ビジネスメール

ビジネスメールの定型フォーマット

ビジネス上で使用されるメールは、一般的に次のような形式になります。

• 宛先
• 書き出し
• 名乗り
• 本文（用件）
• 結び
• 署名

直前のキャンセルに対するお詫び

//1.宛先
株式会社○○産業
営業部　××様
//2.書き出し
いつも大変お世話になっております。
//3.名乗り
株式会社　○△□産業　営業部 山田です。

//4.本文（用件）
このたびは貴社新商品○○PRホームページ開設に
際しまして、弊社をご起用いただき誠にありがとうございます。

弊社といたしましては、現在数々のヒット商品を開発されている
貴社とのお取引を祈念しておりましたが、
今回、弊社インターネット××をご用命いただきましたこと、
光栄に存じます。

この上は、貴社のご期待に万が一にも背かぬよう、
全力を尽くしてホームページ開設に取り組んでまいります。
//5.結び
これを機に、なにとぞ末永くお付き合いいただけますよう、
お願い申し上げます。
//6.署名
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
株式会社　○△□産業　営業部 山田太郎
ADDRESS：〒56-8502 東京都世田谷区桜丘1-1-1
TEL ：0776-50-3013　
FAX ：0776-67-7509
E-mail ：yamada@xxxx.co.jp
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊

書き出し

(例)
株式会社山田商事　営業部の山田太郎です。

本文
何より分かりやすく書くことが肝心です。簡潔・丁寧に伝えるためには、社内メール（文例），社外メール（文例），社交メール（文例）を参照して下さい。

結び
結び 本文

仕事相手に

• 何卒よろしくお願い申し上げます
• ご高配賜りますようお願い申し上げます
• (どうぞ)よろしくお廟い致します
• あしからずご了承ください
• oo様によろしくお伝えください
• お詫びまで
• 御礼まで
• お知らせまで
• ご連絡まで
• 用件のみにて失礼します

簡潔に

• 用件のみにて失礼いたします

はじめての相手に

• まずはご挨拶まで

後日、連絡が必要な場合に

• (それ)では、決まり次第ご連絡させていただきます
• (それ)では、またご連絡いたします
• (それ)では、分かり次第ご連絡させていただきます

返事が必要な場合

• ご返信をお待ち申し上げております
• ご返信、お待ちしています
• ご返事いただければ、幸いです
• お手数ですが、ご一読のうえご返信をお願いいたします
• 恐れ入りますが、ご確認のうえご返答をお願い申し上げます
• 恐縮ですが、至急、ご返信をお願いいたします
• お手数ですが、10日(月)午前中までに、ご返信賜りますようお願い申し上げます

返事が必要な場合（一歩踏み込んだフレーズ）

• 良いご返事をお待ちしております

返事を具体的に示す

• お手数ですが、10日(月)午前中までに、ご返信賜りますようお願い申し上げます
• 今回の業務を担当していただけるかどうかだけでも至急、ご連絡いただければ幸いです
• 準備の都合上、XX日までに出席をお知らせください

込み入った内容を伝えるとき

• 詳細は打ち合わせの際に改めてお知らせいたします

対面の約束や出席をするとき

• 明日、お会いできることを楽しみにしています
• ご参加をお待ちしています

対面・参加ができないとき

• 今回はお目にかかれず残念ですが、またぜひお会いしましょう
• 次回はぜひ参加したいので、ご案内いただければうれしいです
• 問い合わせしやすい状況を伝える 不明な点があれば、遠慮なくお尋ねください

歓迎の姿勢を示す

• お近くにお越しの際は、ぜひお立ち寄りください

他の人への気遣いを添える

• ○○様によろしくお伝えください

５Ｗ１Ｈで書く

相手に何かを伝えるときの大原則として「５Ｗ１Ｈ」があります。

5W1H	訳	具体的な内容
WHEN	いつ	年・月・日・時間・期間
WHERE	どこで	場所・地域・会場
WHO	誰が（誰に）	主催・実施者・参加者（対象者）
WHAT	何を	目的・主題
WHY	なぜ(どうして)	理由・原因・経緯
HOW	どのように	方法・詳細内容