第五篇 《小强升职记》

一、找到时间黑洞，找到职业价值观

“时间黑洞”，顾名思义，它会永无止境地吞噬你的宝贵时间。

超市时间黑洞、电视时间黑洞、网络时间黑洞……这些黑洞共同的特点是提供很多相互关联的信息吸引我们的注意力，使消耗的时间在不知不觉中膨胀。

做事之前有预期，并且追求预期的结果，这就是主动运用时间；否则就是被动运用时间，而时间黑洞，就是被动时间的集合。

时间黑洞不仅将“被动时间”吞噬，还会破坏“主动时间”。所以，要学会记录和分析时间，不给黑洞留下任何机会！利用好“时间日志”避开时间黑洞、找到高效时段。

做一个时间统计表，将自己的工作分为“集中精力工作、无意义浪费时间、真正的休息”三种状态，连续五个工作日，每隔一个小时记录下自己究竟处于哪个状态，从早上8点开始到晚上21点结束。在周六上午统计一下在过去的70个小时中，三种状态所占的时间比例。

记录时间日志的好处：a、提醒你珍惜时间，b、分析自己时间的投入与产出，c、找到你的最高效时间段。

二、学习四象限法则、衣柜整理法

1、四象限法则

四象限法则是由著名管理学家史蒂芬·科维提出的一个时间管理理论，该理论把事情按照重要和紧急程度划分为四个象限：重要而且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要而且不紧急。

要分清事情是重要还是紧急，需要了解自己的职业价值观。搞清楚自己的价值观，进而找到工作中重要的事。要找职业价值观，按照书中测试来做。当然不同年龄价值观可能会变。

处理四象限事务的原则：

第一象限：立即去做。但是要思考真的有那么多重要而且紧急的事情吗？。

第二象限：有计划去做。分解任务，提前制作时间规划表，任务分解后，会有很多步骤，你不用记住，因为你记住太多事会压力大，你用电脑系统记，然后用“下一步做什么”来督促自己。

第三象限：交给别人去做。你要明确自己的责任边界，学会拒绝他人身上的猴子。甩掉自己身上的猴子，或者将猴子放回到他的主人身上。例如回避老板，抛回给下属，婉拒同事，推迟老婆，快速解决家里事。真的要接手，接手的猴子要明确对方的想法和预期，这样自己能够顺利开展工作。

第四象限：尽量别去做。适当放松就好。

要事第一原则，在高效能人士的七个习惯里写过，是个很重要的原则。琐事越做越多，要事越做越少。

2、衣柜整理法

“做事靠系统，不是靠感觉。优秀的人有优秀的系统，普通的人有普通的系统，失败的人没有系统。”书中的这句话说得很有道理。要想有效地管理时间首先要建立一套可行的系统。

若干年前的代码写得不规范，又没有认真写文档，那时候埋下的雷，恰好今天引爆而已，你以为临时突发事件真的是‘临时’而且‘突发’？这是看似偶然的必然事件！临时突发事件是无法避免的，只能是降低其发生的概率。为了降低其概率，我们做事就要靠系统，而不是靠感觉，做事如果没有逻辑性，就可能导致现在做的事，是在为未来埋雷。另外，要做好万全准备，应对突发情况。

而衣柜整理法就是这样一套可行的系统。整理衣柜的五个步骤对应时间管理的五个流程。捕捉、明确意义、组织整理、深思、行动。这种时间管理方法称为“衣柜整理法”，即David Allen的GTD方法。

