企业使用邮箱的重要性

 

在互联网时代，企业邮箱逐渐成为企业与外界交往的必备工具。然而，是自建邮箱，还是利用互联网企业提供的邮箱服务?这是企业面临的新选择。

　　为什么要用企业邮箱?

　　无论是对新兴的还是有着悠久历史的企业，目前，企业邮箱都已经成为企业日常运作不可或缺的工具。

　  使用企业邮箱，会给企业带来如下的好处：首先，所有员工的邮箱均为“name@21cn.com” 形式，有助于树立统一的企业形象;其次，当外人收到一封企业邮件时，可根据来信域名方便地查询企业网站，这样企业在日常通信中可毫不费力地附带宣传自己;第三，企业员工离职时，企业邮箱可以顺利收回，从而将所有业务联系保留和延续下来，若日常工作使用个人邮箱，员工离职不会上缴，客户可能仍然与其个人邮箱联系而被一起带走;第四，企业邮箱的系统管理解决了企业信息的安全性问题，通过企业邮箱进行管理，可以有效避免企业信息泄露。“企业的信息或数据有它自己的保密性，安全是每一个企业所追求的。”他说。

　  统一使用企业邮箱，可以方便地对工作邮件备份、监控、管理，防止邮件意外丢失;企业邮箱可方便地自行管理，可自由命名、分配容量、自行群发、分组、修改密码、设定功能限制等，这些都是个人邮箱望尘莫及的;同时，企业邮箱的群组等功能提高了工作效率，增进了内部沟通和协同办公能力。”

　　事实上，中国目前有5000多万家各种各样的企业，都认识到企业邮箱已经成为企业与外界交往的必备工具。

　　iResearch 艾瑞咨询公司预测，未来5年全球企业邮箱中平均每天的用户信息量将远超过个人邮箱用户的邮件信息量。2007年底，全球企业用户平均每天的邮件信息量达到了730亿封，个人用户信息量只占企业用户信息量的58.9%;预计至2011年，企业邮箱用户将平均每年以20%左右的速度增长到1645亿封/天。调研报告还显示，2008年第一季度，中国企业邮箱市场规模达到了6500万元人民币，预测2009年，市场规模将达到3.3亿元人民币，企业邮件市场规模每年的增速为30%左右。

　　自建还是外包?

　　显然，企业邮箱数量在以人们难以想象的速度发展。企业在建立邮箱的方法上，目前有两种选择：企业自建邮箱和将邮箱外包给专业的邮件服务公司。

　　自建邮件系统就是自己购买邮件服务器、存储设备、反垃圾网关等一系列软、硬件设备，自己配备相应的邮件管理人员，对公司的邮件系统进行管理。管理人员一般由公司的IT管理人员兼任，以后每年还需对系统进行维护升级，并需要不断培训人员以跟进邮件技术的发展。

　　但是，随着邮件的作用在企业中日益重要，更由于邮件安全性问题日益突出，如垃圾邮件、病毒通过邮件传入等，企业发现，如果仅仅通过企业自身培养的技术人员，很难处理日益增多的邮件安全问题。比如，一封重要的邮件丢失将可能影响企业的收益;而垃圾邮件太多不仅影响企业内的办公效率，也让企业浪费大量的服务器资源。一些专业的互联网公司看到了这一问题，于是推出了专业的邮箱服务。外包邮箱提供商的出现，让一部分企业开始采取邮件外包服务。目前国有大中型企业中国电信、申银万国证券、上海期货同业公会、工商银行广东分行、武汉市政府、广东省税务局、雅芳（中国）、丰田汽车（中国）、三洋电机（中国）、日立电梯（中国），都是采用了中国电信21CN的邮箱外包服务。

“邮箱外包的好处是，企业只需要每年按照邮箱数量，付一定的服务费用，就能得到专业的邮件服务，并且，企业不需要专业的IT服务人员，这对广大的中小企业来说减少了很多麻烦。

外包趋势明显

　　随着时间的推移，企业邮箱外包的趋势越来越明显。李锦记、五菱集团和依博罗阀门有限公司分别都从用户的角度给出了自己的分析。

　　1.自建比外包投入高

　　“自建邮局系统无论是放在自己的机房还是托管，都需要较高的初期投入，即使自建邮局系统都选用的低档设备和服务，其一次性投入也需要以十万元计，每年的运营费用还需要几万元。此外，IT技术发展很快，因此设备折旧也很快，这样的投入显然并不经济，每年还要养几个IT人员，远没有直接购买专业的服务来得划算。”

　　2. 自建安全性与稳定性远低于外包

　        企业邮箱外包不仅仅是财力和人力上大幅度的节省，其安全性和稳定性也可以得到肯定，这对于日常工作的开展十分便利。自建邮局除非投入巨资购买设备、研发软件和培养一支完善的维护队伍，否则，其性能和外包邮局根本无法相比。

　　3. 外包技术维护更完善

　        采用了邮箱外包后，在遇到技术问题无法解决时，企业邮箱提供商会及时提供帮助。“例如21cn的企业邮箱，有专职的运营维护及客户服务团队、实时问题监控和响应处理体系，可为我们提供全年7×24的服务，这让我们很放心。”而对于自建邮箱而言，无论如何完美的共享托管环境，都会遭受到一些意想不到的故障，比如网络连通性的故障、电力和空调的故障、同组机器受攻击产生的流量阻塞故障、本机器受DDoS等类似攻击而产生的故障等，这些故障不是企业自身能够独立解决的，需要协调托管方，乃至于电信方解决。作为一个非专业的邮商企业，这种协调力量显然不够。选择企业邮箱外包，可以以较小的投入快速获得应有的服务，避免浪费大量的精力在系统维护上。

　　看来，企业邮箱外包服务基本已成大势所趋;并且，越来越多的大型企业，也在向邮箱外包迁移。

    中国电信息企业邮箱（http://www.21cn-mail.net）