项目经理的时间管理秘籍，你真的了解吗？

前言

深圳大学为何能与985并肩，却尚未踏入“双一流”行列？

在高手如云的中国高等教育界，深圳大学如同一匹黑马，迅速崛起，其综合实力和国际影响力已不逊色于部分985高校。然而，令人好奇的是，这样一所实力派大学，为何至今还未被评为“双一流”高校呢？

1、实力不容小觑

深圳大学，这所年轻的学府，自1983年成立以来，发展迅猛。在软科高校排行榜上，深大排名第68位，力压部分985、211高校。其学科建设、师资力量、国际合作等方面均有显著优势，多个学科领域进入ESI世界排名前1%，这样的成绩，无疑让人眼前一亮。

2、年轻的力量

然而，深大的“年轻”也是一把双刃剑。与那些拥有百年历史的老牌名校相比，深大在历史沉淀和经验积累上略显不足。在“双一流”评选中，这一点可能成为其短板。

3、学科布局的考量

深大的学科专业布局主要集中在科技和工程领域，而在人文、社会科学等其他领域相对较弱。这种“偏科”现象可能在“双一流”评估中影响了其整体得分。

4、资源竞争的现实

作为一所城市型大学，深大在资源投入方面可能面临一定的限制。在与规模更大、背景更深厚的大学竞争中，深大需要更多的时间和空间来积累资源。

5、争议与特色并存

值得一提的是，深大是中国唯一一所没有政治课和辅导员的大学，这种特色在某种程度上引发了争议。这种自由和民主的氛围，虽然吸引了不少师生，但也可能成为其未能进入“双一流”的原因之一。

深圳大学，这颗璀璨的明珠，虽然在某些方面与“双一流”标准尚有差距，但其独特的魅力和发展潜力不容忽视。

如果把深圳大学比做一个项目，在项目管理的战场上，时间管理往往被视为成功的关键武器。

为什么即使我们制定了详尽的计划，项目的时间管理仍然常常显得无效？我们投入了大量的精力去规划每一刻，但结果却总是与预期相去甚远。

想象一下，如果能够揭开时间管理无效的谜团，我们的项目效率又将提升至何种境界？

让我们共同探索，为什么项目的时间管理常常失效，以及我们如何能够扭转这一局面。

一、为什么你的时间管理总是无效

许多人在填写行业调研报告模板时，想要让别人觉得自己的时间管理能力很强，工作效率很高，快速完成10个行业的调研。这样是不是说明他时间管理很强呢？

短时间内完成了大量的工作，但如果缺乏深入思考和独到的见解，产出的报告质量就会大打折扣。

在短时间内快速完成大量工作，却没有经过充分的思考和打磨，这样的报告往往缺乏深度和洞见，难以给上级或者客户带来有价值的参考，甚至可能引发更严重的问题。

这种追求速度而忽视质量的做法，其实是一种低层次的“效率”。

一）只追求速度就是时间管理吗

时间管理，需要我们在保证效率的同时，更加注重工作的质量和价值。

为了达到这个目标，首先我们需要为深度思考安排足够的时间。只有经过充分的思考和深入研究，才能写出有深度、有洞见的报告，从而充分发挥出时间的价值。

而且，我们精神状态也会直接影响工作效率。当我们状态好的时候一小时能完成的事，状态不好的时候，可能需要三小时才能够完成。

即使同一任务，在不同的时间段完成，其效果也会有所不同。

因此，我们要懂得如何合理安排时间，确保每一分钟都发挥出最大的价值。只有这样，我们才能真正做到事半功倍，创造出更有意义和价值的成果。

那么如何做到这一点呢？

首先，你需要记录你的时间开支，以便于更加清晰地了解自己的时间使用规律和状态；

其次，分析每天的任务中哪些会产生更大的价值；

最后，为不同的事情安排合适的时间，发挥时间的最Yeah大价值。将价值最高的任务安排在你能够进入深度思考的时间段，而将重复性和价值相对较低的任务安排到其他时间段。

二）把日常排满就是时间管理吗

如果你在临睡前拥有那一小时的宁静时光，你会选择如何度过？

是沉浸在一本引人入胜的小说中，还是在宁静的音乐中反思一天的得失？

亦或是用这一个小时来规划明天的日程，确保新的一天能够顺利展开？

如果你早晨无法按时起床学习新的课程或完成既定的学习计划，你会因此责怪自己吗？

如果一个日程表排列的非常的满，每个具体的事项之间都没有间隔的时间缓冲。如果一个事项慢了，后面的所有的事项计划都会被打乱，就像多米诺骨牌一样，触发连锁反应，导致整个时间管理计划崩溃。

