软件开发之办公软件的使用

一、前言

　　在软件开发过程中，开发人员使用最多的工具自然是各个语言开发IDE，比如IDEA、VSCode、Visual Studio；各个数据库的管理工具，比如SQL Server Managment Studio、Navicate、Oracle的PL/SQL；各个中间的管理工具，比如Redis的Redis Management、Kafka的offsetexplorer等。而使用office的PPT、Excel、Word、Viso都是不怎么熟练，主要是不愿意写文档、写PPT、画流程图、制定计划等事项，认为这些工作属于需求、产品、项目人员，开发人员只要编码就可以。但是开发一样要掌握这些工具的使用，通过这些工具各种表达特点，更好的完成开发工作。所以本文记录在实际工作中使用office套件来完成相关工作的经验总结。

二、实践

　　1、使用Office的Word（文档编辑器）

　　使用Word的场景主要包括需求分析师编写的需求说明书、系统架构师编写的系统设计文档、数据库工程师编写的数据库设计文档、测试工程师编写的系统测试文档、实施工程师编写的系统实施文档、运维工程师编写的系统运维文档、项目经理编写的SOW(工作说明书/工作任务书)，SOP(标准作业流程指导说明书)等。文档的输出是工作过程一个结果，更是对下一阶段的输入工作，文档编写、使用、归档是保证工作可控、可追溯、清晰可见。

　　在实际工作如何写好一个文档，一个好的文档的标准是什么？文档必须清晰的结构、简明扼要没有废话内容、文档使用方的认可。所以怎么才能写好一个技术或者非技术相关的文档，①首先必须明确文档的使用人员，比如是技术人员、非技术人员、相关领域人员、非相关领域人员等；②确定文档的模板，寻找一个合适的模板，保证整个文档结构是合理，层次是清晰，减少内容的混乱；③编写的内容尽量提供图文，降低内容理解难度，不要因整篇文字描述，而产生阅读理解的疲劳。④文档版本更新的记录，不要更新无迹可查。

　　2、使用Office的Excel（电子表格）

　　使用excel的场景主要包括制定开发计划的计划跟踪表、测试问题跟踪表、系统需求的跟踪表、实施问题的跟踪表、数据字典、导入模板、统计数据。通过Excel的行与列，直观呈现如工作计划各个项（事项、时间、负责人、备注内容）从开发的需求、设计、开发、测试、实施全流程各个问题的跟踪工具，并且提供协同维护数据表的强大功能。所以在编写的时候确定表头内容包含哪些项，在整个过程中不断地维护更新，才能帮助我们更好的管理工作。

　　3、使用Office的PPT（演示文稿）

　　使用PPT的场景主要包括平时述职报告、工作汇报、系统解决方案、技术方案、用户操作手册、培训PPT等。PPT的演示文稿软件，通过PPT介质来传达相关信息，所以PPT本身是属于概括性的内容，类别目录、大纲、提示文稿。如何写好PPT？首先明确PPT的接受人群或者听汇报人群，在确定具体陈述那些内容、那些是关键项，针对关键项展开细说，其次对PPT素材的积累很重要，内容需要装饰，提高演示的效果，但不是花里胡哨的各种堆砌；最后就罗列内容大纲、收集数据、图文信息，按页描述清楚即可。PPT的编写要多加练习才能慢慢提高速度与质量。

　　4、使用Office的Visio（作图工具）

　　使用Visio的场景主要包括制作流程图、UML图、各种架构图、组织结构图等。作图工具市面上很多，功能强大，但是Visio与上述的工具天然集成，所以选择使用Visio来绘制各种图，使用图示更好的表达所以描述的内容，比文字生动形象。如何绘制各种图？首先确定所属图的模板，基于模板绘制；其次理解模板内的元素，比如点、线、面、图标等是正确画图的关键。最后多绘制，多熟悉该工具的菜单项，快捷方式提高作图的效率。