避免项目失败的六个基本关注点

避免项目失败的六个基本关注点

1. 项目团队的首要地位（People First）

• 核心观点：项目的成功依赖于团队成员。
• 关键行动：
  • 认可与庆祝：当团队成员做得好时，无论大小，都应予以认可和庆祝。这有助于保持团队的积极性和动力。
  • 倾听与支持：项目经理需要倾听团队成员的问题和疑虑，并提供一个他们可以信任和寻求帮助的环境。

    记住，你的项目之所以会成功，是因为参与其中的人。你有主题专家、指导委员会、客户，甚至可能还有更多的利益相关者，他们在项目中都扮演着重要的角色，并受到项目成功的影响。每个人都在努力实现同一个目标，但有时你可能需要提醒人们这一点。作为项目经理，你的工作是保持他们的积极态度，确保他们清楚自己被期望做什么，并且他们的声音被听到。你如何做到这一点呢？把他们放在首位。当你的团队成员在某些事情上做得非常好时，无论大小，都要庆祝他们的成功。当你投入了大量的努力和精力，但没有人认可时，这是极其令人沮丧的。所以，成为认可你团队成员的那个人！这可能就像发送一封祝贺邮件或组织一次团队午餐一样简单。但确保你正在做一些认可你的团队成员的事情。此外，当他们带着问题和问题来找你时，确保你真的在倾听他们。当你的团队成员知道他们有一个值得信赖的地方寻求帮助和表达他们的担忧时，将会有更多的诚实、积极和最终的生产力。

2. 明确流程和策略（Clear Processes and Strategies）

• 核心观点：项目初期应建立明确的标准和流程。
• 关键行动：
  • 沟通与文档：良好的沟通不仅仅是口头上的，还包括文档记录和存储。确保所有团队成员都能访问到所有项目文档。
  • 文档更新：保持项目文档的更新，以便团队成员能够获取准确的信息。

如果你没有在项目开始时花时间就某些标准达成一致，人们可能最终会意见不合，事情很快就会变得混乱。最终，这归结为良好的沟通。但是当你管理一个项目时，良好的沟通不仅仅是倾听和给出清晰的指示。它还涉及文档和文档存放的位置。每个项目上的首要任务之一是确保有一个中央位置，你的团队成员可以访问以找到他们所需的所有项目文档。你还需要确保你正在跟踪文档并保持其最新。项目文档是团队成员可以找到他们需要的确切信息的地方。如果你感觉你的项目中有很多沟通不畅和误解，这可能是最大的原因之一。

3. 获得认可（Buy-In）

• 核心观点：项目的基础是所有相关方的共识。
• 关键行动：
  • 启动会议：在项目启动会议上，准备好项目团队需要了解和同意的关键事项。
  • 共识内容：包括项目章程的审查和签署、会议频率的一致、项目后勤和团队期望的一致、工作分解结构（WBS）任务、截止日期和责任的创建。

      买断（Buy-in）很重要，因为它为你的项目提供了坚实的基础和起点。当每个人都同意了你项目的基本方面时，就没有空间再产生混乱或让人们按照自己的方式行事了。在项目开始时更容易获得买断，但如果你正在进行一个陷入困境的项目，你仍然可以实施这一点。理想情况下，你会在启动会议上做到这一点。获得买断的最佳方式是在启动会议上准备一个项目团队的包裹，解释他们需要意识到并同意的所有关键事项，以便开始成为积极的参与者。

这应包括：

• 审核并签署项目章程
• 会议频率
• 项目后勤和团队期望
• 创建工作分解结构（WBS）任务、截止日期和责任，以完成项目计划

通过这种方式，确保所有团队成员都对项目的目标和期望有共同的理解，这有助于减少误解和冲突，为项目的成功打下基础。

4. 实施经验教训（Implement Lessons Learned）

• 核心观点：通过总结经验教训来提高项目成功率。
• 关键行动：
  • 定期会议：在项目生命周期的任何时候都可以举行经验教训会议，甚至可以多次进行。
  • 信息收集：如果是第一个项目，可以从组织中收集过去项目的信息，以指导当前项目的改进。