1）捕捉：清空衣柜

利用纸质便签、电子备忘录等一切工具，将工作事项以及突发、新增事项记录下来，放入“收集篮”，很多突然发生的事情，并不一定要立即去做。

2）明确意义：为衣物分类

明确每一件事情的意义，再决定下一步的行动方案，将事情分成“可以行动”和“不能行动”两种。

“可以行动”的事情包括：

a.2分钟行动（比如：打一个电话是2分钟就可以解决的事情）

b.项目（需要多个步骤，并且需要多部门协调的事情）

c.任务（由多个行动组成是自己要解决的事情，比如制作项目进度计划）

d.指派给别人完成的事情

e.特定时间做的事（比如下周三要交报告）。

“不能行动”的事情包括：

a.垃圾事件（浪费时间、浪费生命的事情）

b.将来某时要做的事情（比如：哪天有空一起去打球）

c.参考资料归档等。

3）组织整理：将分类的衣物重新储存

明确事情的意义后，将工作分入3个清单和1张日程表中。

将来清单：记录未来要做的事，每周翻开来回顾，看看有没有什么事情可以孵化成行动。

行动清单：这是每天的主要清单，完成一项行动后，就划掉一项。

项目清单：记录和项目相关的一切，方便随时补充。

日程表：存放特定时间要做的事情，比如开会、约会等等。

4）深思：对衣物做到心中有数

每天下班和每周这两个时间段对任务清单进行深思，至少会获得三个好处：孵化杂事、产生灵感、提升高度。

每天下班前问自己4个问题：

今天做了些什么？

对哪些比较满意，哪些不满意？

推进了哪些重要的事？

明天的规划是什么？

每周回顾时要5件事情：

整理办公桌或收拾家里的环境；

检视将来清单、行动清单和项目清单，浏览一下看看下一步应该做些什么；

检视日程表，看看下周有哪些会议或约会；

回顾本周收集到的一些资料；

回顾年度目标

5）行动：选择最佳方案来执行

David Allen提出：我们的工作和人生可以划分成6个高度去进行检视和规划,具体如下：

原则（五万英尺）：思考自己的价值观、原则和目标，这是工作的灵魂所在。

愿景（四万英尺）：包含3-5年的工作目标，可以是职位的，也可以是组织能力、协调能力等。

目标（三万英尺）：比愿景更细化的东西，通常是在一年内可以有一个阶段性的成果。

责任范围（两万英尺）：要想把生活中和工作中的每一个角色扮演好，需要执行一些任务，拉近现实与期望的距离。

任务（一万英尺）：要将注意力放在眼前的任务上。

下一步行动（跑道）：将以上所有的任务放入清单，逐一完成。

三、如何战胜拖延，如何要事优先，如何处理临时突发事件

学会臣服

要想告别拖延症，学会高效管理时间，要学会臣服。臣服精力、臣服环境、臣服天性。人的精力是有限的，并且随着持续的工作精力会越来越下降。

人的大脑有两个天性：第一，大脑喜欢做简单的事情；第二，大脑对有时间底线的事产生紧迫感。

所以，可以利用番茄工作法来改变工作节奏，这是对精力的臣服，不和精力直接对抗，而是让精力还没有透支的时候就休息、恢复。

番茄工作法如下：

1）选择一个行动：一个明确的可以立即执行的行动。

2）倒计时25分钟作为一个番茄时间，你预估完成行动需要几个番茄时间（即吃掉几个番茄），然后在番茄时间内不间断工作。

3）每吃掉一个番茄休息5分钟，连续吃掉3个蕃茄休息15分钟。

番茄工作法要耗费大量的精力，是超负荷状态，所以我不建议用得太频繁，我每天最多吃8个番茄，多了就消化不良了。（番茄钟不一定是25分钟，可以15分钟或者40分钟，自己根据时间调整）

四、如何养成一个好习惯

在职场中，培养一个优秀的习惯将有助于我们成为一个出色的职场精英。首先我们养成习惯，然后习惯改变我们。无论天才还是普通人，习惯都是从笨拙到熟练的过程。培养习惯的秘诀是少、慢，而不是多、快。

