用iPhone打造个人的GTD(Get Things Done)实践

以前看过一点关于时间管理的书，然后就用Outlook建立了自己的任务表，一直以为运转得不错，但几天前偶尔看到了GTD（Get Things Done）相关的资料后，发现自己的行动指南只是小儿科，自己在执行计划时的一些毛病在相关的书籍中都进行了深入剖析。我的iPhone已经入手了，开始一边学习GTD，一边在iPhone上使用omnifocus软件进行任务安排，本贴将持续记录我在GTD学习上的一些体会。

先谈谈以前用Outlook（不是Express）进行任务管理时的一些办法：

（1）每年形成一个pst文件，单独存放在个人目录中，而不是系统目录中，当然需要在outlook中进行少量设置即可。我是放置我的主目录中的email文件夹下，从2002年一直坚持到现在，由于1年里的PST文件不会太大（邮件中太大的附件我都整理到个人目录中了），所以有时把3年的邮件都放在一起形成一个文件。这种管理的办法是想查找以前的东西时总是能够找到，当然得用outlook里的查找功能。但随着时间的推移，内容相当庞大，没有特殊的原因，很少会到以前的邮件中查找一些东西。另外单位的即时通普及，大家都变成了急性子，不管大事小事、急事缓事，一律从即时通里呼你，把你从工作状态中打断，很多人邮件用得也越来越少，再加上单位更换邮件服务器，还有超级强大的邮件过滤功能（外网的很多邮件都收不到），本单位的邮箱大家竟然都不敢用，直到2011年中石化的统一邮件服务器弄得比较稳定之后，邮件体系才有点进入正轨。

（2）用Outlook中的首页设置来提醒待办的事项，首页里面分为三栏，有日历、任务和邮件，这样一些主要的任务安排都在这里可以提醒。

（3）日历中放入一些不需要提前准备的日程安排，比如参加某个会议、婚礼等等

（4）任务中加上一些事项，把日期限制输入进去，如果感觉比较重要的就弄成“高”优先级，不太重要的就弄成“低”优先级。一直感觉这里是最应该改进了，有些项能够放在这里长达1年，由于优先级太低，一直不愿意去处理它。

（5）收到一些需要处理的邮件，就在邮件后面打上一个标记，这样在“标有后续标志的邮件”那一栏中就会有一个数字，告诉你还有邮件等待回复。

（6）一些杂事，就用便笺记录下来，那个便笺不好用的地方在于：必须时刻开着outlook，否则放在桌面上的便笺也就看不到了。

（7）联系人也全部在outlook里管理，以前用Windows Mobile的手机时，同步还是挺方便的，随着一段时间的运行，手机上的联系人也就与电脑里的联系人不一致了，毕竟来说手机上的号码信息还是准确的。换成酷派的D539后，死活在我的机器上装不上驱动（Windows 7的64位版本），也就不想在单位进行同步了，只能用我的笔记本电脑把号码同步了一遍。

（8）个人文件管理，是在D盘建一个主目录，把邮件、项目、私人、电子书、培训、游戏、外部资料、工具软件、源代码等分别建立子文件夹进行管理，随着时间的推移，经常一些资料不知道放在哪个文件夹下，就用按时间顺序建了几个文件夹，这样把这些文件也有个地方存放了，文件名一般都设置的比较详细一些，把一些关键字放在文件名中，再配合everything这款软件，在几秒内就能把需要的文档找到！为了能使用everything软件，在装系统时，把D盘格式化成NTFS系统，以前也用过什么google桌面之类的软件，但总是感觉不如这个everything方便，毕竟把文件名管理清楚了，找文件时才能快速高效。

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开始我的GTD正题：

据说GTD的实践要1年以上才会有些感觉，我是用GTD+iPhone+Omnifocus一起实践，看看能不能较快的理解GTD的理念。

（1）入门、买书

先从京东商城把纸质的书订上一本再说，虽然网上找到了DOC和PDF格式的电子书，但放在iPhone或iPad上看总是不爽，还是拿本纸质书在上面乱画比较过瘾！

书还没到的时候，先从电子版和网上了解了一些大概，从善用佳软网站上看到这篇GTD精义感觉写得还不错，略过其中的toodledo、ALTrun等软件实践的介绍，对GTD的一些主要过程都进行了提炼，而且写此文的人一看就是对GTD很有实践的人。

