职场人如何主持一场合格的会议？

1. 前言

会议的本质是团队内/外在约定的时间内就某件事务进行意见交换并达成共识的过程，有效的会议应该包含主题、材料（论据）、结论三个要素。

结合到各个业务团队，是以一定的时间单位对本时间周期内工作的事前、事中、事后管理。因此，三个会议的隐含主题分别是计划、进展、总结。

2. 会议准备

2.1. 会议材料准备

会议开始前，会议支持人创建好相应的文档，提醒会议成员更新会议材料。

为保证会议能够聚焦主题，会议支持人应提前查看材料更新情况，并提前了解各个成员会议材料的大致内容，保证会议材料的质量。

2.2. 会议材料复核

为提高会议效率，会议材料按照一定的要求编写。会议主持人应确保各成员的材料符合如下基本要求：

• 语义明确。通过一段简洁的陈述句明确本周的计划、进展或成果。

• 层次分明。按照某个维度对要描述的事务进行分类，拒绝长篇大论引入过多细节。

• 论据充分。列出若干个待办/已办事项进一步展开工作计划/成果。

• 紧扣重点。所列事项中，应包含各成员最近所承担的核心任务。

3. 会议主持

线上不会议不同于线下会议，线上会议存在通话延时、无法感知成员状态等弊端，因此在会议主持过程中，应尽力规避这些弊端。

• 留出垫子。当某个成员发言结束后，应主动询问其发言是否完毕，并留出其它成员3~5秒的反应时间，确认无讨论项后，再开展下一项活动。

• 控制时间。团队会议不同于头脑风暴，有明确的讨论目标和时间限制，主持人需要拿捏讨论话题的发散程度，既能激发大家的讨论热情，又能保证会议效率。

• 慎用外链。为保证会议进程紧随主题，尽可能少的跳转到其它页面，主持人的切屏往往导致观众难以跟上节奏。若有会议需要跳转的材料，可提前打开。

4. 会议纪要

会议纪要是将会议结论进行文字固定的不二法门，它决定着一场会议能否“圆满的画上句号”，从时间尺度上看，它也决定着一场会议是否能够“归档留册”以备不时之需。但想要写好会议纪要却并不简单，因为随着时间的推移和阅读者背景知识的变化，人们读取某一段文字的感触是有差异的，而会议纪要的“固定结论”的功能，就必须满足在不同条件下大家能从纪要中获取大致相同的理解的要求。

4.1. 会议纪要的基本特征

一份合格的会议纪要应该包含以下特征：

• 客观性。会议纪要所表达的内容，不能够受到记录者的心态是否愉悦、会议过程是否轻松、会议结论是否容易让人接受等主观因素的影响，要客观公正、实事求是。

• 一致性。会议纪要中所表达的观点要和会议结论相同，不得违背会议意愿。

• 概括性。会议纪要需要高度总结、提炼会议过程表达的观点，并通过简洁、平实的文字进行概括，避免使用长句增强可读性。

• 条理性。会议纪要是会议思想的集中呈现，但讨论复杂议题时往往来回拉锯、一言难尽。这就需要对会议结论进行梳理和分类，按特定的逻辑逐条说明。

• 书面性。正式场合下，会议纪要往往作为共识文件对外发表，因此纪要风格不可过于口语化，关键用词、句式结构、行文流畅度要经得起揣摩和推敲。

• 及时性。会议纪要一般要在会议结束后一天内发出，更不可跨越假期。

4.2. 如何写好会议纪要

撰写会议纪要着实是件苦恼的事情，那么如何才能写好会议纪要呢？

• 刻意练习。练习是掌握新技能的必经之路。平时可以将日常对话尝试用简短、书面化的语言论述一遍，也可用笔记录下来，通过优化一个版本，再优化一个版本的方法逐渐迭代，使之看起来像会议纪要。

• 收集词汇。会议纪要中的词汇往往有固定搭配，日常工作中注意收集一些书面化的词组，比如大家常说的“互联网黑话”：

动词类：促进、提升、拉通、对齐、巩固、夯实......

名词类：成果、价值、话术、口径、资源、能力......

• 阅读文字。大家都知道听外国音乐、看外国电影是学习外语比较舒适且有效的方法，其实看阅读中文文字也是提升语言技巧的极佳方案。比如阅读央视的新闻稿、查看公司领导的重要讲话、品味古典音乐的歌词等等，从这些文字中自然就可以掌握到大量的语言技巧，比如词汇、修辞、句式等等。

• 提升思维。会议纪要终归是吃透会议内容之后，二次创作的文字作品，因此纪要的水平高低最终是由记录人的思维方式、理解能力决定的。