其实，我们都知道时间管理不是把日程安排的满满当当。

时间管理不仅仅是制定一份详尽的日程表，更重要的是决定你的时间应该花在哪里，以实现你的个人和职业目标。

当周末来临，你面临一个选择：参加行业内的会议以扩展人脉和知识，还是选择陪伴家人，享受那份难得的亲情时光？这其实是一个权衡的问题，涉及到你的价值观和人生目标。

这首先需要我们深入了解自己的时间观。了解自己是如何看待时间的，以及时间对你的意义是什么。然后，尝试在日常生活中寻找平衡点，以确保你在各个方面都能够获得满足感和成就感。

把握好时间观的平衡，并根据实际需要随时进行适当的管理，你就可以更有目的地选择你的人生道路，而不是被生活推着走。

三）一心多用就是时间管理吗

所谓的一心多用只是一种错觉。

如果你尝试同时做几件事情，你实际上是在不断地快速切换任务，这需要消耗大量的认知资源，这反而会导致效率降低。

此外，未完成的任务会在我们的大脑中占据带宽，这会影响我们当前的工作。

因此，对于需要深度思考和解决的工作，多任务处理往往会降低效率。

那么我们应该如何合理地管理我们的任务和时间呢？

二、你管理过自己的时间帐户吗

一个职场人，或主动或被动，把不同的时间分配到不同的账户里。分配到某个账户里的时间多了，其他账户里面的时间就注定变少，我们长期在哪个账户里面重仓投资，自己的境遇就会悄然改变。

一）聊聊不同的时间帐户

必要时间11个小时：睡觉+吃饭+收拾自己+通勤总计的时长。

工作时间10个小时：出卖时间换取劳动报酬

自我时间3个小时：可用来自我支配的时间

二）规划自己的时间帐户

1-任何一个领域，岗位工作都可以做模块化拆分，而每个模块都一定存在优化空间。

2-大多数人都是依照前人的经验，给一个铲子就挖土，给一个斧头就开始伐木。

3-而花费在升级自己铲子和斧子的时间，实在是甚少。

如果我们去做提升工作效率的事，就能够快速脱颖而出。

每个没钱、没背景的年轻人，只有改变自己的时间分配，舍弃掉一些东西，才能够有能力去选择自己想要的生活。同样我见过太多已经开始混日子的人，守着自己的那一摊业务，在本应奋斗的年纪，把自己多出来时间大部分放到游戏、逛街、购物和吃喝玩乐上了。

这种提升工作效率的事，是成长，是构建自己的核心竞争力，是我们普通人的秘籍。

三）时间管理是什么

你一定听过诸如“目标管理”、“要事第一”、“重要紧急四象限”、“合理排程”等词语，但是这本质是在做一道选择题，只从关注结果出发，只需要完成更重要的事，它没法解答“哪些事是重要的”，以及，我无法从课程中获得“帮助我省出时间”的方法。

你一定听过诸如“拖延症”、“自控力”、“精力管理”这些自我管理的词，或者是“如何把某件事做得又快又好”的效率词，如果某些事做得更高效了，那么用的时间就会变短，时间就自然省出来了。

高效，也并不是时间管理的范畴。

所以，我们要用新的视角来看这个问题。在我们看来，

时间是资源。管理是动作。

时间管理，就是通过各种管理动作，帮助我们挤出时间这种宝贵资源。

四）想要拥有更多的可支配时间吗

1、量化自己的时间

1-将时间段细分，量化自己做每一类事情的时间。

2-将时间属性细分，为每一份时间赋予价值意义。

2、拆分必要时间

比如说，我就把必要时间拆分出了健康时间。

3、为每件事情做一个表格

我罗列了自己每天100%必做的那些事情。然后专门为每个事情做了一个表格。

然后我就可以量化出，各类事情具体消耗。

上面这张表格可以作为参考，计算下自己的情况，特别是把自己的数字给填上。

三、画出自己的时间帐户

一）建立表头及填写规范

1、首先建立好一个填写的表头，并定义好，每个表头的填写规范。

比如早上的25分钟，通勤+走路运动+听书，允许并行，分3个格子记录。如果当天下雨，那么备选行为就变成了打车和刷微信了。

比如中午的2个小时，默认模式是先睡觉，后午餐。如果精力充足，备选方案是，公司健身房一边运动一边刷剧。剩余的时间拿来洗澡+吃饭。时间和场景都会随之进行调整。此时洗澡时间我就没有记录，直接合并至健身房里即可。误差值就是用来做这个的。