举行经验教训会议是提高项目未来成功的最佳方式之一。经验教训会议有助于提高团队协作和信任，并使团队整体更有效，因为你们所有人都对需要改进的重要事项有共同的理解。好消息是，你可以在项目的任何时候进行这个会议。实际上，在整个项目生命周期中多次进行经验教训会议通常是值得的。如果这是你的第一个项目，你可以从组织中收集过去项目的信息，然后使用这些信息来指导你当前项目的改进领域。如果这不是你的第一个项目，你可以加上你过去经验的专业知识，来指导这个项目的改进领域。举行经验教训会议还将给你的团队成员一个机会，就实现更多成功和更顺畅项目所需的改进提供他们的输入。强调了在项目管理过程中，定期举行经验教训会议的重要性，以及它如何帮助团队成员分享见解，识别改进领域，并提高项目的整体效率和成功率。

5. 管理期望（Manage Expectations）

• 核心观点：从项目开始就管理好期望。
• 关键行动：
  • 开放式沟通：在项目开始时，让团队成员表达他们的期望和担忧，确保大家对项目的期望有共识。
  • 持续沟通：在项目过程中，持续的沟通有助于管理期望，确保团队成员在遇到问题时能够保持开放和一致。

管理期望从项目开始时就开始了。它与获得买断相伴随。但你真正想在项目开始时做的一件事是为人们提供一个表达他们关切的空间。问问你的团队成员他们对项目有什么期待，以及他们有什么担忧。这给了每个人在实际开始项目工作之前公开所有问题的机会。然后，你可以解决关切，分享兴奋，每个人都会对项目期望有共同的理解。在整个项目过程中，当你遇到问题、冲突和误解时，这为你提供了一个更好的起点。人们会更有信心保持开放的沟通，这让你能够管理期望，并确保每个人在整个项目过程中保持一致。从项目初期就开始管理团队成员的期望的重要性，通过开放的沟通和问题解决，确保团队成员对项目有清晰的理解和共同的期望。

6. 处理团队动态（Address Team Dynamics）

• 核心观点：理解团队发展阶段，有助于解决冲突和团队动态的变化。
• 关键行动：
• 团队发展阶段：了解并识别团队所处的发展阶段（形成、冲突、规范、执行、解散）。
• 冲突管理：根据团队所处的阶段，采取相应的策略来处理冲突和团队动态。