通过三步法帮助我们培养习惯：

1）首先找到驱动力

驱动力大于约束力。

养成习惯就是打开一扇从里面锁住的门，用约束力在外面猛砸有时也管用，但不如用驱动力从里面打开那样优雅、有效。力量来自于你的内心。

2）再微不足道的成就都要大肆庆祝

完成任务的时候要给自己奖励，让生活充满仪式感。任何东西的价值，来自于我们赋予它的意义。

培养习惯要用阶段性激励代替强制处罚。激励的力度要逐渐增加，不能刚坚持十天就给自己一趟出国游，要确保成就和奖励程度之间的匹配程度。

3）培养习惯不是一个人的事

找到志同道合的人，一起来培养一个良好的习惯，互相监督互相鼓励。比如想要早起，就加入早起打卡群。

五、如何让想法落地

1）用SMART法则厘清目标

SMART原则是制定目标的5个法则：

S-Specific：目标要明确，不能模糊不清。

M-Measurable：目标要可衡量，是否有一个实现目标的标准。

A-Attainable：目标可实现，是经过努力可以实现的。

R-Relevant：目标要与其他目标具有相关性，完成此目标对其他目标有帮助。

T-Time-based：目标要有明确的截止期限，在一定的时间内达成才有意义。

2）用思维导图梳理计划

用思维导图来发散和梳理思路。

制定目标后，项目框架、工作计划、头脑风暴都可以用思维导图来梳理。

先考虑影响项目的因素有哪些，然后针对每项因素进行发散性思维，之后精简想法，从可行性角度对这些想法进行筛选和过滤，形成一份计划。

3）用甘特图来掌控进度

甘特图是用来评估总体进度的。

制作甘特图，首先要了解项目有哪些关键节点和任务，任务超前或滞后完成关系不大，但是关键节点进度滞后，就需要重新调整计划；其次要把控关键节点和任务的截止时间；之后分工明确，每项工作都要有专人负责，多人负责的要标明主要负责人。

思维导图和甘特图用途不一样，思维导图是用来发散和梳理思路，甘特图是用来评估总体进度，所以，如果是一个时间跨度比较久的项目，或者多个项目同时进行，甘特图就可以派上用场。

4）用九宫格来平衡人生

九宫格的作用是让我们更加均衡地去看事情，我们要关注到心灵/成功日记”，“心灵/微梦想”，“心灵/事业”，“情感/人际关系”，“情感/家庭”心智/阅读、技能”，“健康”，“财务”等各个方面，每个人都身兼多职，既是白领，又是妻子或丈夫，也是父母的儿女，如何做到家庭和事业的平衡，可以参考作者的九宫格，活学活用，改造成自己的模板。

六、如何建立高效办公区，逐步走向高效率、慢生活

花半小时彻底清理办公环境，建立高效办公区:

