Excel高效录入数据的4个诀窍

诀窍一：快速输入当前时间和日期工作中可能经常需要输入当前时间和日期，分别按以下两组快捷键就能够一次插入，从自动输入的数据能够看出标准日期和时间的格式分别是：年/月/日和时：分结构。

 

冒号和分号实际上在同一个按键上，只是冒号在上键位，所以需要加按一个Shift键才能调用。这组快捷键其实很好记，因为我们都知道，日常生活中，时分秒中间就是用冒号分隔的。Excel中的快捷键很多，在本书最后一章会列出常用快捷键列表，帮你速查速记。我们只需熟练掌握其中的几组高频快捷键，就能大大提升操作效率。

诀窍二：批量输入相同内容通常输入完一个数据，都是按Enter键结束输入并移动到下一个单元格。但如果先选中一个区域再输入，并且换成Ctrl+Enter组合键结束，就能在选区内批量输入相同内容。

 

 

诀窍三：批量选择数据区域Office中绝大部分的操作都以选中对象为前提。所以，选择数据是Excel中最高频的操作之一。掌握批量选择的方法，能够显著提升操作效率。

单击选择一个单元格，按住Shift键不放，再单击另一个单元格，就能选中两个单元格之间的整个连续区域。而按住Ctrl键不放，拖曳鼠标则可以选中多个不连续区域。

利用定位功能，还能按条件批量选中目标区域。最常用到的就是选定所有空单元格，然后批量输入相同内容，填补空白单元格。例如，先选定整列性别，然后定位到该列中的所有空白，只要输入一个“男”，就能批量填充到剩余的空单元格中。例如，先选定整列性别，然后定位到该列中的所有空白，只要输入一个“男”，就能批量填充到剩余的空单元格中。

 

诀窍四：减少鼠标和键盘间的来回切换普通人在输入数据时，总是依靠鼠标单击选择单元格来切换输入的位置，如果要录入大量数据时，在键盘和鼠标间来回切换，也会严重影响效率。更好的做法是，利用Tab键和Enter键来移动位置。按一次Enter键向下移动一格，按一次Tab键则向右移动一格，要向相反方向移动时，先按住Shift键，再按Enter键或Tab键即可。财务会计工作者，可能需要连续输入大量的数字，一般会用小数字键盘盲打，尽量减少不必要的动作切换。小小的动作改良，看起来不起眼，但效率会蹭蹭蹭地上升。