12个项目进度跟踪管理的有效方法
做好项目进度跟踪管理的12个方法：1.决定你的项目进展跟踪方法；2.将项目跟踪视为整个团队的共同努力；3.使用正确的项目跟踪工具；4.确定项目目标并坚持执行；5.使用清单和里程碑；6.让项目干系人了解进展；7.优先考虑有效沟通；8.定期举办项目更新会议；9.建立明确的项目和任务截止日期；10.通过确定客户满意度来衡量进展；11.建立项目状态报告以跟踪项目进展；12.关注正确的项目管理数据。
了解如何跟踪项目进展是项目管理中至关重要的技能，它确保团队不会偏离正确的方向，或者在途中遇到任何延误或风险。
作为项目经理，在任何项目开始时要做的第一件事就是为其制定计划——了解需要做什么、何时做以及由谁来做。然而，仅有项目计划还不足以确保项目的成功，项目的健康与许多其他因素相互依存。那么我们要做什么来确保项目不会出问题呢？答案很简单：不断衡量其进展。
根据项目管理协会的数据，项目平均的失败率是14%，而在成功的项目中，有近50%未按时完成，43%超出预算，32%交付的产品不符合预期。
跟踪项目进展使项目经理能对最新状态保持了解，并在事情不按计划进行时做出及时的应对。
一、项目跟踪是什么
项目跟踪是监控项目实际进展的行为，它涉及从时间和金钱的角度评估进展速度，以及交付成功结果的情况。
在项目控制的过程中，项目跟踪不仅涉及监视项目的实际进展，还包括在任何时候对使用的相关资源进行监控，以及对已完成的任务和里程碑有明确的了解。项目经理可以在这个阶段创建项目状态报告，或者从他们使用的项目跟踪系统中提取这些信息。简单来说，这是一个持续监控和评估项目进展的过程，确保项目按计划进行，并及时了解任何可能的问题。
最为关键的是，项目跟踪的目的是帮助项目经理根据项目过程中的实际情况（如预算和时间表）调整可交付成果。如果项目某个阶段耗时比预期多，项目经理就需求重新预定下一阶段所需的资源，并调整项目交付的时间表。
二、项目进度管理过程中的挑战
项目经理在跟踪项目进展和创建进度报告时可能会面临一系列不同的挑战，比如：
- 沟通不足：当项目管理中没有及时有效的沟通，就很难准确了解项目的进展情况；
- 目标或标准不明确：当团队不知道项目成功的标准是什么，就很难判断离完成有多近；
- 范围蔓延：如果项目的范围在中途发生变化，可能会影响到预算、时间表、资源需求等多个方面；
- 风险管理不足：如果你没有充分考虑项目风险，可能会出现许多未预见的问题。
当参与到项目管理和交付工作，你会明白一个项目的初始计划只能指导到一定阶段。如果团队成员没有按照计划时间来工作，就会对项目预算和完成日期产生重大影响。简单来说，如果团队成员的工作不符合计划就可能会导致项目超出预算和延期。
三、如何做好项目进度管理？12个技巧
无论你是通过看板来查看进展，还是使用甘特图来全面了解项目的情况，沟通都是确保每个人都在同一进度上的关键。通过在整个项目中交流信息，从任务分配到项目阶段，再到预算，直到整个时间表，都使得跟踪工作变得更容易。
沟通和信息交流很重要，但使用合适的项目管理工具也是关键，因为它可以帮助你更有效地衡量项目的进展。当团队成员协同工作时，可能你不想过于频繁地收集数据，或者无缘无故地打扰他们。通过访问项目管理工具，其他团队成员可以查看项目进度并及时更新他们的工作状态。
以下提供了一些简单的方法和工具，以便有效地监控项目的进展。
1.决定你的项目进展跟踪方法
你可以使用定量和定性方法来监控进展。定量方法是查看诸如成本、时间和里程碑等数字指标。定性方法则是使用调查数据和定期团队会议来跟踪进展。
