中大团队都在使用的7款文档管理系统（私有部署）
本文介绍了7款优秀的文档管理系统，包括PingCode、Worktile、MrDoc、Paperless-ngx、Papermerge、MediaWiki和语雀。这些系统各有优势，适用于不同规模和类型的团队，能帮助团队提高效率、保障数据安全性和促进团队协作。
根据信息与图像管理协会 (AIIM) 的统计， 75% 的公司使用不止一种文档管理解决方案。这既反映了当今公司必须监管的信息规模，也反映了可用解决方案的多样性。出于多种不同的原因评估文档管理软件，但大多数都属于以下常见场景之一：
- 数字化公司文档：希望通过数字化纸质记录实现无纸化的组织通常会寻求独立的文档成像应用程序来帮助快速上传这些记录，而无需手动扫描它们。成像应用程序有时是更大的集成套件的一部分，该套件提供用于跟踪、存储和检索这些数字记录的附加工具。
- 保护敏感记录：某些行业的公司必须遵守政府法规，规定如何存储和访问记录。这些法规通常要求组织以数字格式保存历史和当前文档，并限制谁可以访问它们。这些公司经常寻求旨在帮助合规性的文档管理应用程序，并包括审计跟踪和基于角色的权限等功能。公司还应该考虑虚拟数据室，它提供标准文档管理系统所缺乏的更多功能和保护。
- 组织文档系统：许多公司在查找和访问文档时遇到困难。例如，文档可能存储在多个位置，包括网络驱动器、个人桌面和基于网络的文件共享平台，这在某些情况下可能违反公司政策。这些买家寻求统一文档存储，以便员工可以轻松、安全地访问文档。
- 许多大型组织经常寻求企业内容管理 (ECM) 解决方案，这是更全面的系统，通常包括记录和数字资产管理应用程序等。
- 寻求特定于行业的解决方案：某些公司需要针对其组织中的特定文档生命周期量身定制的解决方案，并包括案例或合同管理工具。文档管理软件有助于自动化和跟踪这些记录的独特工作流程，以提高效率，同时确保不会遗漏任何步骤。
1.最适合技术团队的文档管理系统：PingCode
PingCode 是国内很多团队推荐的知识库工具之一，产品口碑很好，小红书、长城汽车、华夏基金等都是其客户。PingCode支持私有部署、定制化以及麒麟信创等一些国产化需求。因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队的使用体验可能远超其他团队。 但销售、市场、财务等非技术团队也同样能使用。
PingCode 知识库工具功能包括但不限于：
- 多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；
- 文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；
- 支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；
- 与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；
- 页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；
- 支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；
软件优点：
- 产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；
- 为25人以下团队免费提供基础版本；
- 国产化，支持信创、麒麟等；
- 国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；
软件缺点：
- 不支持多语言；
- 无法满足百度百科这类知识库的搭建；
【地址：PingCode】
2.综合型文档管理系统：Worktile
Worktile 针对企业文档、图像、音频、视频等文件的储存打造了企业网盘模块，并且提供无存储上限的网盘，以及安全高速的上传、下载及预览体验。支持私有部署，定制化开发等需求。
在功能上Worktile 是一个工具集合，它具备OKR目标管理、项目管理、项目集管理、项目计划、项目风险、项目成本管理、企业网盘、审批、简报等能力。并且具备强大的自定义能力，能够配置出符合各种项目团队的流程、表单、字段、数据报表，以及具备丰富的模板市场。