2、归类并统计自己的行为时间

然后基于上面的情况统计，可以为自己设计行为，以及统计各行为支出，分别归属于什么时间账户里。总体投入的时间可以大于24个小时，因为是有些时间被复用了，超过24小时的时间越多，则复用的时间越多。

提供几张同学的记录后统计的范例。以下是4个同学的填写后统计出来的。

他们使用了不同的颜色，并且还自定义出了一些时间属性，差不多可以用于统计个体的行为了。

3、审视并调整自己的行为时间

这些完成了的同学真的是不统计不知道，一统计吓一跳。当观察到自己每一项指标，有些异常值，有心者自然就会做出改变，也就是先审视后规划。参考其他人的安排，对自己的生活做出调整。

1）优化损耗时间

对自己的时间统计与复盘，认识到问题，才会不断的修正，调整和优化。

2）调整健康时间

比如每天有2次的通勤时间，这一段时间，完全可以同时完成通勤和运动2种行为。

如此便可持续的，自然而然的，被动的，不经意间的投入到健康的账户里。健康状态越稳定，意外就更少发生，而且精力充沛，做其他事情的质量就更高，可支配时间，就会比不投资健康的人更多。

二）为自己的帐户做优先级排序

1、你的紧急重要四象限可执行吗

你的时间，分配在哪些事情上了呢。

几乎每个时间管理的书籍，和时间管理的课程，都会去跟你科普重要紧急四象限。一讲就秒懂。

可是听完之后，实践发现不具备可执行性，结果依然就是做不好时间管理。

你的紧急重要四象限可执行吗。

重要的事情实在是太多，没有人能够穷举。

重要的事情是经常变化的，不同的场景下选择不一样。

重要的事情每个人的看法不一样，价值观不一样。

2、十年后的你会如何规划你现在的时间

人生而言，开始拼体力，后面拼智力，最后还是回归到拼体力。

对我而言，学习输入与身心健康这2件事，始终要保持稳定的时间投入。

时间才是学习者付出的最大成本：（捕获眼球的时间）+（阅读的时间）+（理解消化的时间）+（记忆衰减复习的时间）=（投入的时间）

四、如何高效执行

一）收集、整理碎片时间

我们可以提前做一个碎片时间的清单，可以划分为 5 分钟、15 分钟等时间粒度。以防止我们有的时候想利用碎片时间，又不知道可以干什么事情，进而碎片时间就在思考中流逝了。

利用碎片时间进行收集，再找到大段时间进行整理，其实就是“稍后读”的概念。其好处在于，专注于单一任务更能提高效率，确保信息的全面性及质量，从而促进更高效的信息管理。

我会在一些碎片时间进行收集以及初步筛选的过程，将一些有价值的文章或者对话收集到稍后读软件中，再找到一段空闲时间专门进行整理工作，期间也会写一些思考，融入到自己的生活中，保证知识的吸收。

很多时候在执行任务时，你会发现任务间会有一些共同点，将这些拥有相似性质的任务一并处理，可以减轻大脑的负担，减少在不同任务之间切换的时间。

二）让自己的时间保持完整

尽可能的把所有需要交涉的事情放到同一个时间完成，尽量让自己的时间保持完整。

如果是需要「高度集中」的重要任务，请直接专注在它身上，因为就算是只有一点点的干扰，都可以打断你的心流状态，让你需要花费更多时间重新找回注意力。

三）如何处理临时的事情

1、远离手机

在准备工作时，最好能把手机放远一些，微信可以设置一个繁忙状态，表示自己不能及时回复消息。电脑上也尽量退掉社交软件，或者设置静音，不弹出消息。

2、快速做好灵感记录

有时候，我们不得不去应对一些紧急的事，比如线上环境的bug，比如一些重要客户的洽谈等。

我们可以将手头的事情完成到一个能快速拉起的状态，等下次重新进入到这项工作时，不需要重新回顾。就好比我写文章中途，插进来一件紧急的事情，最起码我要做到写完这一小段，不至于思绪被打乱。

