如何有效控制项目

有人在谈管理的时候认为：管理就是制定计划，然后执行计划。此言道破管理的精髓，但细心一想才发现：若事情都是按照计划执行的话，那管理启不是一件非常简单的事情，而后来的许多管理大师都无用武之地了……实际情况并不是如此，因为环境、人文、认识的偏差等原因会造成实际与计划有偏差，为了保证项目按即定目标实施，那么就需要对项目进行控制。而项目控制不仅仅是对某一个因素的控制，而是对所有影响项目的因素进行平衡和协调，并通过对实际绩效和计划比较，分析偏差，评估各种可能的替代方案，在必要时采取适当措施进行纠正。进行项目控制，首先我们必须要清楚项目控制的目的是什么，项目控制的是什么？只有这些清楚之后才能开始进行项目的控制。项目控制的目的是通过将项目实际状态与预先制定的计划和标准进行比较，以验证实际工作进度、成本、绩效的偏差并分析偏差产生的原因和解决办法；并希望通过项目控制来让项目组成员了解整个项目的进展，可以让项目的各模块齐头并进，使整个项目的进展处于可控状态。

其实，项目控制主要是对成本、质量、进度和风险等影响项目成功的因素进行控制，通过定期或不定期地监控项目的这些因素，及时发现项目活动与标准的偏差，并采取必要措施纠正尽可能的保证项目的正常进度。但是在实际的工作中这样或那样的不定因素会让项目或多或少的失控，所以我们应该多吸取前人的经验，结合目前自己的项目管理工作认真的考虑，我们控制的重点在哪？我们做到了哪些控制？目前我们对项目的控制还仅仅是对问题的跟踪、对进度的例行通报，只是单纯的跟着项目的变化而变化，是一种被动的接受，而对于成本、质量和风险等基本是没有控制。那么究竟如何去控制项目呢？我认为以下几方面比较重要：

跟踪与报告

项目跟踪与状态报告主要目的在于及时反应项目的变化，为采取控制行动提供依据。其主要包括两方面的内容：一方面是项目信息的收集，在收集项目信息时，我们需要收集那些对项目产生重要影响的信息内容，包括项目范围、变更、主要里程碑、进度表、项目组工时与任务、累积的项目总结报告等，所收集到信息应该是及时完整和准确的信息，并要及时分析所收集到的信息以便尽早采取行动。之后我们需要对跟踪的情况做报告，是为了方便了解项目的进展、近期的走势等情况，可以制做相关的报告模板。在这里我们需要需要知道报告的对象不同，则报告的详细程度和数据方面是有差别的，比如我们研发内部的周报和对外的项目进展汇报就是很好的例子。

范围控制

从研发的部分项目来看，都存在着项目范围的蔓延问题，随着项目的开展可能会导致项目的失败，因此项目范围的确认和范围控制的手段非常重要。关于控制范围的变更我们可以通过以下方法进行控制：流程化的操作方式，详细的记录，需求划分优先级，有助于进一步安排工作和项目范围的调整；拒绝不合理的变更等，通过以上方法来让各方慎重考虑需求的变更问题，理解项目进展状况。

进度成本控制

挣值分析是综合了进度计划和成本数据，进行项目绩效衡量的一种方法。通过收集和整理实际的成本、进度然后与基线计划进行比较，即比较工作量完成情况、实际花费成本，以确定成本和进度绩效是否符合原定计划。并需要明确的是挣值分析、成本偏差、进度偏差、成本执行指数、进度执行指数等一些概念。同时要进行挣值分析，必须熟悉与挣值管理密切相关的计划成本(BCWS)、挣值(EV)和实际成本(ACWP)、已完成工作预算成本(BCWP)之间的相互关系，以及完工预算(BAC)、完工估算(EAC)和完工尚需估算(ETC)之间的相互关系。若发现项目进度存在偏差时，需要仔细地分析产生偏差的原因，并针对具体原因采取有效措施，做好关键路径上的任务控制。所以要想做好项目管理，就不能单纯的停留在进度的跟踪上。

变更控制

控制变更是一个老生常谈的问题，在这里首先要明确的是控制变更不是为了不让变更出现或者不理会变更，而是当变更出现时，需要能够有效地处理其所带来的问题，使其朝有利于项目进程的方向发展，使项目受到的影响最小。在项目初期制定一个能够适应你的项目的变更控制流程和相关的基本原则，就足以使问题得到解决。同时需要分析什么样的问题需要按变更控制流程处理？变更流程是用来保证项目组正常工作，避免严重问题影响项目进度的，所以在提出变更申请前需要考虑以下因素：变更对工作范围、成本、工作质量和时间进度的影响有多大；变更的理由是否充分；变更的某一个因素是否会影响其他控制因素，如果会，是否将产生的影响进行分析；变更提出后，相关的人员是否已经明确回复，是否同意变更；所有的变更包括他们的状态是否已经记录，他们的记录状态与实际情况是否一致。在进行变更控制时，一定要做好变更记录，我们可以通过变更说明书来完成变更的审批和控制。

质量控制

项目质量管理是指计划、执行等以保证产品和服务满足要求的一系列和过程，他包括了质量计划、质量保证、质量控制质量审查等不同目的的必组活动。质量计划是由项目经理制定的，主要用于识别需求；项目质量保证主要是识别目标和标准，收集分析过程数据，并做好质量的审核工作。项目质量控制就是不断的监控过程，识别和消除产生问题的原因，并将结果与标准进行对比，保证项目原定计划开展。项目质量审计主要是质量管理人员从产品、过程等不同的角度，评价项目阶段成果和最终的成果，进行过程的数据收集和充分分析，必要时调整和改进过程。从我们自身的角度来考虑的话，目前质量控制方面基本上没有太多的去关注，应该补充相关知识，将项目的质量和成本、进度管理等协调起来，并放在同等重要的地位，做好项目管理工作。

作者：樊海燕，PMP