如何使用活字格实现高效开发协同管理系统？

协同管理系统是一种企业中最常用的管理系统，主要作用在于帮助企业实现内部协同办公的功能。但是，目前很多企业由于自身业务复杂，都面临着外部制作的系统无法满足自身企业需要的问题。所以很企业都选择使用开发工具，让内部业务人员根据自身企业需要实现一个办公协同管理系统。

成都康福德高出租汽车有限公司（以下简称“康福德高”）成立于1991年，前身为成都益友出租汽车公司。

康福德高公司分为行政人事部、技术安全部、营运部、财务部和事务部五个部门，分别对车辆、人员、证照、安全、服务等方面工作进行管理，本行业没有成熟的管理软件，且行业软件开发潜力不足，一直采用office进行办公。

随着车辆和人员的日益增加，office软件已经无法满足各部门之间的协同工作，营运部负责人开始探寻使用数据库解决该需求。首先尝试了狐表、快表、勤哲excel服务器等软件，皆无法在实用性、开发时效性、美观度等方面满足要求。最终尝试到了活字格，试用一周后即做出了初步系统并投入到了正式工作环境。

现本项目已经从数据收集、数据处理开发到了统计阶段。

项目主要功能点介绍

1. 登录页面

根据企业管理特点，管理界面分为了人员、车辆、证照、服务质量、分析报表几个大块。

图一：登录页面

2. 列表展示页面

根据各部门的工作衔接流程，设计出人员进出的流程如下。一个部门进行操作后会对下一个责任部门进行提示。

图二：列表展示页面

3. 移动办公

出租车管理人员经常需要移动办公，利用活字格，整个系统自定义了手机页面，方便外勤人员进行人员查寻、车辆检查等手机端办公。

 

图三：移动办公

4. 批量数据管理

康福德高拥有一千余辆在营车辆、两千余名驾驶员，所以产生记录较多，为提升效率，大多使用导入的方式进行添加。

图四：批量数据管理1

图五：批量数据管理2

5. 录入优化

在开发过程中，康福德高特别注重和基层使用员工的沟通，希望做到尽可能少的录入，更多的自动生成，提高工作效率。以服务证注册为例，以往要录入10余项信息，单件耗时约2分钟，现只需要录入身份证号和服务证号，其余信息自动生成，并且匹配逻辑判定，避免误操作。

图六：录入优化

6. 套打功能

该功能将员工从繁琐的机械化工作中解放出来。以往前往政务中心办事，繁琐的表格填写令人头痛。现在使用套打功能，将以往单件10余分钟的耗时缩短了99%，做到了一件套打，打印机速度成了影响工作效率的关键。之后将陆续将套打功能应用到合同管理、整改通知书等模块中来。

图七：套打功能

7. 图表功能

图表功能能非常直观的另高层管理者掌握核心数据的走势和发展，并且随着工作的继续实时更新，再也不用担心中层提交的数据虚假。

图八：图表功能

8. 统计功能和驾驶员风险控制系统

统计功能可以说是画龙点睛之笔，让康福德高各部门每周一次的数据交换变成实时展示。也避免了各部门之间因为成见导致的数据交换不真实、滞后，造成总体数据的价值受到影响。

康福德高现根据统计数据，已将统计月报生成日期从之前的10号变更至3号，也通过统计建立了驾驶员风险控制系统，有效避免因风险预见不足给企业造成的巨额损失。

图九：管理分析报表

图十：驾驶员风险控制

 

使用活字格的感受

成都康福德高出租汽车有限公司的营运部高级经理曾先生介绍到：

“ 活字格设计出众，较低的使用门槛，使得用户从excel中轻松升级，且采用web端设计，能适应多场景。”

“ 在为期三个月开发过程中，活字格技术团队不辞辛苦的对我进行了跟踪指导，占用了其大量的业务时间，在此表示诚挚的谢意！”

“ 在活字格之前，我们一直坚持使用狐表，但没有做出一个成型的作品，原因为：门槛较高、客户端使用局限、客服反馈过慢等。活字格在上述方面均具有压倒性的优势。”

了解活字格：http://www.grapecity.com.cn/enterprise-solutions/huozige/