1．电话放左侧，以便接电话时右手记东西，电话旁准备便条和笔。

2．桌面正前方区域为办公区，平时保持空、净。

3．前方左右两侧可以放当天需要处理的资料、文档、待办事项本，处理完后每天清空这两个区域。

4．常用文具放右手前方比较好拿的位置。

5．工作相关资料可以用透明文件盒搭配文件夹来整理，竖起来摆放，也可放一个搁架，下面放文具和笔记本。

6．番茄工作法用的倒计时器。

7．整天都用电脑的，就放在正面，不是整天用的就放在侧面。

大多数人对时间管理的认识仍停留在不浪费时间、抓紧每分每秒、在同样的时间内做更多的事这样粗浅的层面上。

事实上，时间是不能用来管理的，能管理的是我们的精力。

时间管理并不是追求在1个小时内能做3件事或者是5件事，时间管理的目的应该是充分利用时间来创造最大的价值。

时间的流逝都是不以任何人的意志为转移的。我们能做的是在不停流逝的时间中把握好工作和生活的节奏，保持平和的心态，对自己的成长和发展负起责任。

本书金句：

过程很重要，结果更重要，因为真正产生影响的是结果。

利用RSS看新闻，节约时间，不被垃圾网页浪费时间。

时间管理方法，最重要的是适合你，其实不管是‘四象限法’还是‘时段工作法’，用得好了都可以大大提高你的工作效率。

大脑不擅长记忆，擅长思考，不要让大脑做它不擅长的事。

压力是因为焦虑，焦虑是因为缺乏掌控感所造成的，等你做好时间管理，慢慢你就对工作有掌控感，视野就会提升。

老付有一种“高效率，慢生活”的生活方式：吃饭的时候就吃饭，感受食物的美味；走路时就走路，感受脚与地面接触的踏实。

如果你不能把事情明确地写下来，那么就极有可能做不到（游戏吸引人有个很大的特点，就是它把每一步需要做什么写的明明白白，人不需要思考直接做就好，而生活却不是这样，没有人一步一步指导你，所以你不仅迷茫而且累，并且游戏完成一点点小任务就会奖励你，工作中缺不会，所以我们要自己奖励自己，再小的成就都要奖励自己。）

领导，永远和你用商量的口吻，却永远没有商量的余地。

9 . 走到今天，我才体会到，人生就像是在雪地里行走，向后看，是自己一路走来的轨迹；向前看，是白茫茫的一片。不要问‘该往哪走’，只要回答‘想往哪走’。自己的双脚就是书写历史的工具。

10.在过去的6个月没有用过的东西，现在也不确定今后是否用得上，就直接扔掉。（断舍离这本书提到过）

时间黑洞问题，源于脑袋喜欢做简单的事情，解决办法就是，先做一天当中最难的事情，做完了最难的事，做次难的事，那么剩下的简单的事情，有一天的好心情做。

行动、任务、项目，都要从下一步行动开始执行，但决定下一步行动的方式不同，很多人都没有把这个剥离清楚，特别是职位从执行者到管理者过渡的时候，做事的方式并没有从做任务过渡到做项目，所以特别拧巴。任务下的行动基本由自己独立完成，而项目可能是由多个人共同完成，并且它们关注的重点也不一样，做一个任务关注的重点是事情本身，而做一个项目关注的重点是与人的沟通协调。

高效工作小习惯:

1．找出重要的事情在高效时段内完成。

每天早晨别一上班就急着投入工作，先看看今天工作的重点是什么，哪些事情是重要并且紧迫的。将这些事情安排在你的高效时段完成。

2．回顾你需要发布或者呈送给上司的资料。

我们不可能第一次就把事情做到尽善尽美，自己编写的材料就是自己的名片，在这上面不要吝啬时间，或许它们能让别人对你刮目相看。

3．看新闻用RSS。

现在很多网站包括Sohu在内都提供RSS的阅读方式。这样的好处是你不用频繁地在地址栏输入URL，更重要的是RSS广告很少，也没有铺天盖地的超链接，能够让你将注意力始终保持在你关心的内容上。这样你就不是在冲浪而是用罗盘在大海里航行，方向始终掌握在自己的手中。

4．减少检查邮件的次数。

每天两次足够了，并且应该注意，往往在上网聊天或者无所事事的时候就会“习惯性”地检查邮件，因此，应该找些事做来分散自己的注意力。

能休息的时候尽量休息：有午休时间的人是幸运的。一般情况下，在休息时间我会设置一个闹铃，时间定为半小时，在这半小时中脑子里什么都不想，好好地放松一下。这非常有利于精力的恢复。

5.有人打电话给你紧急的事，或者你提突然想到了什么事，你为了正在做的重要的事，可以先答应下来，写在纸上或者便签上，忙完后再一起做。这样，你就不会耽误自己重要的事，进而，你不会讨厌别人给你打电话什么的甚至厌恶某个人，影响心情。对每一件事情都立即去处理，结果陷入了盲目的陷阱，无法分清主次。

6.利用大块时间做复杂的事

早晨8:00—8:30，也就是上班的前半个小时，客户、经理、同事还都没有完全进入工作状态，所以相对干扰较小。

中午11:00—11:30，也就是午饭前的半个小时，其他人都开始进入‘垃圾时间’了，这时候反而是你不被打扰的时候。我们不是没有不被打扰的时间，而是没有创造出不被打扰的时间。