GTD实践2周年后一些体会

从2011年7月1日算起，实践GTD已经有2年多了，在GTD一周年时写了《用iPhone打造GTD实践1周年的心得体会》这篇文章，随着实践的深入，如今又有了一些新的认识，2013年初制定的计划要进行一次GTD交流，就先报名参加了一次"易GTD"活动，但非常失望，这个活动几乎一字未提五个流程和六个高度，永锡老师在北京办的幸福行动家活动，由于其它事务只在最后一个下午旁观了一眼，看来这个GTD交流的计划不能真正实现。但正好进行密集英语培训，就试着用英语把GTD给一起参加培训的同学们简单地介绍了一下，可能也算是一次交流吧。演讲的PPT放在这里了：http://wenku.baidu.com/view/02609325336c1eb91a375d7f.html

此次整理的2周年GTD实践中的体会主要关于2万英尺的职责范围的一些理解。在GTD的视角中有6个层面Level（参见《搞定3》），最底层是跑道Runway，对应着行动Action；再上一层是1万英尺高度，对应着大大小小的项目Project；再上一层是2万英尺高度，对应着个人的关注层面（或称为职责范围）；最高一层是5万英尺，对应于人生在世的宗旨和原则。

按照一个人在社会中承担的不同角色以及自身的追求，人会有工作、家庭、娱乐、朋友、爱好、金钱、健康等各方面的重点内容，这也就是2万英尺对应的范围。这个2万英尺的高度比较接近跑道runway和项目project，不时地对2万英尺的内容进行总结和思考后，便于抓住重点，便于进行每周回顾，便于使工作和生活条理化，从而能够提炼出更高的目标和原则。

一、项目文件夹Project Folder

在OmniFocus中有Folder的概念，使用这个Folder很好地与GTD理念中2万英尺高度的思想统一起来，我在2013年的项目文件夹是这样的：

1）Misc杂事：这个是OmniFocus安装后自带的，可以随便修改名字，是一种Single Action，把一些互不相关、不需要回顾、也无法归到其它细类中的杂七杂八的东西统统放在这里。

2）Visiting Scholar：这是今年5月突然冒出来的2013年度重要事情，单独放一个文件夹来管理

3）Read Books读书：这个可以归属于自我管理，但读书已经想成习惯了，单独放一个文件夹方便

4）Myself个人修炼：读书、提高时间管理水平、提高英语水平、学习新编程语言等等，放在这里。

5）AI Games：这是一个个人关注的人工智能机器博弈方面的事情

6）Financial金钱：有些项目可能会带来额外的收入，放在这里管理，个人投资、理财的项目也放在这里。

7）Dept Leader室副主任：在工作中要承担一些管理角色，与项目负责人的职责不一样，这里的职责主要是培训管理、班组管理和室里的一些杂事。

8）Health健康：身体是革命的本钱，必须要保持每天的锻炼，不然无法保证正常的编程工作、生活、挣钱、游玩等等，随着年龄的增大，对于健康也越来越重视，当前主要的运动是跑步。

9）Family家庭（父亲/丈夫/亲人）：作为一个儿子、一个孩子的父亲、一个丈夫也有许多的职责，要孝敬老人、要教育孩子、要合理安排生活、处理家庭琐事，这里面事项不太多，我统一放在一起管理。

10）Friends：与重要的朋友经常保持联系，这些事情放在这里。听说要找到一生中可以随时探讨交流的7个朋友，现在感觉已经有2个了，其他的还不能确定。

11）Hobby业余爱好：一些业余爱好，比如打桥牌、下象棋等等，单独管理起来。

12）iOS Programmer高级程序员：2013年此内容暂停。

用上面的办法后，可以把这些职责按照优先级的顺序排列起来，当然有些职责并不一定非要严格地分出个1、2、3来，只要感觉前5项更重要就行了，把相对重要或事情较多的放在前面会很方便管理和每周回顾。

 

