成功管理多项目的9个策略

如果你正在管理一个团队或项目集，可能有多个项目同时进行。

如果没有良好的多项目管理流程，就很难知道优先考虑哪些工作、如何帮助团队有效管理他们的工作量，以及所有事项是否都按时完成。

不管你是努力组织和管理多个项目的工作，还是确保团队拥有可管理的工作量，以下9个策略将帮助你保持一切正常运行。

1指定一个位置存放所有项目 

在一个地方规划和管理你的所有发布，让你可以快速查看正在进行的所有内容以及整个路线图的状态。

项目管理平台是完成这项工作的最佳工具，比如8Manage PMO，它是灵活、易用且协作的工具。

2一开始就定义目标、计划、职责和期望

如果没有标准的工作流或项目计划过程，每个项目很可能会得到不同的管理。 

最终导致可交付成果不一致，或浪费时间在新流程的建立上，或工作被遗漏。
解决这个问题，一开始就要明确团队的计划、流程和责任。

在项目层面，这意味着清楚地概述目标、需要完成的每一步和每一项工作、每个计划的时间以及谁将负责。确保及时反馈和审批。

接下来，制定项目集层面的计划、流程和职责。设定团队目标，并清楚传达能帮助你实现这些目标的项目。

3优先考虑影响最大的工作

看看项目如何向更大的公司目标发展，根据对公司目标影响的大小来排列项目的优先顺序。

从宏观层面（即把影响较小的项目推到下个季度）和微观层面（按照重要性来组织你的每日待办事项），战略性地为工作排序。

4当优先级发生变化时，赋予团队灵活性

设定团队的优先级和协调工作是关键，但在需要时保持足够的灵活性也很重要。

 如果使用电子表格和跨多个工具的待办事项列表跟踪工作，很难知道你的团队在什么时间做什么。

 防止这种情况发生的一种方法是实施变更控制流程。

通过与你的团队分享一个真相来源，你可以管理多个项目，不必担心优先级的变化。

因每个人的工作都是可见的，你可以快速了解团队的带宽和当前任务。需要重新安排任务的优先级时，也不用担心任务会丢失。

5管理和沟通清楚期望

团队之所以遭受沟通问题困扰，是因为他们对自己的工作、合作伙伴的工作以及跨职能干系人的工作缺乏可见性。

当你不了解其他人正在做的工作时，你也就不理解为什么时间线在改变，优先级是否保持不变，以及项目进展如何。
当你管理工作中发生的沟通时，你可以向你的团队和跨职能的干系人授权，让他们了解你工作背后的完整背景。

 通过实时更新，每个人都能了解工作的进展情况。

要做到这一点，最好的方法是找到一个工作管理工具，像8Manage PMO这样的工具能让你在工作发生的地方分享状态和进度更新。

 无需通过电子表格、文档和其他工具获取数据和更新，你只需单击按钮就能轻松收集信息，只需再次单击就能与干系人共享。

6查看跨项目工作，平衡工作量和时间

当你或多或少地依赖团队在工作量过多或过少时告诉你，那么在问题失控前，很难提前解决问题。
在同一个地方管理所有项目是解决这个问题的第一步。

 你可以看到每个项目的所有任务，它们被分配给谁，以及它们的日期范围，从而发现超额预定的员工和项目时间的冲突。

 可以推迟、删除或重新委托任务，使你的项目处于正轨。

7调整项目进度以最大化团队生产力

即使是精心计划的项目，如果没有考虑到团队在当月、季度或年度的全部工作范围，也可能会脱轨。

请考虑到计划的全部范围来安排和协调团队的工作，并考虑实施事件管理计划。

以下是一些建议：
○ 错开类似项目的开始日期
○ 注意依赖关系
○ 标记重复的任务

8委派工作，但保持可见性

通过与团队分享单一的真相来源，你可以跟踪每个人正在做的工作。

当团队的工作都集中在一个共享的项目中，你可以一目了然地了解每个人的工作内容、这些任务什么时候到期以及进展情况。

这样，你就可以在必要时检查任务，无需事无巨细地管理它们。

9跟踪并保存你的工作流程

不要在每个项目开始时都做重复的工作。模板化并简化如何开始你的项目。将你的工作流作为模板反复使用。

当需要协调新项目时，你只需从自定义模板开始，更快更有效地开展工作。

此外，定期更新模板，添加新任务或步骤到流程或正在构建的新工作流中。

将模板看作是一个活文档，不断对其进行更新。最后，将模板放在团队的核心资源中，让每个人都能访问到它。