3、不拖拉

5分钟内能解决的事情尽量处理，不拖拉。及时清理有助于大脑的轻松愉快。

四）完成任务时奖励自己

适当的设定奖励机制，可以让自己更有动力！这个奖励可以是一杯奶茶或是 5 分钟休息，甚至单纯的在待办清单上打勾勾也可以当作奖励。

五、时间帐户的三个目标

一）时间帐户需要达成三个目标

管理时间是手段，达成目标才是最终目的。

我们要有自己的长期目标、中期目标和短期目标。

想一想，你现在想做的事，3个月后还想做吗？三年后还想做吗？

给自己制定梦想级目标、理想级目标、现实级目标，并用一个定位和 todolist 把这三个目标连点成线。

有了它们，你的人生充满意义，你也能对抗低谷和迷茫带来的痛苦。

二）达成时间帐户的目标要考虑的事情

1、坚持完成重要的事情

「事情是不可能做完的！」写待办清单的目的到底是什么？

是「将时间、注意力集中在那些重要的任务上」。完成那些真正对你有用的任务上面。可以先静下来思考哪些任务才是最重要的。

2、删除与目标无关的事情

好好过滤你的清单，当待办清单太过冗长的时候，我们会完全没有动力。有一些任务其实对你来说根本不重要，或是有时候你突然有一个想法，感觉可以去试试看，这些任务清单很可能是与目标无关的事。

3、定期复盘

复盘是时间管理一个重要的过程，它可以帮助你更好地理解你的时间是如何被使用的，以及如何更有效地使用时间。

有效的时间管理是关于平衡和灵活性的。不同的策略适合不同的人，重要的是找到适合你自己的方法。

三）定期进行复盘的关键点

1、记录并评估时间帐户

查看自己的时间记录，判断哪些任务超出了时间预期，原因是什么，以后如何进行调整。

经过多次复盘，会对自己的时间预估把握的更精准。这个过程不仅可以加强自己对时间的认知，也能清楚的了解到自己的时间都耗费在哪里。也可以再细致些，将时间粒度改为半小时，经过一周，你就能找出自己的时间都去哪儿了。

2、设定新的目标优先级

设定新的时间管理目标。比如减少某些活动的时间、为重要任务留出更多时间。

如果有未完成的任务，判断该任务的优先级，暂时不需要完成的任务可以先放到归档

3、定期复盘

时间管理是一个持续的过程。

每日进行一次不到 10 分钟的小复盘。

每周看看清单的完成情况，并且制定一下周的计划。

同样的，每月复盘。

六、项目经理的时间管理秘籍

一）如何推进项目

对于一个项目来说，如果你的目标一开始就设定在一定要赚大钱上面，那很可能因为达不到预想而丧失信心。目标是可以随着进程而产生改变的。

我们可以把整个项目分为很多阶段。调整心态，改变预期。

假设第一阶段的目标是跑通项目，学会技巧。第二阶段的目标是迭代某一块重要的功能。

通过不断的正反馈让自己体验到快感，更有利于项目的持续进行。降低预期，都是惊喜。

二）如何拆解大项目

工作或事情太复杂，不知道如何开始，想逃避无助带来的负面情绪。

比如产品甩过来一个大需求，虽然产品经理会列出来需求点，但是任务庞大，任务时限就是一个月，必须要要完成。

很焦虑，导致我迟迟没有开始工作，但是 Deadline 就在那里，不会因为你的拖延而消失。

那么怎么办呢，拆分具体任务，设置短期目标。

比方说，先用两天时间构建开发的 API文档；再用两天时间构建好底层网络库；根据需要完成的页面数量来划分具体任务。就这样，我把大任务拆成了很多个只需要半天或者一天就能完成的小任务。任务变得具体了，也更容易实现了，压力自然减小。

这个时候可以先做好每月计划，再逐步精确到周计划、天计划。

七、项目经理如何知行合一

一） 一个公式解决你的早起

一个公式=积极的早起动机 × 科学无痛的早起方法 × 必要的早起阶段

• 积极的早起动机：你想通过早起达成的最终目的，问问你为什么要早起？

• 科学无痛的早起方法：双闹钟+五分钟清醒法。

• 必要的早起阶段：早起是一步一步的，切忌一个大跨步闪了腰。

科学无痛的早起方法

二）立即行动

在心中倒数三个数，3、2、1，倒数结束后立即行动，不再犹豫。

当你面对一项任务或行动，但又感到犹豫或拖延时，可以使用这个方法。目的是创造紧迫感和行动冲动，打破拖延，促使大脑从思考转为行动。

结语

如果把深圳大学比做一个项目，你觉得深圳大学何时能顺利验收，成为“双一流”高校？