文档整理经验谈

前言

缘起

目前我正在做一个多人项目，其中文档管理由一个新人来担当。领导让我给这个新人进行相关指导。文档管理一直是我所最重视的环节，在一个技术项目开发过程中，文档就是生命线。如果离开文档，技术开发就完全没有基础。正好借着这个机会，我将这些年的一些经验与教训进行总结，不仅为了这个新人，也为了我，做一个较为完整的文档管理方案。

目的

  1. 多人协作的文档管理。虽然是单个人管理，但其中许多内容都是多人进行协作完成的；
  2. 完备时间回溯：文档其实就是智力产品的物质记录。有效的文档管理可以实现时间回溯，能充分再现过往某个时间点上的群体思维状态；
  3. 有效沟通：文档也是一种沟通工具。良好的文档管理为多人间的信息沟通提供保证，让小组中每个人能跨越时空进行信息沟通。

原则

  • 简单至上：我相信“一切繁缛的管理都是无效管理”。追求管理的简单高效是每个项目组所有产品的共同目标，文档管理也不例外。因此，从管理方案到管理工具，力求简单实效，不“唯工具论”，不盲目追求所谓的“工作法”，尽量不添设电子产品；
  • 原始档与整理档分离：原始档是最初提交的文档。只要有提交与修改，就是一个独立的原始文档，绝对不能进行覆盖操作。原始档可能只是工序流程中的一个阶段性产品，其不一定具有有效性。整理档是经过合并、修改、排序与整理的文档，这些文档应该是有效的；这两类文档一定要分开管理。所有整理档都是由原始档整理而来，并且在原始档中有同样的备份；
  • 进出文档要记录：在一个多人协作环境中，文档总是从某个人处得到，再流到另一个人处去。如果不采用制度化的方式来进行文档进出管理，则一定会出现问题，无法重现文档流转的过程。常常是因为文档流转的问题，导致过期文档流向错位，造成许多工作丢失；

习惯性清理：在文档管理中，最需要的就是习惯性的清理工作。这很像是在进行家庭内务打扫一样。习惯性地随手做做文档清理，能有效地提高工作效率。而且清理工作要分层次分步骤进行，平时进行小范围整理，到了一定阶段时要进行总体整理，并进行刻盘备份操作；

    技术方案

    工具

    在Windows系统中管理文档，不如Linux系统一样方便。因为Windows系统操作员往往太依赖于图形界面，不擅于用脚本语言进行管理，所以在Windows上更依赖工具软件。下面是我在Windows平台下常用的一些文档管理软件。

    1. TotalCmd：一款双窗口的资源管理器。使用TotalCmd可以很方便地进行文档复制与更名操作，而且与Python等脚本语句结合，可以方便地进行诸如“日期命名文件夹”等操作；目前版本为 7.2。
    2. Python：一个非常好的脚本语言\footnote{新手不建议学习，Python的语言结构比较特殊}。在Windows下我一般选择ActivePython 2.6 版本。
    3. Google Calendar：一个非常好的Web日历管理软件。一般可以用它来记录文档进出记录。我一般是采用 VIM + Calendar 插件，然后通过 Google Calendar API 将进出记录同步到 Google Calendar 上

    原始档整理

    原始档主要为了备份。我采用三层目录结构：即“日期目录”->“进出目录”->“项目目录”

    • 主目录以日期排序：在原始档存放的主文件目录下，应该以日期进行排序。将每日的原始文档都放在同一个日期目录下，非常有利于日后的检索与备份操作。
    • 在日期目录下，应该以“进出”进行目录命名。我的分类方法是采用"To_"和"From_"+人名拼音方式来区分进出文档的。例如 "To_WangEr"表明该目录中的文件是当日给王二的；"From_ZhaoWu"表明该目录中的文件是给赵五的。采用拼音而非中文的好处在于，有些文件搜索工具对于中文排序不是很好，如果采用拼音可以很好的进行排序，从而提高检索效率；
    • “进出”目录中再根据每个项目创建目录，其中存放原始文档。如果某日多次提交同名文档，则对该文档后增加数字后缀，如"_1","_2"等

    整理档

    整理档主要为了项目组内信息交流。我采用两层目录结构：即“项目目录”->“进度标识目录”

    • 主目录以项目英文名命名：每一个项目都应该有一个英文字母的命名，这个项目的整理文档都放在该目录下；
    • 进度标识目录用于区别不同状态的文档：一般来说，一个项目组的文档有如下几种状态：
      • 草拟（Draft）：刚刚起草，没有经过集体智慧讨论验证的；
      • 最新（Head）：已经讨论，但还会根据项目实际情况逐步更新；一般文档都是这样的；
      • 参考（Reference）：已经成文的文档，作为项目开发中的参考文献，如项目中的文档模板、中英文对照表、项目组成员联系方式表、会议记录等；
      要从原始文档中挑选出必需的文档，将其放在不同状态的目录中。这样本组人员就可以在统一的目录中访问到最准确的文档；

    军规

    做任何事都要有规范。经过多年的实践，我的规范如下：

    • 清扫在于制度化：我一般每天都进行两次文档清理工作，一次在午餐前，一次在下班前。其中午餐前的一次主要是将一些邮件附件/QQ文档等进行归档，下班前我会花30分钟时间整理今日的文档，挑选一些文档进入“整理档”中；
    • 每旬刻盘备份：现在刻录成本很低，我一般每10天刻盘进行文档备份；
    • 多人监督：我发现在一个封闭的环境下，单独操作往往无法很好的完成工作。如果是一个多人协作组中的文档管理，应该由专人负责，并且组内所有人进行监督。监督方法很多，比如例会上的检查，比较各自文档是否统一最新；项目负责人进行“飞行抽查”文档管理情况等；
    • 逐步改进：文档管理是一个长期的过程。不要期望一次性就能完成。要养成逐步改进的工作作风，不断地探索新的管理方法；
    posted @ 2010-04-19 15:34  yankchina  阅读(691)  评论(0)  编辑  收藏  举报