在跟踪项目进展时，你需要同时使用定量和定性的方法。定量方法可以提供坚实、可量化的数据，这些数据可以与项目的利益相关者共享，并且减少了人为偏见的影响。而定性方法则提供了主观的数据，有助于识别项目中可能存在的瓶颈或难题。两种方法各有特点，结合使用可以更全面地了解项目的实际情况。
2.将项目跟踪视为整个团队的共同努力
成功完成一个项目需要整个团队的共同努力和合作。这不仅在项目执行阶段，还同样适用于项目跟踪阶段——你需要与团队成员及其他参与人员协商，并定期向上级报告进展。让每个人参与项目跟踪是非常重要，这有助于确保项目的顺利进行，并增强团队之间的沟通和协作。
最好的方法是在一开始就让整个团队聚在一起，并让他们参与跟踪。如果他们理解跟踪项目的重要性，并对正确执行负责，那么它就成为了他们角色的成功衡量标准。
同时，当你到达项目的最后阶段，一切进展顺利（希望如此）时，你可以与团队成员一起庆祝成功。
3.使用正确的项目跟踪工具
项目跟踪软件减轻了进度管理过程中的许多手动工作，比如当查看项目状态时，它可以节省大量时间；可以快速生成报告，并更深入地了解项目与目标的对比情况。
市场上有许多不同的项目管理软件以供选择，每个选择都有不同的优点和适用性。但该工具必须具备实时同步功能，帮助你查看实际进展。比如PingCode这款工具可以提供项目计划包括资源可见性、跟踪里程碑、跟踪度量项目效能指标。
延伸阅读：《2023年排名前十的项目管理系统盘点》：https://docs.pingcode.com/blog/tool/16767.html
4.确定项目目标并坚持执行
如果一个项目没有明确的目标，就无法有效地跟踪和评估项目的表现。关键在于设定能够帮助团队成员实现整体目标的具体目标。这些目标应该是“SMART”的，即：
- 具体（Specific）：目标应该明确清晰，没有模糊不清的地方。
- 可衡量（Measurable）：目标应该可以量化，以便可以跟踪进展和判断是否已完成。
- 可实现（Achievable）：目标应该是现实可行的，既有挑战性，又不是不可能实现的。
- 相关（Relevant）：目标应该与项目的整体目标和团队的使命紧密相关。
- 有时间限制（Time-bound）：目标应该有明确的截止日期或时间框架。
通过设定符合这些标准的目标，项目团队可以更有效地组织工作，跟踪进展，并确保项目的成功实施。
5.使用清单和里程碑
每当开始一个新项目时，都要将其分解为由里程碑标记的阶段。例如将项目分为以下阶段：
- 客户入职
- 项目构思和计划
- 项目执行（进一步分为编号或命名的阶段）
- 项目提交
- 项目最终审查和编辑
将每个阶段里程碑进一步拆分为可执行的任务，并分配给不同的团队成员，为每项任务创建清单。这样，你可以通过查看项目所处的阶段以及每个阶段下已完成的工作量来跟踪进展。
6.让项目干系人了解进展
在跟踪项目进展时，与所有相关干系人分享近况和项目信息非常重要，这对项目经理和项目本身都有一系列好处：
- 让你有更多的动机来确保项目按计划进行；
- 让项目的干系人了解可能出现的问题；
- 有助于管理对项目完成时的期望，以及项目完成后的外观或结果；
- 如有必要，它还为项目经理提供了重新评估预算或时间表的更多选择，以便更灵活地调整项目的方向。
你可以每周、每两周、每月，或在适合的任何时候发送项目报告给干系人。
7.优先考虑有效沟通
这一点是与让项目的干系人了解整个项目的进展情况紧密相连。如果干系人不理解你的更新信息，那么更新项目的状态就没有意义。如果你与团队的沟通不流畅，那么跟踪项目的进展就会变得更加困难。
沟通策略的运作方式与前文提到的项目目标有相似之处。通过明确定义有效沟通的含义，并围绕沟通设立明确的期望，这样将能更容易地跟踪项目的进展。