消除项目中的问题最关键的提示之一是你需要理解团队动态！了解塔克曼团队发展模型可以使你识别团队在任何给定时间所处的阶段。这将使你能够更好地响应和解决冲突。

团队发展的阶段是：
第一阶段：形成

• 团队成员保持矜持和礼貌，希望给对方留下良好的第一印象。
• 每个人都试图避免冲突。

第二阶段：冲突

• 团队成员开始表达不同意见。
• 权力斗争和人际问题开始显现。

第三阶段：规范

• 团队开始更紧密地合作。
• 团队认同感开始形成。

第四阶段：执行

• 团队清楚自己正在做什么以及为什么要做。
• 关系变得更加牢固。
• 不同意见可以轻易解决。

第五阶段：解散

• 团队完成项目。
• 庆祝成就。

理解这些团队发展阶段将帮助你获得洞察力和方向，了解如何处理冲突和变化的团队动态，以便这些紧张关系不会破坏你的项目。

还有一些关注点

1. 项目团队会议问题：

   • 项目团队会议中可能会充满抱怨和问题，或者项目经理可能每天都在“救火”，努力让项目保持在正确的轨道上。

2. 项目成功的信心：

   • 尽管每个项目都会有问题，但项目经理不应该感觉到项目随时都可能失败。

3. 项目文档的重要性：

   • 提到项目文档是团队成员获取所需信息的地方，强调了文档的及时更新和集中存储的重要性。

4. 项目启动会议：

   • 在项目启动会议上，项目经理应该准备好相关的项目资料，以便团队成员能够了解并同意项目的关键事项。

5. 经验教训会议：

   • 建议在项目生命周期的任何时候都可以举行经验教训会议，这有助于团队成员分享他们的见解和建议，从而改进项目。

6. 团队动态的理解：

   • 塔克曼团队发展模型（Tuckman Model），帮助项目经理识别团队所处的发展阶段，并据此采取相应的管理策略。

7. 项目管理的最终目标：

   • 指出项目管理不仅仅是让项目继续进行，而是要尽可能高效和有效地运行，使团队成员感到满足。

团队管理关注点

团队管理相关的要点，这些要点主要集中在以下几个方面：

1. 团队成员的动机：

   • 项目经理需要保持团队成员的积极性，确保他们清楚自己的期望，并感到被倾听。

2. 团队成员的认可：

   • 项目经理应当认可团队成员的贡献，无论大小，以提升团队的士气和动力。

3. 团队成员的沟通：

   • 项目经理需要确保团队成员在提出问题和疑虑时，能够得到倾听和支持。

4. 团队成员的参与：

   • 在项目启动会议上，通过准备充分的项目资料，让团队成员了解并同意项目的关键事项，从而提高他们的参与度。

5. 团队成员的期望管理：

   • 项目经理需要在项目开始时就管理团队成员的期望，通过开放式沟通，让团队成员表达他们的担忧和期望。

6. 团队成员的动态理解：

   • 通过了解塔克曼团队发展模型，项目经理可以更好地理解团队成员在不同阶段的行为和需求，从而更有效地管理团队。

7. 团队成员的冲突解决：

   • 项目经理需要识别团队所处的发展阶段，以便采取适当的策略来解决团队内部的冲突。

8. 团队成员的协作：

   • 通过举行经验教训会议，项目经理可以促进团队成员之间的协作和信任，提高团队的整体效率。

9. 团队成员的参与和反馈：

   • 项目经理应鼓励团队成员在经验教训会议中提供反馈，以便识别和实施改进措施。

如何在TAPD上进行有效项目管理

结合以上，如何在TAPD（腾讯敏捷产品开发平台）上进行有效项目管理的一些建议：

1. 团队成员的动机和认可（People First）：

   • 在TAPD中，可以通过项目公告或团队动态功能，及时认可和庆祝团队成员的成就。
   • 使用任务和里程碑功能，确保每个成员都清楚自己的责任和期望。

2. 明确流程和策略（Clear Processes and Strategies）：

   • 在TAPD中创建清晰的项目流程图和文档管理库，确保所有团队成员都能访问和理解项目的标准和流程。
   • 利用文档协作功能，保持项目文档的更新和一致性。

3. 获得认可（Buy-In）：

   • 在项目启动阶段，利用TAPD的会议管理功能，组织启动会议，确保所有关键成员对项目目标和计划有共识。
   • 通过任务分配和责任明确，让团队成员参与到项目计划的制定中，增强他们的参与感和责任感。

4. 实施经验教训（Implement Lessons Learned）：

   • 在TAPD中，定期举行经验教训会议，并使用会议记录功能记录会议内容和改进建议。
   • 利用知识库或文档库功能，将经验教训和改进措施归档，供团队成员参考和学习。

5. 管理期望（Manage Expectations）：

   • 在TAPD中，利用项目看板或任务列表功能，让团队成员随时了解项目进度和目标。
   • 通过项目讨论区或即时通讯工具，鼓励团队成员表达他们的担忧和期望，及时调整项目计划以满足团队的期望。

6. 处理团队动态（Address Team Dynamics）：

   • 利用TAPD的团队协作工具，如讨论区和即时通讯，促进团队成员之间的沟通和协作。
   • 根据塔克曼模型，识别团队所处的发展阶段，并采取相应的策略来管理团队动态。例如，在冲突阶段，可以通过团队建设活动或沟通会议来解决团队内部的矛盾。

7. 持续监控和反馈：

   • 在TAPD中，利用项目监控和报告功能，定期检查项目进度和质量，及时发现问题并调整计划。
   • 鼓励团队成员通过反馈机制，如任务评论或项目讨论，提供他们对项目进展的看法和建议。

8. 项目结束和总结：

• 在项目结束时，利用TAPD的总结报告功能，组织项目总结会议，回顾项目成果和经验教训。
• 将项目总结和经验教训记录在TAPD的知识库中，为未来的项目提供参考。 

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作者：Petter Liu
出处：http://www.cnblogs.com/wintersun/
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