SAP FI&CO相关基础知识

SAP R3系统的财务会计结构

SAP R3是德国思爱普公司（System Application Products，SAP）推出的企业资源计划（Enterprise Resources Planning， ERP）大型系统集成管理软件。企业经营管理的全球化和多元化推动了世界范围内企业结构的变化，并且使业务流程日益复杂。这种趋势推动了产品和业务流程的革新和信息高速公路的应用。所有这些都要求以更短的反应时间来进行更多的协调与控制工作。时效性的决策必须基于不断地提供实时的信息。SAP R3系统提供包括所有业务领域的业务处理流程的集成的解决方案，它是基于三层（可扩至多层）的客户机服务器系统结构，支持多币种（可同时使用多达三种货币作为记帐和结算的本位币）多语言（15种国家语言）的完整的企业管理解决方案。
SAP R3主要由财务会计（FI）、财务控制（CO）、资产管理（AM）、销售与分销（SD）、物料管理（MM）、生产计划（PP）、质量管理（QM）、工厂维护（PM）、人力资源管理（HR）、项目管理（PS）、工作流程管理（WF）、行业解决方案（IS）等功能模块组成。而财务会计、金库、管理会计、投资管理和资产管理等构成了整个SAP R3集成系统的核心部分——财会子系统（FI & CO）。SAP产品以其强大功能、高度集成性、实时性、灵活性、开放性、可靠性以及国际普遍适用性得到了业界的广泛赞誉并占有了包括中国在内的广阔的 ERP软件市场。包括长虹、康佳、海尔空调、李宁公司、小天鹅、联想集团、中化、中航油在内的数十家企业先后采纳了SAP公司的R3产品作为企业的应用解决方案。1999年，SAP公司其ERPMRPⅡ的软件销售收入达到了24.35亿美元，荣获当年ERP软件销售市场第一名。
1. SAP R3系统的集成性SAP R3系统具有高度的集成性，它不仅在财务会计与管理会计内部集成，同时也在系统内的所有模块之间集成。在物料（MM）、销售（SD）等模块进行业务操作的同时，系统自动同步生成财务凭证。这样省去了传统的大量的收集、整理、制单的基础工作，减少了不必要的重复工作与由此而产生的差错，并且提高了工作效率，使财务人员可腾出更多的时间来处理与分析数据。
由于系统高度集成性，数据实时更新、共享，横向上，企业管理分析所需的大量数据信息都可由系统中方便的取得。而且只要权限许可，原则上任何人在任何位置任何时间都可得到所需要的最新信息和数据，而不再需要专人整理汇总上报工作；纵向上，对一个集团来说，可随时随地获得跨公司、跨区域、跨部门的最新管理分析数据，减少信息传递的中间环节，提高信息利用率，方便快捷地进行分析决策。与传统的专用财务软件不同，R3系统不仅能对已发生的业务进行事后的核算，更重要的是能对实际业务进行事前计划和事中控制及事后分析评估。
2. SAP R3系统的财务和管理控制组织架构组织结构的确定，需要从对外法定报表和内部管理角度详细加以考虑。哪个层次上产生对外或对内的报表，是由组织结构定义决定的。SAP R3系统可以定制用户自己的组织结构。对于一个大型的跨地域的集团性公司来说，通常在SAP R3系统中可定义包括集团公司、公司代码、业务范围、成本控制范围、业务关联区和成本中心等组织结构元素。
2.1集团公司（Company）
复杂的组织日益需要一个全景式的会计报表，这种趋势在当今竞争日趋激烈的经济全球化进程中显得越来越重要。SAP R3系统中定义的集团公司的组织结构元素，可以是实际的或虚拟存在的集团公司，主要用以合并会计报表。一个集团公司可包含一个或一个以上的公司代码，通常是在集团公司层次上出具合并财务报表。
2.2公司代码（Company Code）
公司代码代表一个独立的会计实体，拥有完整的会计帐套。是对外报送法定资产负债表和损益表的最小单位，所有的凭证都将过帐在公司代码层次上。一个公司（分公司）虽然不是法人，但是如果需要单独核算，对外出具资产负债表和损益表，也可以设置成单独的公司代码。
