【连载】高效人士的116个IT秘诀（第2版）——秘诀24为你的时间建一个构造图

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等级——初级　平台——全部（只要有数据表或者日历程序即可）　成本——免费

 

忙碌的人永远都有一个问题，“这一天都跑哪儿去了？”在疯狂人生的大潮中，自己很容易就变成了一块随波逐流的浮木，从一件事漂向另外一件。有一千件事情在 争夺着你的注意力，把你拖来拖去，可只有你自己知道你希望如何安排你的时间。其实你可以控制一切，有意识地组织你的时间，有意识地选择行动和期限，来反映 自己的价值和目标。

对大多数事情来说，保持理想的、平衡的工作计划的最好办法，就是把它写下来。个人时间构造图可以帮助你安排一天中的行动，让它更容易达到目标。

理想的时间构造图

Time Management from the inside out 的作者Julie Morgenstern说过，一天、一周或者一个月里你所拥有的时间就像壁橱里面最上层的空间，只有适量的东西才能装满它[7]。当你从一个约会狂奔到另 一个约会的时候，用一张时间构造图来决定如何将一天有限的时间填充起来。时间构造图其实就是一张简单的表，显示每一天你在不同的领域中花费了多少时间。

例如，你决定花三分之一的时间在工作上，三分之一和家人分享，剩下的三分之一留给自己。那么你的时间构造图可能看来就像图3-1那样。

显而易见，你的分配比例会有所变化，并且要反映出你生活中的选择。如果你是一位企业家，那么工作一定会占用更多的时间。如果身为父母而且孩子尚还年幼，那 么家庭这部分将占主导。又是企业家又是年轻父母？好吧，你就少安排一些“自己”的时间吧。构建自己的理想比例时，一定要切合实际。

使用你最喜欢的日历软件（Microsoft Outlook、iCal或者Google日历都可以）制作你理想的时间构造图，或者就下载一个像图3-1里面那种Excel时间构造表模板也行。它将自 动在你的构造图中添加阴影，并且根据聚焦的代码计算百分比（A、B、C和D），可以通过这个链接进行下 载：http://lifehackerbook.com/ch3/timemap.xls。

 
                     图3-1　时间构造图图例

以下是关于时间构造图的一些准则。

• 保持分类宽泛并且通用，至少要包含生活的全部领域。你可以单独制作子构造表（例如，工作时间构造表）。

• 不要把事情计划到分钟的级别。这只是一个大概的指引，不是详细到每一分钟的精确计划。

• 记住整体的比例，并且要跟你认为当前生活里最重要的事情保持一致。也就是说，如果你现在以事业为重，那么就要在你的构造表中占比例最大的那一部分体现出来。

现在你已经决定了如何将生活中优先考虑的部分考虑进来，这样基本上就实现了一半了。

子构造表

在创建了全局构造表之后，可以建立子构造表。比如，工作时间那一部分的构造表。计划整块的时间处理电子邮件，参加会议或者撰写报告。
确保所有工作职责都已经包含在内，家庭和私人的部分也一样。

实际的时间构造图

现在可以看看实际的日程表和理想状态在多大程度上是一致的。把时间构造图以基本视图放在一个地方，如放在桌子上或者贴在冰箱上。之后几个星期的每一天，大 概记录一下如何花费的时间，然后把理想的版本和现实比较一下。看看实际的时间构造图和设想的差距有多大，对现实情况进行调整，对理想构造图也进行调整。重 新整理之后再来。

利用时间构造图多了，就更能明白为什么在工作上多花了那么多时间（因为你感到时间的压迫，或者觉得时间过于充裕，或者仅仅是忘记了时间这码事了），这意味着你少了一个小时陪你的家人，少了一个小时做你喜欢做的事情，或者是丢了一小时的睡眠。

最重要的是，当有人问起，“你一天都干什么了？”你会有话可答。