同时，项目经理不应该通过沟通来增加项目团队压力。有效的沟通是关于尽可能高效地传递和接收信息，而不仅仅是分享例如甘特图这样的复杂信息，并期望每个人都能理解。有效沟通应该是清晰和直接的，而不是淹没人丢进信息的海洋。
8.定期举办项目更新会议
这是衡量项目进展的纯定性方式。
项目经理需要设定项目更新的日程安排，并让负责的团队向项目经理报告已完成的工作。例如，可以进行每周或每月的会议。这些会议不应该频繁到干扰正常工作，但应该足够频繁，以便始终了解项目和任务的进展情况。
举办这些更新会议的最佳之处在于，它们提供了与团队面对面交流的机会，这比每个截止日期仅通过电子邮件更新的方式要好得多。这种交流方式让项目经理了解项目进展及背后原因，无论是否符合目标，都应该展示出对项目的兴趣和参与。
通过这些会议，你还可以了解团队可能正在努力克服的障碍，并了解项目是否在其预定的范围和预算内进行，从而更好地掌握项目的整体情况。
9.建立明确的项目和任务截止日期
许多项目是大型的，需要数月甚至数年才能完成。如果没有明确的项目时间表和截止日期，就很难判断项目是否在正确的轨道上。
但如果能将项目分成不同的阶段，创建里程碑，或者为项目内的关键工作设定最终截止日期，那么跟踪项目的进展就会变得容易得多。
截止日期对你和团队都具有激励和驱动作用。例如，如果你正在进行一个为期三个月的项目，过程中你可能会失去紧迫感。但是，如果有一个任务需要在一周内完成，那么这会增加您完成任务的动力。
设定的截止日期也应该是符合实际的、清晰的、可衡量的，并且需要与团队共享——这样的截止日期有助于确保项目进行，并鼓励团队一起努力。
10.通过确定客户满意度来衡量进展
许多人在跟踪项目进展时会寻找使用基于数字的指标，如成本和投入的时间。但其实客户满意度也是一种有效的衡量项目进展的方法。
这种衡量方式对于长期项目特别有用，而做法就是直接询问客户对到目前为止已完成工作的满意度。为了实现这一目的，可以选择以下两种方法中的任何一种或两者结合：
- 每月或每季度与客户举行会议，了解他们对项目的反馈。这样做还有助于建立与客户的关系。
- 向客户发送反馈或满意度调查，让他们评估工作、服务和沟通的质量。调查应保持简短，并添加客户书面反馈的部分，以便更全面地了解客户的感受。
总的来说，这段话强调了除了常规的数字指标外，还应该关注客户满意度，并提供了一些具体的方法来衡量和了解客户的满意度。
11.建立项目状态报告以跟踪项目进展
项目进展报告能让你及时了解项目的现状，这对许多项目来说是非常重要的。有些项目可能每周都需要报告，有些则不需要那么频繁。
你首先要搞清楚哪些信息对你来说是有用的，以及这些信息对别人是否也有用。 这样的报告的主要目的是告诉你项目现在进行到哪一步，以及为什么会这样。报告应该写得足够简单，以便几乎所有人都能理解，尤其是那些需要决定项目下一步怎么走，或者需要了解项目进展的团队成员。
12.关注正确的项目管理数据
项目经理在跟踪和报告项目进展时，可能会陷入过于关注细节而忽略整体情况的问题。虽然深入了解团队成员是如何完成任务的细节非常重要，但有时候还有更重要的数据需要注意。
例如，项目经理需要密切关注一些重要的项目数据，如完成时间、预算、项目范围的扩大以及风险评估。此外，项目经理还要注意资源的使用情况和团队成员的工作量。
写在最后
当你在进行一个项目时，仅仅打造一个好的最终产品是不够的。你还需要确保项目能按时完成，并且不超出预算。如果一直在积极地跟踪项目的进展，就更有可能实现这些目标。
这一过程中一些专业的项目跟踪软件（比如PingCode、Worktile）可以帮助你。在项目开始时，可以用它来设定目标和期望，并在整个项目过程中监控进展。这样可以随时了解项目的最新情况，从而做出明智的决策，并增加成功交付一个满足所有要求的优秀最终产品的机会。
