Information Management Policy(信息管理策略)的使用范例

基础知识

很多人都会定期收拾自己的书架或者抽屉，把里面过旧的资料拿走，为新的资料腾出空间来，这样既可以节省空间，而且当冗余资料过多的时候也会降低你查找的速度和效率。那么，在企业的SharePoint中我们也有一样的需求。

管理SharePoint久了你就会发现，很多用户习惯于把它当作文件存储来用，不停的向里面堆积资料却不删除，久而久之连他们自己都忘了哪些东西是需要的，哪些又是可以丢弃的。为了防止这种问题于未然，很多企业会制定出很多的信息管理策略(information management policy)，这其中一定会有保存策略(retention policy)。换一种不那么高大上的说法，所谓保存策略就是提前规定好一个文档上传到SharePoint之后应该被保存多久，超过这个时限之后应该怎么处理。

具体到技术实现手段，我们要知道的是不一定非要使用工作流来实现，除非你有特殊的定制要求，否则开箱即用的Information Management Policy就可以实现了。

创建策略的方式有四种：

1. 在站点集中创建 保存策略(retention policy)并应用到站点集中的所有内容类型(content type)
2. 针对一个在 顶级站点(root web) 中定义的内容类型来创建一个保存策略
3. 针对在文档库和列表中应用的内容类型来创建保存策略
4. 直接对文档库和列表本身来创建保存策略

范例

这里我直接演示一个针对文档库的保存策略创建过程，希望对您能有帮助

在开始之前，先到Site Collection Features页面中打开Library and Folder Based Retention。通常这个功能是默认打开的。

 

 

在这个示例中我直接使用每个站点都会默认创建的Shared Documents来做示范

打开文档库Shared Documents，点击Library标签在，然后点击Library Settings

 

在Library Settings页面中点击Information Management Policy Settings

在Information management policy settings页面中，点击Change Source

 

选择Library and Folders，这时系统会提示一些信息，你可以忽略之，直接点击OK

这时，Library Based Retention Schedule会被显示出来，在右侧点击Add a retention stage…

 

在弹出的Stage Properties页面，里面给出了很多选项可供你使用，很非常清晰易懂，我就不多做解释了。

我设置了如下规则：文档库中的文件在被创建2天以后自动移送到回收站中。

这里值得一提的是Action中给出了很多种可以发动的操作，具体如下

 

Move to Recycle Bin	移动到回收站。这样做的好处是你不会直接把文件删除，它们会在回收站中被保存一段时间（具体多久取决于你的SharePoint中的设置），这样你就不用担心找不回错删的文件了。
Permanently Delete	永久删除。顾名思义是针对Move to Recycle Bin而言的。
Transfer to another location	移动到另一位置。比如当你有专门用于备份的文档库的时候，你可以把过期的文件移去那里而不是删除它们。
Start a workflow	启动一个工作流。
Skip to next stage	直接启动Retention Policy的下一个Stage
Declare record	声明记录。如果你的站点集中已经启用了Records功能，这个选项可以让你指定一个时间来把一个non-record变为record。由于很多情况下records是不能被修改，这是一种使文档以静态或者存档的方式恰当保存在系统中的方式。.
Delete previous drafts	删除以前的所有草稿。这个选项会保留major version，但会删除之前所有的draft（注意是draft不是以前的version）
Delete all previous versions	删除之前的所有version。这个选项会删除除了现在的major version之外的所有version

 

确认之后，在Library Based Retention Schedule页面里已经显示出了你刚刚创建的策略，点击OK

回到Shared Documents，随意选择一个文件打开下拉菜单，点击Compliance Details

在Compliance Details页面中你会看到Scheduled occurrence date是2月25日，也就是说到了那天这个文档就会被送到回收站。