四象限原则+番茄时间管理法

今年，公司老大多次提到工作方法问题，特别强调项目管理PDCA问题，而其中最关键的是时间管理问题。   曾经有一项调查表明：一个效率低的人与一个高效的人工作效率相差可达10倍以上。

日常工作中经常会看到，很多人在工作中给人感觉无时无刻不在忙碌着，然而，一天下来并没有做出多少工作成果，而有些人，看似悠闲却总能提前完成工作。其实，关键是需要掌握时间管理的方法和理念。

专业建议，时间管理需要遵循这样的原则——时间“四象限”原则：

时间“四象限”法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”：
1.既紧急又重要：如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等；
2.重要但不紧急：如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等；
3.紧急但不重要：如电话铃声、不速之客、部门会议等；
4.既不紧急也不重要：如上网、闲谈、邮件、写博客等。
“四象限”法的关键在于第二和第三类的顺序问题，必须非常小心区分。另外，也要注意划分好第一和第三类事，都是紧急的，分别就在于前者能带来价值，实现某种重要目标，而后者不能。

那么我们如何对自己的日常事务进行安排呢？专家推荐，本人也非常认同的顺序是：

优先处理既紧急又重要的事情：

如：紧急状况、迫切问题、限期完成、准备事项

这是考验我们的经验、判断力的时刻，也是可以用心耕耘的园地。很多不善于规划时间的人都是对于事物性质的判断造成的。该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的，这也是传统思维状态下的管理者的通常状况，于是就造成了看起来很“忙”，但是却没有多少工作成果。

其次处理重要但不紧急的事物

如：预防措施计划建立、维持人际关系，休闲充电提高学习能力

大多数日常性的工作都属于这个象限的事物。荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力，缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以对于管理者来说必须主动去做，推动工作的进度，这是发挥个人领导力的领域。而这也是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志，建议大家要把80%的精力投入到该象限的工作，以使第一象限的“急”事无限变少，不再瞎“忙”。

妥善处理紧急但不重要的事物

如：造成干扰的访问、电话信件、报告、会议、许多紧急事件许多凑热闹的活动

工作中此类事物较多较杂，有时候非常容易判断错误，表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。然而，我们每一个人都不是孤立存在的，许多工作都是同他人合作完成的，因此对于此类事物要区别对待妥善处理，也不要因此影响良好的人际关系。

最后才是处理既不紧急也不重要的事物。

如：忙碌而琐碎的事、上网聊天、浏览新闻、收发邮件、写博客等等

无论是生活还是工作中，每一个人都会有很多琐碎的事物缠身，这些事情看似不是很重要，但是确是像蚂蚁一样蚕食着我们分分秒秒的时间，对于一个高效的管理者来说，提高工作效率，就需要尽量压缩这个象限的事物，把有限的经历放在重要且紧急的事物中去，坚持下来，形成习惯，长此以往，你会发现自己在处理事物方面会感到非常轻松。

 

据有关机构统计，成功的人往往都是把主要的精力放在重要的事情上，而普遍人往往将精力放在紧急的事上，而成功与否，取决了你的精力在重要不紧急的事情上的程度。 因此，无论是管理者还是普通员工，一定要对工作有一个正确清醒的认识，把握好工作事物的性质，因而才能合理的安排好个人时间，从而提高工作效率。

 

---------------------------------------番茄时间管理法------------------------------------------------------

如果你经常读一些关于提高工作效率或时间管理类的博客，一定听说过番茄时间管理法(Pomodoro Technique)。这是一种极好的帮助你集中注意力、获得更高工作效率的方法。

　　基本上，它的实施方法是这样的：

　　1. 确定你想要做什么（例如：翻译一篇外文）。

　　2. 设定一个 25 分钟的定时器。

　　3. 工作，直到定时器时间到：这就是一个“番茄钟”。

　　4. 休息 5 分钟，继续下一个番茄钟

　　5. 每 4 个番茄钟做一次长时间的休息。

　　(有很多像 Tomato Timer 这样的应用都是为这种时间管理方法设计的。)

　　大多数人都会对其做一些细微调整来适应自己：例如，你可以选择每两个番茄钟——而不是四个，做一次长时间的休息。这特别是你刚开始应用这种方法时。

　　为什么这种方法会有效

　　你是否曾计划要在办公桌前坐两个小时来写一篇博客，结果却发现自己一会儿整理桌面，一会儿浏览微薄，不断的被一些有趣的链接分心，或就在那儿浪费时间？

　　按时间段工作能帮助你保持工作状态。当有分心的事情出现——例如“我需要发一个 email”或“我想看看微薄上有没有人回复我”——你可以这样告诉自己：这个番茄钟完成之后再做这些事情。

　　如果你在写博客，将写放在一个番茄钟、修改放在另一个番茄钟，你会发现这个方法十分的有效，如果一个番茄钟写不完，在加一个番茄钟，看看你能完成多少。

　　番茄时间管理方法的名称来历

　　如果你是第一次听说“番茄时间管理法(Pomodoro Technique)”，你会奇怪它为什么叫这个名称。Pomodoro 就是意大利语里的“番茄”。Francesco Cirillo——番茄时间管理法的发明人——使用的就是一个形状像番茄的定时钟。

　　关于番茄时间管理法的用法有很多，主要都是用它来防止干扰的：如果你试过这种方法，并发现它真的能提供你的工作效率，那就也做一些研究，丰富它，扩展它。