2.3业务范围（Business Area）
主要用于企业内部管理，是创建内部资产负债表和损益表的组织结构。可以按照不同的部门或业务种类等多种方式在SAP R3系统中来设置业务范围。
2.4成本控制范围（Controlling Area）
成本控制范围是管理会计的组织结构单元，用来核算企业的收益及费用支出使用情况。在成本控制范围下可建立成本中心（组）或内部定单等成本控制对象。一个成本控制范围可包含多个公司代码，但一个公司代码只能分配给一个成本控制范围。所有的成本中心（即费用发生单位）都将包括在此成本控制范围中。因此，对公司外部运营情况的考核需要通过每个公司代码的资产负债表和损益表来揭示，而内部管理的考核可以跨整个集团公司的范围。    
2.5业务关联区（Operating Concern）
业务关联区也是管理会计的组织结构单元，一个业务关联区可有多个成本控制范围，一个成本控制范围只能指派给一个业务关联区。业务关联区是获利能力分析中的核心组织结构，用来监控及分析该业务关联区内各“获利段”的运作情况和获利能力。“获利段”可以是销售地区、产品、客户等属性的灵活组合。因此可以按照各获利段为依据生成获利分析报表，考核其获利能力。
2.6成本中心（Cost Center）
成本中心是管理会计中的最小职责单位，是每一笔费用的具体接收者。成本中心建立后需要将每个成本中心分配给标准成本中心组。这样才能保证费用记帐在成本中心及部门上。成本中心的标准层次结构反映了成本中心与成本中心、成本中心与成本中心组、成本中心组与成本中心组之间的关系。标准层次结构中的每个节点代表一个成本中心组，当然除了标准层次结构中的成本中心组之外，还可根据业务需求在标准层次之外自己定义需要的成本中心组。
3. SAP R3系统的财务会计（FI）
SAP R3系统对会计信息的公开性，依据有关各国会计法规进行了相应的定义，同时也适用于国际性的企业。其财会子系统符合40多个主要工业国，也包括中国的相关会计法规。SAP R3系统的集成性确保了会计信息能够满足自动更新的要求。当用户在后勤模块处理业务时，这些业务所引起的财务上的变动将自动记入会计系统。此外，对系统外部数据，SAP R3系统还为其用户提供了电子化处理同业务伙伴间的数据交换的功能。
R3系统的财务会计应用模块由总分类帐、应收帐款和应付帐款、固定资产、法定合并以及特殊统计会计功能等组合而成。
3.1总分类帐（GL）
3.1.1会计科目表SAP R3系统提供了定义不同会计科目表的功能，使灵活多变的评估成为可能。作为经营用的会计科目表，包含了日常经营管理所需要的科目，也允许进行特殊的，在公司范围内的业务处理，财务会计和成本核算都使用同一个会计科目表；作为地区性的会计科目表，包含了为满足当地法规而设的科目。记帐的数据是基于政府的规定和预先定义的一些规则而处理的，其项目和经营用的会计科目表有所区别；作为集团公司的会计科目表，包含了在集团公司内所有公司代码使用的所有科目，其记帐数据是基于外部集团公司会计的要求，其项目和经营用的会计科目表不同。日常的凭证是记帐到经营用的会计科目表中的，但用户也可以按照某一个国家的特定要求或集团进行会计评估。
3.1.2货币为了满足许多国家对货币的法规要求，SAP R3系统支持用户同时使用多达三种货币作为记帐和结算的本位币。而且所有的业务处理均能以记帐本位币、集团公司货币以及客户自定义的硬通货记帐。另外， SAP R3系统还支持自动处理有关外币评估、信息分类以及应收帐款的到期处理。
3.1.3会计期间SAP R3系统提供最多十六个的记帐会计期间。十二个正常的会计期间另有可自定义的一至四个特别记帐期间。会计年度也可以与日历年度相同或不同，同时还可定义缩短的会计年度（少于十二个会计期间）。3.1.4财务报表SAP R3系统提供了丰富的报表功能。从法定的会计报表到自定义的各种内部管理报表都可方便获得。由于系统是高度集成的，所有的业务发生时系统都会同步更新各种财务报表的余额。因此，如果需要且权限许可，任何人在任何时间、任何地方均可获得所需财务报表。原则上，只要有一项业务发生，系统就可以提供更新的财务报表，甚至是对外的资产负债表、损益表等。