在整体上，Worktile 被广泛用于电商、市场活动、律所项目、生产制造、行政、财务、设计、工程、教育、科研等几乎包含所有类型的项目。
优缺点：作为企业网盘满足文档管理需求，同时也能满足企业大部分管理需求，所以非常适合中小企业，避免买多个工具。缺点就是不纯粹，对只找企业网盘的企业来说多很多没用的功能。
【地址：Worktile】
3.适合小团队的开源文档系统：MrDoc
MrDoc 觅思文档，是一款自托管、私有部署的在线文档管理系统和知识库。整个系统分为开源版和专业版，不过开源版已经很满足很多的业务场景。总结下来它有这样的几个特点：
- 支持使用「Markdown」和「富文本」创建文本文档、支持多种方式对文集、文档的浏览权限（公开、私密、指定用户可见、访问码可见）
- 协作权限（初级协作、高级协作）以及用户的创作权限进行控制。
- 除了网页Web端，还支持浏览器扩展、桌面客户端（Windows、Linux、macOS）、APP端（安卓、IOS）、小程序端
MrDoc是一个适合个人和小型团队的文档、知识、笔记在线文档管理系统。这个系统使用的是Python开发，搭建也非常的简单。你完全不用担心不会Python，而担忧系统搭建，官方也有几种搭建方式，从我个人搭建的方式来说，推荐使用Docker搭建，差不多几分钟就能搭建成功。
【地址： https://www.mrdoc.pro/ 】
4.开源文档管理系统：Paperless-ngx
一个开源的文档管理系统，最大的特点是可以将你的物理文档转换成可搜索的在线档案，从而减少纸张的使用。它内置了OCR功能，可以自动对上传的扫描文档执行OCR。能够识别文档中的文字，并将其转换为可编辑和可搜索的文本格式。 然后对文档进行分类和索引，你可以随时搜索查阅。
主要功能：
- 组织和索引文档：使用标签、通信者、类型等对文档进行分类和索引。
- 执行OCR：对文档执行光学字符识别（OCR），即使是只有图像的文档也能添加可搜索和可选择的文本。
- 支持多种语言：利用开源的Tesseract引擎识别超过100种语言。
- 文档保存格式：文档以PDF/A格式保存，这种格式设计用于长期存储，同时保留未经修改的原始文件。
- 机器学习自动标记：使用机器学习自动为文档添加标签、通信者和文档类型。
- 支持多种文件类型：支持PDF文档、图像、纯文本文件、Office文档（Word、Excel、Powerpoint及LibreOffice等价物）等。
- 直观的Web应用：提供定制化仪表板、过滤器、批量编辑、拖放上传、定制化视图、自定义字段、共享公共链接等功能。
- 支持全文搜索：提供自动完成、相关性排序、高亮显示匹配查询的文档部分等搜索功能。你可以使用关键词、标签或其他元数据进行搜索。
官网：https://docs.paperless-ngx.com
5.数字档案的长期存储：Papermerge
Papermerge是一个开源文档管理系统（DMS），专为归档和检索数字文档而设计。
您可以快速扫描它们，并将扫描仪配置为直接上传到Papermerge DMS，而不是将成堆的纸质文档放在办公桌、办公室或抽屉里。该系统的主要功能包括文档的扫描、上传、分类、标签、搜索和分享。Papermerge的设计理念是使文档管理过程更加简单、高效，同时保持对用户隐私和数据安全的重视。
在Papermerge中，用户可以将纸质文档转换为数字化格式，然后进行归档和索引。这不仅可以减少对物理存储空间的需求，还可以方便地共享文档和协作。Papermerge支持多种文件格式，包括PDF、JPG、PNG等，同时还可以对文档进行OCR识别，提高检索的准确性。
功能亮点：
- 支持pdf、jpg、png、tiff格式的文档
- 类似桌面的用户界面
- OCR – 用于提取文档索引文本
- 全文搜索
- 文档版本控制（对文档的所有操作都是非破坏性的）
- 每个文件夹/文档/页面的用户定义元数据
- 标签 – 为文档或文件夹分配彩色标签
- 文档和文件夹 – 用户可以在文件夹中组织文档
- 多用户（组、角色）
- 用户权限管理
- 文档权限管理
- REST API
- 页面管理 – 删除、重新排序、旋转和提取页面
- 基本自动化