还有网上这篇博文《加速你的工作-介绍GTD》，也介绍了一些核心流程，对我更有启发的应该是博主对一个读者留言的回复，如下：

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阿企2009/01/19 at 13:01# 

虽然我也很喜欢gtd，但是不得不说，这些理论最重要的是执行，有了执行力、意志力，gtd理论并不需要太多，人做事情都有一个计划、组织、执行、反思回顾的过程，但动力因素却不是gtd能提供的，很遗憾……

xiaoxiao2009/01/19 at 13:25#

其实这事还是挺有意思的。 比如动力因素从哪里来，我从实际的运用上来看是相互的，在我发现我的工作越来越多，不能解决的时候，我来寻找好方法，这个时候就找到了GTD。

在经过一个运用GTD的时间段后，我发现很多事情都在掌握中、计划中（所有的事情都在记录中），你做的事情就会自然得到肯定，可能是来自于人、也可能来自于其它方面的肯定，当然我指的是在做几个回顾和改进后得到的肯定，动力很大有一部分来自这里。反过来看，动力的激励又会促使你不断改进你的GTD系统。GTD是一种时间管理方法，动力的来源最终是靠自己啦。

前面有提到有更为明确的人生目标，我想应该在一个长时间的GTD应用上看得到，比如在项目中，能够在回顾的时候看到自己的不足，在做一步准备的时候，就把这个不足点做为一个“项目”，不断的调整，最终应该会找到一个适合自己的目标。

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（2）收集Collect

这一章比较好理解，在omnifocus上的工具栏上直接可以点击最右下角倒数第2个小盒子形状的图标，进行信息的收集工作，按照通常的说法，收集工作能在5秒内启动，试了试打开iphone,slide解锁，启动omnifocus，绝对用不了5秒，就是输入汉字的速度慢了点，虽然omnifocus提供了附上语音的功能，但听说整理语音还要消耗大量的时间，总的来说并不合算，所以我还是坚持在iphone上打字。

2011年6月30日，从京东商城买的书到货了，3天内全部快速阅读了一遍，开始准备这个收集实践。原文作者推荐准备2天的时间来专门进行收集工作，我虽然不是什么多忙的人，但想找到2天没有打扰的时间还真不容易，一直到了周一下午，感觉没有什么急事就开始了我的收集工作。原文作者推荐准备几个收集篮，我也没有什么太充分的准备，就用一张白纸打印出4个方框，先把办公桌面收集一遍，然后就把整个桌面当作收集篮了，一些比较多的文档或厚材料，就在白纸上的一个方框内记上几行字，桌面、桌下小抽屉、右侧抽屉、光盘盒、右侧桌子、右侧桌子上的文件盒、背后的柜子，一阵子忙碌，收拾出来了好多垃圾（用碎纸机碎掉了3筐纸），扔掉了一堆N年前保留的材料（老掉牙技术的笔记、一些陈旧项目的会议记录、一些成果报告、一些荣誉证书的封皮等等），在收集身后的柜子时发现自己好像进入到了一种收拾东西的状态（这种情况作者也在文中专门强调过，如果空余时间很长，想怎么整理就怎么整理，干净一些也是好事，但我的时间就这一下午），这种状态的一种表现形式就是很长时间没有向收集蓝内放入东西，意识到这点后我抓紧让自己从收拾东西的状态中脱离，总共4个柜子，弄了2个柜子后，发现另外2个柜子中没有什么对我下步工作或生活有启发的内容，就加快了收集的速度。所以这些以实物形式存在的东西收集完成后，按照书上给的检查表又快速回忆了一些事项，全部收集起来，在收集过程中，发现这些事情确实踊跃性非常强，一会儿是工作上的事，一会儿是生活中的小事，还想起来要帮媳妇刻录一张音乐CD放在车上听，最后终于在6点前完成了收集过程，总共用了不到4个小时，中间同事有过短暂的干扰，我快速记在收集篮中，继续我的收集过程，发现养成这种习惯确实不错，可以让自己能够在打断后快速回到原来的状态，经过这不到4小时的收集再加上几天中零星的收集，竟然得到了160多个动作（Action）。

