提高软件项目管理中沟通管理水平的方法研究

　　沟通与协调是进行各方面管理的纽带,是在人、思想和信息之间建立的联系。沟通管理是项目管理的九大知识体系之一，在项目整体管理中有着极其重要的意义和作用。沟通研究专家勒德洛（Ludlow,R.）曾经说过：“高级管理人员往往花费80%的时间以不同的形式进行沟通，普通管理者约花50%的时间用于传播信息。”提高沟通管理是提高项目管理的关键。因此研究软件项目管理中沟通管理，提高沟通水平，是十分必要的，也有着重要的现实意义。

　　一、软件项目管理中沟通管理存在的问题

　　（一）项目前期准备不足

　　在识别阶段,项目组对客户的整体组织结构、有关人员及其关系、工作职责等没有足够了解以至于无法得到完整需求或最终经权威用户代表确认的需求。加上项目干系人的要求包含明确的和隐含的,不同的干系人其愿望和追求的目标往往相差甚远,因此对项目干系人的愿望进行平衡可能是相当困难的事情。而且客户参与程度不高,客户方面的相关责任人不明确或对范围和要求责任心不强,提出的要求具有随意性,项目前期对需求的确认不够积极。博士论文，项目管理。有些时候项目交付时的系统与原来设计的系统有很大差异,这与项目团队对用户需求的挖掘不足有关,也就是说在项目前期没有与客户进行有效的沟通。

　　（二）重大决策过于仓促。

　　在时间的压力下,很容易做出仓促的决定。即管理学上的芝麻绿豆原理:就是对于重要的事情两三天就下决定了,而对于芝麻绿豆的小事情却拖了两个月都没有下决定。重大决策有时太过于仓促就下决定了,而芝麻绿豆的事却要搞半天,在项目沟通中经常会出现这种情况。

　　（三）信息反馈失灵

　　沟通的过程是双向的,因此必须要掌握反馈信息。缺乏反馈会导致两种不同的后果:其一别人不知道你在表述了什么;其二别人只会按照他的想法去做。博士论文，项目管理。没有反馈,沟通是不完整的,单向的,沟通循环的过程中断,形成障碍。

　　二、软件项目管理中沟通不当造成的影响

　　（一）产生“内耗”。

　　没有正确的信息，人们就无法做出最佳的决策。有一些项目经理没有很好的同项目干系人进行交流，让他们了解项目的长期远景和短期目标，包括项目应该何时完成、带来什么样的结果，成本如何等。结果造成项目组织成员在思想意识上存在分歧，使项目内部个体力量与目标方向不同，产生“内耗”现象，大大降低了工作效率。

　　（二）增加成本。

　　很多时候项目组成员自以为是，对自己更改的内容不与项目组其他成员进行沟通，这样其他人会认为没作什么改动，这样就会影响项目进度和项目成本。曾经看过这样一个案例：某公司在开发一套考核绩效管理软件，项目需求做得非常的完善，系统分析的也十分明确、清晰，但在开发阶段，项目经理发现一个中间层的函数出错，因为该功能模块由他一个人负责开发，当时他直接就对其参数进行了修改，也并未及时和其它编程人员进行沟通说明，过后就忘了这件事，但当项目接近尾声时，系统突然出现一个大的Bug，影响到整个系统的运行，最后在花了大量的人力、精力进行查询后，才发现就是这名项目经理更改的参数出了错。如果当初这名项目经理能及时和其它人进行沟通，这种错误完全能够避免。

　　（三）出现“翻工”。

　　大多时候，客户给出的需求概念模糊，而开发者不可能象用户那样对细节特别熟悉，而这个标准在项目开始前很难确切地、完整地表达出来，不像加工螺钉、螺母，有很具体的标准和检验方法。用户用着好用是软件项目成功的标准。如果在项目的开始阶段没有和客户就项目的需求进行充分的沟通，就很可能在项目完成后，客户告诉他这不是他们想要的产品，结果只能翻工。

　　三、提高沟通管理水平的方法

　　（一）建立沟通计划。

　　1.建立沟通计划保证有效沟通项目沟通计划是项目整体计划中的一部分,它的作用非常重要,也常常容易被忽视。博士论文，项目管理。很多项目中没有完整的沟通计划,导致沟通非常混乱。然而,严格说来,一种高效的体系不应该只在大脑中存在,也不应该仅仅依靠口头传授,落实到规范的计划编制中很有必要。因而,在项目初始阶段应该建立沟通计划。

　　2.及时修订沟通计划。项目经理一定要经常反醒在沟通方面存在问题。一般来说，如果发现小组成员不清楚项目的工期，或是他们在做一些并不需要去做的工作等现象，就说明项目成员之间的沟通存在着问题。这时，项目经理应该仔细查找沟通中存在的问题，并及时改正沟通方法，修订沟通计划，以免对项目造成不良影响。

　　（二）约定沟通方式，建立沟通制度。博士论文，项目管理。

　　1.建立沟通渠道。博士论文，项目管理。沟通渠道应该开放，畅通。为每个人指定汇报的领导、汇报的周期、汇报的方式和越级汇报的领导、条件和方式。

　　2.建立周报制度。每周拿出1小时左右的时间，每个人简要汇报上周工作和本周工作的计划、工作中的问题和难点，这时，他会得到整个项目组的建议和帮助，同时项目经理可以了解到项目的进展情况，如果还有多余时间的话，项目组可以讨论一下开发技术、技巧等发面的交流以增进团队成员之间的沟通和融合，增强团队的凝聚力。

　　3. 使用高效的现代化工具。电子邮件、项目管理软件等现代化工具可以提高沟通效率，拉近沟通双方的距离，减少不必要的面谈和会议，应该很好地加以运用。

　　（三）主动沟通，尽早沟通

　　1.项目经理应主动拜访项目业主、公司上层管理者、以及项目相关部门，了解他们各自的想法，争取建立良好的关系，项目经理也应经常与项目组成员进行沟通以增进了解，同时还要积极的促成团队成员间的沟通和融合。

　　2.沟通得越早，问题暴露得就越早，带来的损失越小。由于环境和用户的软件需求常常会改变，项目经理就必须有效预见、识别变化的时机，并有效评价变化造成的影响，并尽早通过适当的方式细心地传达给团队成员，例如：让他们知道在这个项目中，我们所处的位置，并让其知道已经获得的成绩，下一步会怎么样。博士论文，项目管理。为什么要进行流程变革，项目想向什么方向发展，为什么要这样发展等。

　　3. 项目经理不但要学会和别人沟通，更要学会让别人和自己沟通。每个人对项目的进展都会产生基于个人的一些看法，把这些看法拿出来与别人交流这是每一个项目成员所要求具备的基本技能，而如果要别人愿意分享他们对于项目的独到见解就需要个人很强的亲和力。任何人的亲和力都不是天生的，都需要后天的不断自我培养，但是，只要你努力的话，就一定能够做到。

　　（四）建立和谐团队文化。

　　一是，建立团队和谐文化可以使项目成员树立相同的目标,激发成员的工作热情,使成员主动和别人沟通。二是，建立严格的、可执行性强的规章制度,制定明确的奖惩措施,营造和谐的团队氛围,建立一个学习型团队。在一个相互信任和有一套默契的做事方法和风格的团队工作,能省掉很多不必要的沟通，整个团队有很强的凝聚力。一个人置身于氛围良好、合作默契的团队中心情也都较好,这种良好的氛围所能带来的能量是不可估量的。