3.1.5总分类帐概述SAP R3系统的总分类帐与目前国内所说的总分类帐其会计概念并不完全一样。SAP R3系统中的总分类帐科目包括除核算应收帐款和应付帐款科目外的所有科目。除了总帐科目中的统驭科目外，所有的总分类帐科目都是可以直接记帐的，并且对于所有总分类帐科目都可以使用未清项管理。
总分类帐科目的主记录数据结构可分为会计科目表层数据和公司代码层数据。会计科目表层数据用于整个主记录，如总帐科目代码，名称，是资产负债表科目还是损益表科目；公司代码层数据包含了如何控制业务数据的输入与记帐的参数，如何管理科目的数据，以及与其它公司代码相关的数据，如货币、税码、统驭科目和未清项管理等。
总分类帐的记帐数据来源于以下方面：后勤等功能模块的集成自动记帐到总分类帐；明细分类帐（如应收帐款应付帐款）中的记帐相应自动更新总分类帐；在总分类帐中的直接记帐。
3.2应收帐款（AR）
应收帐款模块是SAP R3系统的财会子系统中对客户进行监测与控制的模块。在此模块中，帐户分析、示警报告逾期清单以及灵活的催款功能，都使用户可以方便地处理客户未清项。系统为应收帐款设置明细分类帐，并为其设置统驭帐户。每一笔应收帐款都按未清项进行管理，SAP R3系统的应收帐款模块提供一对一的清帐方式，同时也支持按余额总数进行清帐的方式。如果条件许可，系统与电子银行联网，还可实现自动处理进帐业务并提供电子对帐单。系统可以随时从系统中得到每个客户的帐龄分析报告，还可以对已逾期的应收款进行催款。根据未清项目的欠款天数以及对客户信用管理策略设置不同的催款等级进行催款管理。
集成地使用SAP R3的销售及财务会计模块，在销售模块业务发生时，系统自动生成会计凭证，应收帐款明细帐自动更新，同时统驭帐户总帐余额也同步更新，并保持数据的一致性。当然，系统也支持手动输入记帐。
3.3应付帐款（AP）
应付帐款的核算与应收帐款相似，不再赘述。
3.4特殊分类帐另外，SAP R3财会子系统提供了特殊分类帐模块，可为用户提供特殊的计算功能。在此模块中，一个特殊分类帐可以通过对科目的设置（如成本中心、产品等），从不同的视角来反映科目的余额。用户可以对每一个分类帐进行计划、分配和货币转换处理。当实际业务发生时，这些特殊分类帐也能自动地更新。这能满足不同的厂商对报表的要求。
3.5固定资产SAP R3系统的固定资产模块涵盖了所有主要工业国家在法定报表和资产价值地评估方面的要求。能处理包括资产购置、折旧、转移、报废等业务。除了法定的对资产价值评估，可自定义许多折旧和评估的方法。
固定资产的核算和管理是财务会计的重要组成部分。无论是出于外部或内部的会计核算的要求，对固定资产进行计划和监控也显得更加重要。对固定资产的管理，系统主要是通过资产的分类来实现的，这样可以在系统中定义任意多个帐户分配以及相应的统驭科目。资产分类，在SAP R3资产管理应用程序中占据核心的位置。
高度集成使用SAP R3系统使用户能应用高效率的功能。这对于资产管理模块中的资产购置尤其明显。与其相关技术作业部门（应用程序）主要有：财务会计模块——应付帐款，物料模块——收货及发票校验和库存管理，项目管理模块——项目结算，工厂维护模块——后资本化等。对于折旧，系统支持使用多种不同的折旧方法并提供了综合模拟及资产负债表优化的功能，这样就可以通过模拟折旧方法中的更改来执行报表，将优化的折旧结果转帐到报表中。这种模拟的功能为用户提供了对资产价值的不同视角，并且能处理计划和实际的投资。同样，系统支持固定资产的报废和部分报废并自动计算所有待结算的金额。3.6法定合并与单独的企业财务报表相比，合并财务报表已经显得日益重要。SAP R3系统允许用户能够选择多种方式对集团公司下属的子公司的业绩进行评估。合并财务报表不是简单地将子公司会计报表进行简单地相加，而是对资产、应收 应付帐款、债务、利润、销售收入等进行重新分类、评估、合并及内部抵销。所有地合并业务都是由系统自动完成。除了法定合并以外，系统还允许用户在计划值地基础上经常地结算和作合并会计报表，如汇总的财务报表。