（3）整理Process

这一步翻译成加工、处理好像意思不太明确，这一步的主要任务就是将每个工作归属在不同的项目(Project)中，并安排不同的Context（有些书上将Context翻译成语境，OmniFocus中翻译成上下文，我一直不喜欢这么专业的术语），在OmniFocus中如果只安排了Context而没有指定项目，此动作就会自动加入到一个杂项（Miscellaneous）这样一个项目中，而我把这个项目的名字改为“杂项（单一动作）”，实际上这个项目的准确意思是SingleActions，这类动作一般都执行起来比较简单，不会再分解为一个一个小步骤，比如生活中像买东西、理发这类的杂事等等。

如果安排了项目但是没有指定上下文信息时，当前这一点还不太了解。

一个action中的project或context设置了之后，该动作就会从inbox中消失，而要从项目和上下文的清单中找到该项。

在整理过程中，需要注意几点：1）从头到尾，不避不拖。既然开始整理了，就从Inbox的清单里从上到下一个一个思考归类，很快这些条目都会被归类的，就不用再从这里挑来挑去地了；2）一次一事，集中精力，排除杂念。看到Inbox中的一条Stuff，把自己的思绪集中起来，看看这个事情倒底是项目，还是动作，还是可以马上采取行动的事项，再归到不同的情境中去。后来看到国外的一个微博上提到“Be Present”的方法，可以让人集中精力，尽量不受其它事项的干扰。3）预留时间，进行整理也是需要花时间的，思考下一步的行动需要行动，执行完2分钟的事项也需要时间，每天找出空余的时间来尽快把Inbox清空，心中就不再有牵挂了。

（4）组织organize

在omnifocus中并没有明确地将process和organize二步分开，实际上这二步做完后应该分为下面几个类别：
1）垃圾，当然就直接删除了，在OF中删除并不是勾上那个复选框，而是选按右上角的”编辑“按钮，然后在某项中执行删除操作。
2）下一步也许/可能：我是将这类材料指定一个将来的开始时间，曾经想把这类材料建一个单独的项目，叫做“将来、也许”，但后来使用时发现这类文件夹，一直出现在项目清单中，干扰了我的思维，这类东西本来应该是从大脑中解放出来的，只在回顾时再浏览的，希望这个事在一个月或几个月这后再提醒你，所以我认为设置一个将来的“开始时间”应该是不个不错的办法。

从大脑中清除出去，心如止水，把这些动作经过了合理的整理和组织之后，才能达到上面的状态，我曾经在心里一直装着一个重要的项目，但发现在项目和上下文等地方并没有排在较高的优先级。关于组织中Folder, project, action group, action的层次关系后面再写。

3）参考资料：这类材料当前不知道是不是理想的解决办法，我把这类资料按照一个项目来组织，可能这种东西应该放在电脑的某个文件夹中归档就行了。

4）委托，在上下文中有一种“等待”状态，将一个动作放在这个上下文中就可以了。对于上下文有三种状态，active , on hold, dropped。等待状态就是on hold。
5）defer, 与将来也许有冲突？如何区分？现在还在学习中。
6）2分钟事项，这种动作已经做完了就不用输入到OF中记录了。

（5）执行Do

Imperfect action is better than perfect inaction!

Just Do It!

不管如何分类、如何计划，抓紧行动起来吧！只要项目开始启动，总会一步一步推动它前进的。这也是前面一直提到的找到Next Action的真谛所在，哪怕是打个电话，也能推动事情的进展。

（6）Review每周回顾

每周对事情进行回顾，重新梳理是非常重要的。这时，感觉在iPhone上对着小屏幕就相当不方便了，打字速度也跟不上思路。所以我在Mac虚拟机里安装上Omnifocus的Mac版本，这时同步功能发挥了相当在的作用，推荐一个同步网站www.spootnik.net，这个网站对于omnifocus提供免费的同步支持，以前找了好几个网站不是对Webdav支持功能不全，就是1个月后要收费(2012年8月24日，使用omnigroup公司自己提供的免费同步服务，好像比spootnik要快一些)。现在在进行每周回顾时，找一段不受打扰的时间，冲上一杯咖啡，关掉即时通、qq、浏览器等等干扰的软件，坐在桌子前把omnifocus打开，逐个审视各个事项的完成情况，对个人目标的影响，与自己的心灵对话，感觉是相当不错。只是对omnifocus用得不熟，但比在iPhone上操作还是快了N倍。

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作者：毒龙的程序人生{speeding} （http://www.cnblogs.com/speeding/）
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