二、电脑资料的分类管理

在GTD中进行项目分解和每周回顾时需要经常参考归档系统，对所有资料的归类也是一门学问。我的纸质材料不太多，如果不需要保留原件的，我扫描（办公桌上备有一个高拍仪）或拍照（用iPhone的扫描仪软件）后存放。在项目活动频繁时，纸质材料备在身边，当项目告一段落时，全部电子归档。

我的电子文档是用3个主要文件夹来存放的：

1）shenlb里是我的所有关键资料的主文件夹，每周同步一次。

2）shenlbArchive是备份一些很旧的项目而用的，这样就可以控制shenlb文件夹的大小，这里面的项目可能与最近的职责范围关系不大，平常查阅的机会不太多。

3）photo.video是生活的照片和视频，由于这类文件很多很大，单独一个文件夹存放。

 

shenlb里的文件夹，主要按自己的责任范围来划分：

1）Inbox，这个体现GTD中的收集箱功能。把QQ接收的文件、浏览器下载的文件都设置到这个目录中，在桌面上设置一个快捷方式指向这个目录，这样有空就可以清空Inbox了。

2）Projects，这里是未完成最近一直要跟踪的项目，里面用不同的子文件夹来管理不同的项目。

3）与自己的长期目标最相关的最重要的项目单独建立一个文件夹，而没有放在Projects里面。

4）Personal是私人相关的材料，一些证书、身份证扫描件等等。

5）External是外部公司来交流时的宣传材料等，经常会归档到shenlbArchive中。

6）backup文件夹，Evernote、omnifocus、博客等内容备份到这里。

7）Friends朋友：这里的文件不多。

8）Family家庭：家庭有关的资料放在这里。

9）Hobby兴趣爱好也都有相应的文件夹。

10）还有一个doc，这个有点另类，里面按年度和日期再分类，把有些很难归类的放在这里。感觉这个文件夹应该对应于GTD中的杂类，有些内容可能不需要在职责范围内持续关注，但这类信息还需要归档，就这样存放了，大脑对这类资料发生的大概时间有点印象，按时间分类比较合适。

我用robocopy命令行来同步备份，这个命令内置在Windows7中，下面一行命令就可以同步备份桌面电脑上的文件夹到活动硬盘中：

robocopy  d:\shenlb G:\shenlb /MIR

命名规范也不太严格，文件名起得长一些，加上日期和一些主要的关键字，如果是别人写的就加上他的名字，重要的文档加上v1、v2这样的版本号。桌面电脑里装everything工具软件，输入文件名中的关键字就非常容易地快速地找到。

 

三、邮箱与职责范围的对应

由于众所周知的原因，gmail时常连接不上，无奈全面将我的常用邮箱切换成qq邮箱，除了没有快捷键功能外，干净的inbox、对话式邮件跟踪、联系人查找、全文邮件检索等功能都做得不错，更喜欢的是还是它简洁的界面，没有任何漂浮的广告。

qq邮箱有一个自定义文件夹的功能，可以把重要的文件移到指定的文件夹内，正好可以与职责范围对应起来，其它不需要过多关注的内容直接放入杂事文件夹中。日常看到的是一个清空的inbox，如果真需要某个邮件时，用全文检索就可以快速找到了。

 

四、浏览器与职责范围的对应

浏览器我使用chrome，由于它具有收藏夹的同步功能，你在任何机器上设置的收藏网址都可以同步到其它机器或手机上的chrome上，把收藏夹如果按职责范围来归类，把常用的链接直接放在工具栏上，也可以更有效率。

 

五、Evernote与职责范围的对应

我用Evernote来记录时间日志，每天一个Note，只是简短的几句记录重要的事项，这样可以清楚地知道自己的时间主要用于什么地方。另外就是用Evernote记录一些零散的信息，我用的是免费的Evernote账号，比较占空间的图片等内容就很少放在这里管理了。

