上。
这两种类型的 Outlook 数据文件之间的主要区别如下：
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Outlook 数据文件 (.pst) 用于 POP3、Internet 消息访问协议 (IMAP) 和基于 Web 的邮件帐户。如果您要为计算机上的 Outlook 文件夹和项目（包括 Exchange 帐户）创建存档或备份，就必须创建和使用附加的 .pst 文件。
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如果您具有 Exchange 帐户，而且希望脱机工作或使用默认的缓存 Exchange 模式，则需要使用 Outlook 数据文件 (.ost)。这种类型的数据文件也用于您使用 Outlook Connector for Windows Live Hotmail 设置的帐户。Outlook 数据文件 (.ost) 是始终保存在邮件服务器上的项目副本，不需要像 Outlook 数据文件 (.pst) 那样进行备份。
Outlook 数据文件 (.pst)
个人文件夹文件 (.pst) 是 Outlook 数据文件，用于将您的邮件和其他项目存储在您的计算机上。它是家庭用户或小型组织用于保存 Outlook 中信息的最常见文件。家庭用户通常通过 ISP 连接到 Internet。ISP 还会提供一个或多个电子邮件帐户。最常见的帐户类型通过其 Internet 协议名称（POP3 和 IMAP）进行引用。另一种类型的帐户是 HTTP 或基于 Web 的帐户，这类帐户的工作方式与 IMAP 电子邮件帐户类似。这三种帐户类型使用的都是 .pst 文件。
项目还可以移动或存档到 Outlook 数据文件 (.pst) 中。由于 .pst 文件保留在您的计算机上，因此不受邮件服务器上的邮箱大小限制的约束。通过将项目移至您计算机上的 .pst 文件，您可以释放邮件服务器上邮箱的存储空间。Outlook 可以配置为将新项目传送到 .pst 文件，但是这样做有几个缺点，例如，在将 Microsoft Outlook Web Access 与 Exchange 电子邮件帐户一起使用或在另一台计算机上工作时，将不能使用您的项目。
警告 不要从网络共享或另一台计算机访问 Outlook 数据文件 (.pst)，因为这样会增加数据丢失的可能性。
提示 应定期备份 Outlook 数据文件 (.pst) 并将它们保存在安全的地方。如果该文件丢失，ISP 或 Microsoft 无法恢复您的电子邮件或其他项目。
脱机 Outlook 数据文件 (.ost)
使用 Microsoft Exchange 时，电子邮件、日历和其他项目通常会传送并存储到服务器上。可以配置 Outlook，使其将计算机上项目的本地副本保存在称为脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 的 Outlook 数据文件中。这样，您便可以在无法连接或不希望连接到 Exchange 计算机时使用“缓存 Exchange 模式”或脱机工作。在可以进行连接时，.ost 文件与 Exchange 计算机进行同步。
脱机文件夹是 Exchange 计算机上的邮箱中的文件夹的副本。通过这些副本，您可以将文件夹与服务器位置分离，在未连接到网络的情况下使用该文件夹的内容，然后在重新建立连接后更新该文件夹及其对应的服务器文件夹，使两个文件夹具有相同内容。此过程称为“同步文件夹”。
您可以添加、删除和修改脱机文件夹的内容，就如同您对服务器上的文件夹所做的操作一样。例如，您可以更改文件夹或在文件夹间移动项目，发送放在脱机“发件箱”中的邮件，以及查看脱机公用文件夹的内容。同时，新邮件保留在服务器上的“收件箱”中，并且其他人可以在公用文件夹中添加、删除和更改项目。在进行同步之前，您将不知道服务器上所做的这些更改。
同步的信息包括：
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邮件头 邮件头仅针对电子邮件项目，是个说明性标识符，提供发件人姓名、邮件主题行、邮件接收时间和邮件大小等信息。
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完整的项目 一个完整的项目包含邮件头、邮件正文以及任何附件，包括嵌入对象或图片。
在脱机工作时，进行同步处理的文件夹是由发送和接收组决定的。使用发送/接收组，您可以选择要同步和保持最新的文件夹；这样，在无法建立服务器连接或选择脱机工作时，您便能够继续使用那些项目。此外，还可以指定在同步期间下载对通讯簿的更新。
如果使用 Exchange 电子邮件帐户，建议您使用缓存 Exchange 模式。如果使用缓存 Exchange 模式，脱机工作的大多数理由就不存在了。缺少网络连接实际上不会对您产生任何影响，因为无论是否连接到运行 Exchange 的服务器，您都可以继续处理项目。
默认情况下，“缓存 Exchange 模式”会创建并使用脱机文件夹文件 (.ost)，然后下载并维护邮箱的所有文件夹中的项目的同步副本。您处理的是自己计算机上的信息，Outlook 负责将这些信息与服务器同步。当您与 Exchange 计算机的连接中断时，您可以继续使用您的数据。当连接恢复时，更改将自动同步，服务器和您计算机上的文件夹和项目又完全相同了。
在“缓存 Exchange 模式”下，您无需设置发送和接收组，可以选择脱机时要使用的文件夹，并使这些文件夹同步。
如何减少.pst占用空间
你是否会发现，在删除大量email的时候发现pst文件占用容量根本没有减少。那么如何才能真正减少pst文件的占用空间呢？
很简单，
Outlook中删除了邮件，即使用“彻底删除”，也不是真正的删除该邮件，只是在pst文件中对应该邮件的地方做个标记而已。pst的“压缩”功能可以将这些被删除的邮件所占用的空间释放掉，从而减小pst的大小。
减少pst文件占用空间方法：
1、删除邮件
2、从已删除邮件中彻底删除邮件
3、在“文件”菜单上，单击“数据文件管理”。
4、单击要压缩的数据文件，然后单击“设置”。
5、单击“开始压缩”。
注：压缩 .pst 文件之后，不必退出 Outlook
http://blog.sina.com.cn/s/blog_556aa86101016w7x.html
