关于组内协作的会议
关于组内协作的会议
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作者联系方式:李先静 <xianjimli at hotmail dot com>
更新时间:2007-6-25
上周二我让组内的同事,把自己所负责应用程序的插件接口描述文档整理出来,在周五前发给我,结果等到这周一,才有一个同事发出,其他同事都还没有去整理。之前也有过类似的情况,请求协作的同事发出请求之后,很少有人主动的回应。我知道这并不是谁对谁错的问题,而是沟通和协作的机制或流程上的问题。到项目后期还有更多要求多人协作的任务,如果不能有效的处理,一定会浪费不少时间,怎么办呢?
为此,我召开了一个半小时的小组会议,主题是如何有效率的协作完成这类任务,同时让请求者和被请求者都比较轻松。我给大家一分钟时间思考(呵,太短了),然后轮流提出自己的建议,也算是一种头脑风暴吧,效果不错,这里我总结一下大家的建议。
1. 把此类邮件设为重要标识,引起大家的注意。
2. 此类邮件要求阅读回执,让请求者确认被请求者收到。
3. 优先处理协作任务,因为这类任务可能会让其他人等待。
4. 如果被请求者不明白需求时,应该及时向请求者询问。
5. 如果涉及人少,可以发出邮件后,再进行面对面的确认。
6. 如果涉及人多,或者需求比较复杂,可以召开一个会议,给大家说明一下。
7. 邮件标题要写清楚,因为大家都很忙,没有时间去仔细读每封邮件的内容,一个好的标题可以省不少时间。
8. 对于可以串行的任务,可以按接力方式进行,在邮件中列出参加与人员名单,由第一个人开始,完成自己的任务后,往下传递,同时抄送请求者,让请求者知道当前状态。
以上建议都非常不错,可以根据具体情况采用,希望以后这类协作任务可以高效率的完成。
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