3.7财务会计信息系统SAP R3的财务会计信息系统（FIS）是基于SAP的综合数据信息仓库（EIS）的交互式信息系统。它使用户可以在指定的数据参数的基础上对相应的财会数据作评估。财务会计信息系统对不同币种的分析、总分类帐科目分析、资产负债表和损益表的分析等领域的经营管理提供有效和综合的支持。用户可以对所有的组织结构单元（如公司代码、公司和业务部门）和各种会计期间（会计年度和会计期间）进行评估。报表既可以用公司代码的货币，也可以用其它平行使用的货币——如集团公司货币、硬通货等。功能强大的信息查询功能是SAP产品的另一突出特点。

再来点概念性的
SAP R3财务基本概念及集成性浅释---总帐等概念

1，科目表的建立及分配
在SAP 中，科目表的层次较公司代码高，也就是说先创建好科目表，然后可以分配给不同的公司使用。在同一集团范围内，为了使各个集团范围内的公司使用的科目表都能一致，通常是先创建一个虚拟的公司及科目表，然后集团范围内公司都可从其拷贝。科目表中的科目就是在总帐的主数据中分别创建的。这里值得一提是，在SAP 中的科目表与传统的手工方式在科目体系中有了很大的不同。传统的帐务体系将会计科目分为1级科目、2级科目、3级科目等。但在SAP已没有这样分法了。除了应收、应付、固定资产等统驭科目外，所有的明细或2、3科目上升为总帐科目（当然在使用之前，应进行有关主数据的设置），如传统的银行存款—工商银行 XX支行XX帐号，这只是银行存款的一个子科目，但在SAP中，此时已设置为一个总帐科目了，科目代码是根据企业会计制度中的有关编码扩充至8位编码，如一个企业有许多银行存款，在SAP中就变成了有许多总帐科目。在总帐层次显示时，是分别显示的，但到报表层次时，则根据所有银行科目中的前四位代码汇集成一个科目银行存款进行披露。管理费用也一样，在SAP中有非常多管理费用的总帐科目（如工资、奖金、津贴等）。但在总帐还包含有从其他模块中过入的金额，如统驭科目，统驭如应付收及固定资产的明细科目，因此在SAP的总帐科目表中，我们看到的就不是目前的五、六十个科目，而是将近五百个的总帐科目。由于应收、应付、固定资产有各自独立的模块，所以有各自的明细帐。但反映在总帐及报表层次时，分别为细分的统驭科目（如应收帐款可根据企业管理的需要分为应收国内的款项与应收国外的款项等）。SAP所有的财务信息都是即时的，当记录一笔总帐分录时，相应的总帐、报表都已生成，当应收明细帐生成时，通过统驭科目就可即时过入总帐与报表。也就是说，在SAP的帐务里，任何时点都会产生新的总帐与新的报表（注意该总帐与报表并不完全体现法人的资产负债损益情况，尚有折旧、预提待摊因素要考虑）。
2，统驭科目的概念及分类，统驭科目的变更
统驭科目（reconciliation account）指的就是将明细科目归集起来的意思。前面我们说到，系统总帐科目表中包括统驭科目，该统驭科目是与应收模块、应付模块、固定资产模块有关的，其中长、短期借款运用了应付模块的功能，也成为了统驭科目。在实际业务过程，我们可能会发生统驭科目选用错误，此时就要用到统驭科目的变更功能。如客户A的统驭科目被误选为11310101，并有一笔分录输入，假设为1000元，此时的总帐科目11310101就有1000元余额，事后发现用错统驭科目，为此在此客房的主数据中更改统驭科目假设为113102101（注意这并不会更改已过入11310101的1000元），更改完毕后，至月末（假设本月只有一笔分录及余额为1000元）运行客户重组程序，系统会产生借：11310299（系11310201的调整科目，但非统驭科目）1000贷： 11310199（系11310101的调整科目，但非统驭科目）1000，在报表层次上11310101与11310199被安排在一行后余额变为0， 11310201与11310299被安排在一行后余额变为1000，这样在报表层次就将由于选错统驭科目而产生的错误纠正了。