为何选择合适的文档管理系统至关重要？
国内外主流的 10 款文档管理系统对比：1.PingCode；2.Worktile；3.飞书文档；4.石墨文档；5.语雀；6.Google Docs；7.Dropbox Business；8.Confluence；9.Microsoft OneDrive；10.Box。
在当今快速发展的商业环境中，众多企业面临的一个主要挑战是如何有效管理日益增长的文件和数据。传统的文件管理方法，如使用纸质文件或基本的电子档案系统，往往无法满足现代企业对效率和安全性的高标准需求。文档管理系统（DMS）提供了一种解决方案，它不仅优化了文件存储、检索和共享过程，还增强了数据安全，提升了工作流程效率。
一、国内外主流的 10 款文档管理系统
1、PingCode
这是国内非常推荐的一款知识管理工具，因为 PingCode 知识库能够用于各种类型和规模的团队。它能够用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队更受欢迎。能够满足麒麟、信创等系统要求。知名客户包括中国科学院、中国联通、小红书、长城汽车、西安交大等。
PingCode 知识库工具的核心使用场景包括：产研文档管理，如：技术规范、PRD需求文档、测试说明、流程制度说明；销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；
PingCode 知识库工具功能包括：多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、画板、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；全局搜索；AI智能助手；
该工具优点在于，产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；为25人以下团队免费提供基础版本；国产化，支持信创、麒麟等；支持私有部署、定制化以及SaaS等购买/部署方式；国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；【官网：https://sc.pingcode.com/0dcjk】
2、Worktile
Worktile是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘，通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。
此外，Worktile提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。【官网：https://sc.pingcode.com/bnkot】
3、Box
Box 是一款全球领先的文档管理和内容协作平台，广泛服务于各种规模的企业，包括68%的财富500强公司。该平台主要功能包括文档存储、管理、共享、以及工作流程自动化，支持无限电子签名和高级权限管理。Box的优势在于其高度安全性、易用的协作工具和无缝集成多种应用程序的能力，如Salesforce、Office 365和Slack等。此外，Box提供灵活的工作流自动化工具和强大的数据合规性支持，非常适合需要严格数据保护和高效团队协作的企业使用。无论是远程工作团队、项目管理团队，还是需要进行敏感内容管理的法律和财务团队，Box都能提供合适的解决方案。【官网：https://www.box.com】
4、Microsoft OneDrive
Microsoft OneDrive 是一个由微软提供的云存储服务，它是 Microsoft 365 套件的一部分，广泛应用于个人和企业级用户之间。OneDrive 允许用户存储、访问和分享文件和照片，同时与 Office 应用程序（如 Word、Excel 和 PowerPoint）无缝集成，支持从任何设备访问数据。OneDrive 的主要功能包括文件共享、实时协作、高级安全保护、以及文件和照片的备份功能。此外，OneDrive 提供高级版本，包括个人和家庭用途的更广泛存储解决方案和企业级功能。
OneDrive 的优势在于其深度整合 Microsoft 365 生态系统，提供跨平台同步和备份解决方案，强化了数据安全并支持远程协作。这使得它特别适合需要安全数据管理和高效团队协作的用户场景，包括远程工作者、教育机构、以及需要高度数据合规性的大型企业。【官网：https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage】
5、Confluence
Confluence 是 Atlassian 开发的一款专业的企业级文档管理和团队协作工具，深受全球各大小企业的青睐。该平台提供了丰富的功能，如实时协作编辑、文档模板、高度自定义的权限设置和深度集成其他应用程序的能力，特别适合需要处理大量信息和跨部门协作的组织使用。Confluence 的强大之处在于其灵活的内容管理功能，用户可以创建、组织和分享各种内容，从文本和表格到图像和视频等，都可以轻松管理。此外，它支持第三方应用集成，使得用户可以在一个平台上连接并使用多个工具，极大地提高工作效率。
Confluence 适合需要进行高效知识管理和团队协作的企业用户，尤其是在技术、教育和研发等知识密集型行业。无论是小型团队还是大型企业，都能从 Confluence 的结构化和灵活的工作空间中获益。【官网：https://www.atlassian.com】
6、Dropbox Business
Dropbox Business 是一款由 Dropbox 提供的高级企业级文档管理和协作工具，主要面向中大型企业用户。这个平台以其可靠的文件存储、共享功能和强大的协作工具在市场上享有良好的声誉。主要功能包括无限的电子签名请求、可定制的团队管理设置、以及先进的安全和合规性功能，这些都可以通过简洁美观的管理控制台轻松访问和操作。Dropbox Business 的优势在于其提供的高度安全性、可扩展的存储解决方案以及无缝的团队协作能力，这使得它尤其适用于需要处理大量数据并需要团队成员间高效协作的商业环境。【官网：www.dropbox.com】