此外，Papermerge还具备权限管理功能，允许用户设置不同的访问权限，以确保文档的安全。同时，该系统还支持多语言界面，方便不同语言的用户使用。
总之，Papermerge是一个功能强大、易于使用的开源文档管理系统，适用于个人、团队和企业，可以帮助用户高效地管理数字文档。
【官网：https://docs.paperless-ngx.com】
6.开源知识库：MediaWiki
MediaWiki 是网络上受欢迎的开源wiki软件，知名的维基百科就是基于它搭建。它是用PHP编写的，所以你可以轻松地开始使用LAMP堆栈部署此解决方案。该软件还附带许多扩展，所以你可以扩展wiki的功能。 MediaWiki 的核心功能包括富文本编辑器、版本控制、用户管理和权限控制、多语言支持、强大的搜索和导航功能、模板和分类组织内容等等。
优缺点分析：MediaWiki是一个免费的Wiki，不过这是一个开箱即用的工具，它需要开发人员配置开发等才能投入使用。价格：MediaWiki是免费的。【官方地址：https://www.mediawiki.org/wiki/MediaWiki】
7.小团队在线知识文档管理系统：语雀
语雀是2015年才在蚂蚁内部孵化的项目，2022年发布移动端，所以功能并不成熟。和其他知识库工具一样，使用了“结构化知识库管理”，形式上类似书籍的目录。 与其他产品可以随意建立文档不同，语雀上的每一篇文档必须属于某一个知识库，语雀希望通过这样的产品设计，来从源头上帮助用户建立起知识管理的意识，培养良好的知识管理习惯。除此以外，它能够满足“卡片笔记”这种方法论下的笔记记录方式。功能上具有全局搜索、插入功能丰富（比如思维导图等）、画板功能好用、操作体验不错。
优劣势分析：优点是免费版本能够满足大部分人的需求，产品细节体验好。但缺点也明显，移动端功能非常有限、更适合个人，团队协作能力较弱；无法保持登录，经常需要重复登录——有些用户吐槽交互设计反人类。
价格：99元/人/年起
【官网：https://www.yuque.com/】
结语
选择一个既适合团队需求又支持私有化部署的文档管理系统是提高效率、保障数据安全性和促进团队协作的关键。本文综述了7款优秀的文档管理系统，每个系统都有其独特的优势和适用场景。无论您的团队规模如何，或者您面对的是哪种类型的项目挑战，都可以在这些系统中找到适合您需求的解决方案。
选择合适的系统时，考虑系统的功能、用户体验、定制能力、安全性和成本效益等因素至关重要。通过对比这些系统的关键特点，您可以更好地了解哪个系统最适合您的团队和业务目标。此外，实施过程中遵循最佳实践和策略，确保您的团队能够充分利用所选系统的所有功能，从而最大化其潜力。
我们鼓励您深入研究每个系统，考虑您自己的团队和项目需求，并选择最能帮助您实现目标的文档管理系统。正确的工具可以显著提高工作效率，促进更紧密的团队合作，最终推动您的项目和业务向前发展。
常见问题解答
Q1: 私有化部署的文档管理系统有什么优势？
A1: 私有化部署的文档管理系统可以提供更高的数据安全性和隐私保护，允许企业根据自身的安全政策和合规要求来控制数据。此外，它们还能提供更灵活的定制选项和集成可能性，以满足特定的业务需求。
Q2: 我的团队规模较小，我仍然需要一个文档管理系统吗？
A2: 是的，无论团队规模大小，文档管理系统都能带来显著的好处。对于小团队来说，一个好的文档管理系统可以帮助提高组织效率，确保信息的一致性和可访问性，以及简化协作过程。
Q3: 我应该如何选择适合我的团队的文档管理系统？
A3: 选择文档管理系统时，应考虑多个因素，包括但不限于系统的功能、易用性、定制能力、安全性、技术支持和成本。评估这些因素时，务必考虑您的团队特定需求和业务目标，以确保所选系统能够满足这些需求。
Q4: 引入文档管理系统后，我应该如何培训我的团队使用它？
A4: 成功实施文档管理系统需要有效的培训和支持。您可以通过制定详细的培训计划、提供培训材料和视频、组织实践工作坊，以及设立问答环节来帮助团队成员熟悉新系统。此外，选择提供良好技术支持和用户社区的系统也非常重要，以便在遇到问题时能够快速获得帮助。
Q5: 如何确保文档管理系统的安全性？
A5: 确保文档管理系统的安全性需要从多个方面着手，包括选择提供强大安全功能（如加密、多因素认证、访问控制等）的系统、