第二个月初，系统会自动运行相反的调整分录，借：11310199（系11310101的调整科目，但非统驭科目）1000贷：11310299（系11310201的调整科目，但非统驭科目）1000.直到选错统驭科目的金额被支付出去后，才不需运行上述程序。
3，凭证的输入规则：在SAP中，总帐科目在输入分录是需要遵循传统的记帐方法，“有借必有贷，借贷必相等”。但对于应收、应付的发票输入（即作会计分录）单边则可，如在应付模块作发票输入，填入供应商的号码，日期、金额后，其次填写行项目，此时的行项目的字段中已经默认了借方，用户只需选择适当的总帐科目（如管理费用—XX）、金额、成本中心即可。产生的分录即为借贷皆具的双边分录了。应收模块的发票输入也同样。在应收、应付模块中除了后勤模块的“发票校验程序”及销售模块的“出具发票程序”自动过入应付、应收帐款外，尚有许多处如“过帐”、“清帐”也具有半自动生成会计分录的功能。另外，在SAP中，凭证具有较宽泛的意义，如后勤模块的产生的收货单据，在SAP中也称为凭证，发票也称凭证，因此财务人员在实际操作中应注意区别。
4，凭证的类别
传统的会计核算中，将凭证的类别分为收、付、转三类或直接就是一类记帐凭证。SAP对凭证的分类基本上也遵循收、付、转三类的原则，即总帐凭证（类似转帐凭证）SA，与供应商有关的凭证（类似于付款凭证）：KR（应付供应商的凭证）、KG（供应商转来的红字发票，SAP称为贷记凭证）、KZ（付款给供应商的凭证），与客户有关的凭证（类似于收款凭证）：DR（开具发票给顾客的凭证）、DG（开具红字发票给顾客的凭证）、DZ（向顾客收款的凭证），与固定资产交易有关的凭证AA 等。
5，记帐码
在手工的会计核算过程中，我们通过用记帐符号“借”与“贷”来描述资产、负债的增、减。但在SAP中，却变得有些复杂了，比如，对于总帐科目的凭证，用符号40来表示总帐的借方，用50来表示总帐的贷方，分录例示如下：40：10010101（现金）50： 50150101（营业外收入）；对于与供应商发票有关的凭证输入，主要与应付帐款有关的借贷方就比较复杂了，如贷方用31、32、33、34、35、 36、37、38、39，借方用21、22、23、24、25、26、27、28、29，如供应商发票输入分录为：40：50100101（营业费用-电费）31：10100037（表示通过主数据创建的供应商编号）。对于与应收帐款有关的，其应收帐款的借贷方所用的记帐码：用01、02、03、04、 05、06、07、08、09表示借方，用11、12、13、14、15、16、17、18、19表示贷方，如输入一笔与客户发票有关的分录：01：客户有关的号码50：其他业务收入。与固定资产有关的业务，用70表示借方，用75表示贷方，假设通过应付模块采购固定资产，70：固定资产号码31： 10100037.与存货有关的业务，用89表示借方，用99表示贷方，如89：存货贷：50：GRIR，退货时，40：GRIR 99：存货（与存货有关的会计业务，大部分是系统自动产生的，因此少了一道麻烦！）。
记帐码在SAP中实际上起到如下的作用：在行项目中决定可输入的科目的类别；行项目是以借方或贷输入；决定其他字段的状态。
6，凭证号码的产生