另外Macbook不在身边，并且输入内容较多，我还用发邮件的方法实现收集。

六、关于捕捉

现在主要用iPhone上的OmniFocus收集信息，桌面电脑上用Inbox文件夹来收集，办公室用实体的收藏盒子做为收集工具，其它收集工具还有iPhone中的照片、录音机、金山快盘和Macbook笔记本上的临时内容，这些辅助收集工具用得较少，为了防止遗漏，写在了每周回顾的checklist中。

  

iPhone上的随时待命的OmniFocus，漂亮的Inbox图标，办公桌面上的A4大小的盒子

七、关于GTD风格的桌面

为了让做事的风格也GTD思路浑然一体，尝试把办公室整理了一番，实现了第一版本的GTD桌面。

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八、关于克服拖延的坏毛病

看了《拖延心理学》，再结合GTD的一些思路，分析了GTDer为什么会不再拖延。

九、关于回顾

从2011年10月开始写每周总结，一开始写得比较细，后来发现应该把个人关注的内容多写一些，其它事情可以不记，因为已经在时间日志中有记录了。

月度回顾时，我对照着职责范围和年度目标逐项核查，可以清楚地看到年初设定的目标的执行情况，如果工作和生活发生了重大变化，就更需要这个阶段的回顾，把目标和计划都要进行一番调整。

在2013年4月初要进行为期近5个月的密集式英语培训，一开始还想着把以前的程序继续写下去，在尝试了几个早晨的编码后，发现精力不济，此时专门找了一个咖啡店进行回顾和思考，把一些有冲突的职责范围中的目标和计划（主要是一些需要大量精力的计划，有些工作也交给同事去打点了）暂停，这样保证英语培训的效果。等培训结束后，再进行一次回顾，重新调整回工作状态。

为了使每周回顾更有效率，制作了回顾检查表，放在Evernote中在回顾时对照着执行。

回顾时要注意：确保是回顾，而不是做事，如果事情超过2分钟，就记下来，而不是完成它。

1. 看evernote中上周的主要内容，总结上周工作（对重要事项统计一下花费的时间），汇总到《每月个人工作总结.doc》文档中，大约30分钟。

2. 清空iPhone中的照片、扫描仪软件、录音机。

3. 清空U盘、工作记录本。

4. 整理金山快盘（一些电子书和备份文件就不用删了）。

5. 清空办公室电脑上的Inbox。

6. 打开MacBook，同步OmniFocus。

7. 把OmniFocus中的INBOX中的内容也清空。

8. 看看未来1周的日程表，看看是否有需要提前准备的，或者需要提前处理，或者还不能转化为行动。

9. 看看等待清单，是不是已经完成了，或者需要催一下等待的人员？

10. 回顾OmniFocus中的每一个项目(再如何细化？)

      * 已完成的勾去。

      * 有些标题并不是action？

      * 各个action之间的顺序？

      * 上下文是否合适？

      * 需要调整周期？

11. 回顾职责范围内的创意部分。

12. 触发清单到底是什么？还不太理解。

十、关于每日例程Routine

以前对这个事情没有在意，后来发现制定一个比较规律性的每日例程，可以保证高效地GTD运转。

在平常工作阶段时的日程大概是：5:30起床准备早餐，6:45阅读，7:30背单词，8:00工作，11:30午餐及午休，14:00工作，18:00晚餐，19:30锻炼，20:00阅读或家庭生活，22:30睡觉。周末有家务、购物等事宜。

在英语培训阶段时应该用一周时间快速找到高效的每日例程，我经过一个阶段的尝试，感觉比较高效的每日例程是：6:00跑步或阅读，6:30背单词，7:20早餐，7:50英语听写VOA，8:30-11:30上课，午餐，12:20浏览新闻、午休，14:00-17:00上课，晚餐，看看新闻，19：00-21：30复习或GTD中其它事务，21:30跑步或朗读或其它不费脑力的事宜，23：00睡觉。

周末两天一定要留出一天别看英语（除了少量单词和听写外），留出每周回顾的时间，由于培训阶段的事情比较单调，可以调整为每2~3周回顾一次即可。