7、Google Docs
Google Docs 是 Google 推出的一款强大的在线文档编辑和协作工具，属于 Google Workspace 套件的一部分。该平台以其出色的实时协作功能和云端存储系统，在市场上占据了重要位置。Google Docs 支持文本文档、电子表格、演示文稿的创建和编辑，其主要优势包括无需安装任何软件即可在任何设备上使用，以及强大的版本控制和评论功能，这些都极大地促进了团队间的沟通和协作。此外，Google Docs 可以无缝与其他 Google 应用程序集成，如 Gmail 和 Google Drive，进一步提高工作效率。该工具特别适合需要远程协作和高度动态工作环境的用户。【官网：docs.google.com】
8、语雀
语雀是由蚂蚁集团开发的一款在线文档编辑与协同工具，已经成为多家企业和组织的首选文档管理解决方案。它集成了文档、表格、画板等多种工具于一体，支持结构化的知识管理和内容协作。语雀的优势在于其卓越的协同编辑功能和强大的知识库管理能力，能够帮助团队高效整理和分享知识。此外，语雀还提供了高度的自定义性和数据安全保障，适用于需求严格的企业环境。无论是个人用户记录笔记，还是团队内部协作和知识共享，语雀都能提供有效的支持。这款工具非常适合需要高效知识管理和团队协作的企业用户，尤其是在教育、科研和技术开发等领域。【官网：yuque.com】
9、石墨文档
石墨文档是一款由武汉初心科技有限公司开发的在线协作办公软件，自2014年上线以来，已在企业级协同办公领域占据显著地位。该工具支持文档、表格、幻灯片等多种格式的在线编辑和协作，特别适合需要实时协作的团队使用。石墨文档的主要功能包括多人实时编辑、历史版本回溯、丰富的模板库以及权限管理，这些功能使得文档管理更为高效和安全。其优势在于强大的协作特性和高度的可定制性，可以满足不同规模企业的需求。石墨文档适用于互联网、教育、媒体和金融等多个行业，尤其适合那些追求高效协作和数据安全的企业。【官网：shimo.im】
10、飞书文档
飞书文档是由字节跳动开发的一款新一代高效协作工具，凭借其创新性和技术实力，在市场上占据了显著的地位。该工具的主要功能包括多人实时编辑、任务列表插入、丰富的模板库等，特别适合需求快速响应和高效沟通的团队环境。飞书文档的优势在于它的高度集成性和用户友好的设计，能够与飞书的其他办公应用如视频会议和日历等无缝集成，极大地提高了工作效率和团队协作的灵活性。此外，它支持强大的数据保护和权限管理功能，确保文档安全。飞书文档特别适合远程团队、项目管理团队以及对协作和数据安全有高需求的企业使用。【官网：docs.feishu.cn】
二、 功能不可或缺的文档管理系统
许多企业在寻找文档管理系统时，首要关注的是功能。一个优秀的系统应具备文件存储、检索、安全和合作工具。数据显示，高效的文档检索可以减少企业每年高达数千小时的办公时间浪费1。
文档的安全管理同样关键。系统应提供强大的权限设置和访问控制，确保敏感信息只能被授权人员访问。此外，实时协作功能使团队成员可以同时编辑文档，极大提高了工作效率。
最后，自动化流程是现代文档管理系统的标配。从文件归档到审批流程，自动化减少了人工操作的需求，减少错误，加速决策过程。
三、确保性价比的选择策略
选择文档管理系统时，性价比是一个不能忽视的考虑因素。良好的系统不仅功能全面，还应当提供适合企业预算的定价模型。据统计，合理的文档管理系统投资回报率可高达400%2。
为了确保性价比，您应考虑系统的可扩展性。随着企业的成长，系统应能够无缝升级，支持更多用户和更大数据量，而无需频繁更换解决方案。
同时，客户支持也是性价比的重要组成部分。优质的客户服务可以帮助您解决使用过程中的问题，确保系统稳定运行，这在长远来看，可以节省大量维护成本。
四、用户友好性和可扩展性评估
用户友好性对于任何技术解决方案的采纳率至关重要。一个直观的用户界面和简洁的操作流程可以显著减少员工的学习曲线。研究表明，用户友好的系统可以提高员工满意度，并增加其使用频率3。
此外，考虑到不同企业的成长速度和变化，文档管理系统的可扩展性不容忽视。系统应能支持从小型团队到大型企业的不同需求，包括用户数量、数据处理能力和功能模块的添加。
确保系统的定期更新和技术支持也是评估用户友好性和可扩展性的关键。供应商应提供定期的软件更新，以保证系统与最新的技术标准和安全要求同步。
五、高安全问题的重要性
在处理大量敏感数据的当今世界，文档管理系统的安全性不能被忽视。一个可靠的系统应提供全面的数据加密、定期的安全审计和防止数据泄露的机制。据报道，数据泄露的平均成本已经高达386万美元4。
此外，应急恢复计划也是衡量系统安全性的重要因素。在数据丢失或系统故障的情况下，强大的备份和恢复功能可以确保业务连续性，保护企业免受重大损失。
总之，安全性是选择文档管理系统时的一个不可妥协的标准。确保您的系统供应商遵守国际安全标准，并且能够提供证明其安全措施有效性的案例研究或客户推荐。
总结
选择合适的文档管理系统（DMS）对于任何希望提升文档处理效率和安全性的组织来说都是至关重要的。正如我们讨论的那样，一个好的文档管理系统不仅能够帮助企业有效地存储、管理和检索文件，还能加强合规性，简化协作过程，并增强数据安全。在选择时，重要的是要评估系统的功能、用户友好性、集成能力和成本效益，确保所选系统能够满足特定的业务需求和预算。随着技术的不断进步，文档管理系统将继续发展，带来更多创新的解决方案，以支持企业的数字化转型。因此，保持对最新发展的关注，并根据组织的成长和变化适时更新系统，将帮助您的组织保持竞争力和效率。
常见问答（FAQS）：
1、什么是文档管理系统（DMS）？
文档管理系统是一种用于电子文件存储、管理、保护和检索的软件。它帮助组织有效管理文档的生命周期，从创建、审核到存档或删除。
2、文档管理系统的主要功能有哪些？
主要功能包括文档存储、版本控制、权限管理、文档检索、自动化流程和安全保护等。
3、为什么企业需要文档管理系统？
企业需要文档管理系统来提高文件处理的效率和安全性，确保数据的完整性，简化合作过程，并符合行业合规要求。
