场景再现
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甲:最近每个月都会收到来之PM们的项目报告书。
但是关于汇报内容的质量感到有一些担忧。
乙:哦?你担心什么?
甲:密密麻麻的一堆字和零星的几个表格数据,我真搞不懂现在项目近况是怎样?
乙:没有统一模板、统一格式吗?
甲:有通用的模板,但是我总是从报告中找不到我想知道的信息。
乙:哦!那定是PM写报告书的时候,忘记了你这个读者。
甲:此话怎讲?
乙:.........................
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问个题外话,有没有哪个项目经理至今还都没有写过项目报告书的?
如果有,我得和你握握手 “你太幸福了”。
我经历过“变态”的项目,说其“变态”不如说其“流程完善”,日报、周报、月报一个都少不了。
当你经历过这些,你会深知当初的你是多么幸福。
提到项目报告书,项目经理总想尽量少花时间,并提供简明扼要的信息。
由于每个项目干系人对项目的掌控粒度是不同,他们想要了解项目的信息也是有差异的。编写同一份项目报告书满足他们所有需求,谈何容易。
这些干系人有一个共同特点 就是“每周(每月)会花上几分钟来阅读你的项目报告书,如果他们觉得没有得到所需信息,总是可以拿起电话(甚至是当面)从你那里获得更多的信息。”
与其每一天被干系人电话纠缠,为何不在项目报告书中下点功夫呢?
场景中的一句话“那定是PM写报告书的时候,忘记了你这个读者”,我很受启发。
关于“读者”一词大家并不陌生,多数人会把 “读者” 和 “书” 联系在一起。
一本书之所以畅销,无外乎满足了三原则,即“需求满足原则” “通俗性和亲和感” “时机性”,这三原则恰恰是从读者角度更深层次的延伸。
很多项目管理者在撰写项目报告书的时候,往往没有从“读者”的角度出发,多数像是叙事的记叙文。
读者不需要知道项目的所有细节,读者更不想听到“报喜不报忧”。简单一句话 读者要求是 “实事求是,陈述事实。”
项目报告书无外乎包含以下四大模块,
→项目概况:类似一段开场白,全面总结了项目进展情况。
例:能在截止日完成项目吗?
成本预算能超吗?
风险管理怎么样?
课题、问题消化率?
bug率?
这里应该避免大篇幅的文字说明,因为干系人只有3、5分钟来阅读你的报告书,采取颜色标记法更显得“高大上”。
比如,绿色代表一切顺利。
黄色代表风险临近。
红色代表以遇到问题。
干系人自然会把目光停留在红色位置上,这样省去了他在密密麻麻的文字当中寻找“问题”两个字。
→现况陈述:主要上次汇报周期之后的主要工作内容。具体表现形式由你来定,建议井然有序、有条不紊 ,用百分比来表示完成度,这样能直观些。项目经理应该以读者能理解的方式进行交流,不要太技术性,也不要太宏观,不然读者云里雾里根本不知道完成的工作代表什么。
→下阶段计划:同上一节相似,不过告诉读者的是将要完成的工作。 这里同样要采用读者能理解的方式进行交流 。
→其他:这一节很关键,正因有了它才真正意义上“把所有人感兴趣的信息汇总在一起”,使这份项目报告书适用任何关系人。
有人关心课题管理,可以把《课题管理表》附件上。
有人关心用户要望管理,可以把《要望管理台账》附件上。
有人关心风险管理,可以把《风险登记册》附件上 等等。
这一章节包含什么内容,是与你平时管理干系人要望是分不开的,通过一、两次关系人对项目报告书的反馈,你应该多少掌握一些每个关系人的关注要点和重点,然后及时的调整这一章节的内容,这是一个不断完善的过程。
总之,读者不清楚项目的进展情况,就是你的工作没有做到位,就这么简单。
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