Excel高效录入数据的4个诀窍
诀窍一:快速输入当前时间和日期工作中可能经常需要输入当前时间和日期,分别按以下两组快捷键就能够一次插入,从自动输入的数据能够看出标准日期和时间的格式分别是:年/月/日和时:分结构。
冒号和分号实际上在同一个按键上,只是冒号在上键位,所以需要加按一个Shift键才能调用。这组快捷键其实很好记,因为我们都知道,日常生活中,时分秒中间就是用冒号分隔的。Excel中的快捷键很多,在本书最后一章会列出常用快捷键列表,帮你速查速记。我们只需熟练掌握其中的几组高频快捷键,就能大大提升操作效率。
诀窍二:批量输入相同内容通常输入完一个数据,都是按Enter键结束输入并移动到下一个单元格。但如果先选中一个区域再输入,并且换成Ctrl+Enter组合键结束,就能在选区内批量输入相同内容。
诀窍三:批量选择数据区域Office中绝大部分的操作都以选中对象为前提。所以,选择数据是Excel中最高频的操作之一。掌握批量选择的方法,能够显著提升操作效率。
单击选择一个单元格,按住Shift键不放,再单击另一个单元格,就能选中两个单元格之间的整个连续区域。而按住Ctrl键不放,拖曳鼠标则可以选中多个不连续区域。
利用定位功能,还能按条件批量选中目标区域。最常用到的就是选定所有空单元格,然后批量输入相同内容,填补空白单元格。例如,先选定整列性别,然后定位到该列中的所有空白,只要输入一个“男”,就能批量填充到剩余的空单元格中。例如,先选定整列性别,然后定位到该列中的所有空白,只要输入一个“男”,就能批量填充到剩余的空单元格中。
诀窍四:减少鼠标和键盘间的来回切换普通人在输入数据时,总是依靠鼠标单击选择单元格来切换输入的位置,如果要录入大量数据时,在键盘和鼠标间来回切换,也会严重影响效率。更好的做法是,利用Tab键和Enter键来移动位置。按一次Enter键向下移动一格,按一次Tab键则向右移动一格,要向相反方向移动时,先按住Shift键,再按Enter键或Tab键即可。财务会计工作者,可能需要连续输入大量的数字,一般会用小数字键盘盲打,尽量减少不必要的动作切换。小小的动作改良,看起来不起眼,但效率会蹭蹭蹭地上升。