小目标 | 4周学会用邮箱管理时间和工作流-分类邮件
· 适用人群：现代职场人
· 应用场景：项目管理、时间管理、跨部门协作
· 掌握难度：★★☆☆☆
同样的岗位、类似的工作，为什么你忙得焦头烂额，而别人却能做到游刃有余？
与其归因为“别人更聪明、更有能力”，倒不如反思一下：是否自己的做事方法、做事习惯存在问题？
为什么你忙的焦头烂额？
· 没有理清做事的顺序
· 没能合理分配时间精力
是导致时间管理崩溃的重要原因
如何才能做到游刃有余？
“很匆忙”和“做不完”作为忙碌者的两大表现，恰恰也是将工作做到游刃有余的两大突破点。
避免“很匆忙”
其实，我们所有的工作都可以通过通过“四象限法则”进行分类：
将我们从匆忙中解脱的关键在于：
· 重要不紧急的事情尽快做：避免它们恶化为重要紧急的事情，从根源上减少重要紧急的事情。
· 不重要但紧急的事情推迟做：从而为重要紧急的事情腾出时间，而不是掠夺做这些事情的时间。
避免“做不完”
上文提到事情“做不完”是由于完美主义和拖延症，而更本质的原因体现在：没有合理分类精力和有效协调时间：
面对有限的时间和精力，确保顺利完成所有工作，我们需要明白：
为不同的事情花费不同程度的精力，没必要每件事都用尽全力。
为不同的事情设置不同的截止时间，没有截止时间就会挥霍时间。
无论是四象限法则，还是资源分配观，都体现了分类处理的思想：
分类让我们从诸多事情中理清头绪，差异化让我们做事情更有章法。
不同工作如何分类处理
要对事情进行分类处理，分类是前提，而分类标记是实现分类最直观的方法：
在Outlook任务模块，对不同工作，结合上述工作分类管理法则， 利用不同分类标记进行标注：
分类后如何高效执行工作
对工作进行分类后，得到的仍然是一个凌乱不堪的工作列表，对于执行工作没有指导意义。因为，你根本无法一眼看出当前最需要做的事情是什么。
所以，只是分类还不够，还需要采取进一步的处理：分组和排序。
最终得到的界面如下：
要点总结
用到的时间管理理论：
四象限法则（合理安排做事顺序）、资源分配观（避免完美主义、避免拖延症）
用到的Outlook功能：
分类标记、分组、排序
本次推送的主要介绍内容是：
基于分类处理原则的Outlook分类邮件，下次介绍的内容为任务分解。
了解更多Outlook操作技能和时间管理方法，敬请关注下期内容。