在SAP 中，凭证号码可以由系统产生也可由手工产生，但系统产生的凭证号是连续的，手工产生的号码难免会产生跳号等失误，因此对系统设置时采用的凭证号码是由系统自动产生的。同时，对不同类别的凭证，系统对其产生的号码的范围不尽一致，如输入供应商发票产生的凭证号在1900000000-1999999999之间，付款给供应商的的凭证产生的凭证号在1500000000-1599999999，与固定资产有关的凭证产生的凭证号在0100000000- 0199999999之间，开具发票给客户产生的凭证号在1600000000-1699999999之间等等！尚有其他号码范围，可参照总帐蓝图中的有关叙述。当然，号码范围是与年度有关的，即开始新一个会计年度时，号码区间又会被重新选用，从而避免号码被用尽的可能。
7，记帐期间变式，会计年度与特殊期间
记帐期间变式是较难理解的一个内容。通过手工的做法是，在某一期间内所有交易都必须在同一时点结帐，以便总帐及财务报表的生成。但在系统中，由于每一时点都可以产生一个即时会计报表，因此某些类型的凭证可以在期间结束时予以关帐，而某些却又可以继续开着，即某些类型凭证可在8月份入七月份的帐。当然从严格的角度说，这是不合适的。这就是记帐期间变式。特殊会计期间，在系统中，会计期间基本上分为12个期间，这与正常手工核算无二，但由于在年度的会计期间结束后（此时12月31日会计报表已产生），仍然存在应当调整的事项，如审计时发现有些费用的确认不尽合理，有些交易金额必须重新确认（如某些资产负债表日后事项），这时的调整就在特殊期间进行。SAP的特殊会计期间分为4个，即13-16期间。但有些资产负债表业务却又难以在特殊期间实现，如资产负债后日后发生的上一年度的退货，由于这涉及到集成的业务，所以在SAP较难实现（具体参见后述）。
8，初级成本要素与次级成本要素
初级成本要素与次级成本要素。SAP除总帐的及时集成外，它的另一个特点是与控制模块的及时集成。在SAP中所有的总帐中的费用科目都被要求创建成为初级成本要素。这样，当输入一个总帐的费用分录时，系统会要求输入一个成本中心，即表示此时系统已将该初级成本要素分配给了某一成本中心。即通过一个分录就将总帐与控制模块的要求同时满足，这就是SAP的无缝集成。当然控制模块中只有该要素的金额，而不是像总帐的记录是通过双边分录来实现的，因此某成本心的费用报表是各个初级成本要素总汇。次级成本要素是指，某一成本中心的费用要素可整理成为次级的费用要素（项目），并将其通过一定的比例分摊给不同的成本中心。控制模块就是通过这两个要素反映了企业内外部间的资金流动情况。在SAP中，初级成本要素就类似于科目表，它可以分配给任何一个成本中心，包括法人间的成本中心，即不同的成本中心可能包括的初级成本要素是一模一样的，但金额却不尽相同。
9，分配与分摊
分配与分摊对于成本要素的来说是一个很重要的功能。并且这功能就类似于固定资产折旧一样，一月只能执行一次。分配的功能是与初级成本要素相关的，分摊的功能是与次级成本要素的功能相关的。这两个功能同样都可用到计划（预算）与实际发生额中。如可创建一个循环，将某成本中心（可超过一个以上）的初级成本要素（可超过一个以上），按一定的比例分配给其他成本中心（可超过一个以上），当然也将这循环分为几个段，各段间相应的要求可以不一样，这样每月末执行时，就可以很好地反映初级成本要素的流向情况。同样的，也可创建一个分摊循环，将某成本中心（可超过一个以上）的初级成本要素（可超过一个以上）重新组合成为一个次级成本要素，然后再将其按一定的比例分配给其他成本中心（可超过一个以上），当然也将这循环分为几个段，各段间相应的要求可以不一样，这样每月末执行时，就可以很好地反映次级成本要素的流向情况。分配与分摊的区别在于，分配是将某一成本中心的初级成本要素分给另一成本心，被分配的初级成本要素会与被分配的成本中心的相同的初级成本要素一并反映，而分摊则是将次级成本要素分摊到另一成本中心，与被分摊的成本中心的初级成本要素一同反映，这样有利于区分本成本中心的发生的费用与分摊过来的费用的界限。需要说明的是，同一利润中心下的成本中心的分配或分摊，并不影响该利润中心的利润额，但跨利润中心进行分配或分摊，则影响了不同利润中心的利润额，两种方法产生（分配或分摊的规则相同时）的影响一致。