如何通过看板方法提高团队协作？5个实用技巧！

一、看板方法概述

什么是看板方法

看板方法源于丰田生产系统，是一种通过可视化方式管理任务和工作流程的强大工具。它将工作流程中的任务、进度、问题等直观地展示出来，帮助团队成员更好地理解和掌控工作。

看板方法可以看作是将一个软件开发流程或其他工作流程类比为一段自来水管道，特性需求从一端进入，经过各个阶段的处理，最终改进的软件或完成的工作从另一端涌现出来。在这个过程中，存在着不同的工序，而看板方法就像是一个管理者，确保工作能够顺利流动。

最简单形式的看板系统包括一个挂在墙上的大白板，上面有许多卡片或即时贴，这些即时贴按列放置，每列上方有一个数字。卡片代表工作项，列代表开发工序，卡片会从第一步工序流动到最后一步。每一列顶部的数字用来限制每一列最多允许放置卡片的数量，通过限制在制品（work-in-progress, WIP）的数量，可以预防生产过剩并动态显现出瓶颈，以便在问题变得不可收拾之前找到并解决它们。

例如，在软件开发中，如果测试人员是瓶颈，每周只能测试 5 个特性，而开发人员和分析人员每周能够生产 10 个特性，那么整个管道的吞吐量就只有每周 5 个特性。如果不知道测试人员是瓶颈，测试人员的待办工作就会越堆积越多，影响前置时间和质量。而看板方法可以让开发人员和分析人员在看到测试人员成为瓶颈时，主动寻找帮助测试人员减轻负担的方法，比如分析人员帮忙测试，开发人员进行自动化测试。

如今，看板方法已经广泛应用于从软件开发到医疗保健等各个行业。它基于四个重要原则：工作流程可视化、限制进行中的工作、管理流程和明确流程政策。

工作流程可视化有助于团队成员了解工作流程、识别瓶颈并更有效地协作。看板用于可视化工作流程，从最初的请求到最终的交付。通过将工作流程划分为不同的阶段，用列来表示，每个工作项目用一张卡片表示，团队成员可以清晰地看到工作的进展情况。例如，列可能是 “待办事项”、“进行中” 和 “已完成”，看板上的每张卡片包含有关任务的信息，例如其描述、优先级和截止日期。

限制进行中的工作是看板的关键要素。它确保团队成员的任务不会超负荷，并且工作在系统中顺利进行。团队可以通过为看板上的每一列设置 WIP（进行中的工作）限制来限制进行中的工作。此限制表示在任何给定时间该列中可以包含的最大任务数。例如，如果 “进行中” 列的 WIP 限制设置为三个，那么团队一次只能处理三个任务。

管理流程意味着优化系统中的工作流程。看板团队使用交货时间、周期时间和吞吐量等指标来衡量和改进工作流程。团队通过监控工作流程中的工作流程并识别工作卡住的区域，然后采取措施解决这些瓶颈并确保工作顺利进行。

明确流程政策涉及记录过程策略并使它们可供所有团队成员使用。这有助于确保每个人都理解流程并始终如一地遵循流程。团队可以通过创建流程手册、开发培训材料或召开团队会议来讨论流程来明确流程策略。

实施看板是一个简单的过程。首先是可视化工作流程，通过创建代表流程不同阶段的看板来完成，看板上的每一列代表一个不同的阶段，每个工作项目都由一张卡片或一张便利贴表示。接着定义将在板上显示的不同类型的工作项，可能包括与流程相关的任务、错误、功能和其他工作项。然后为流程的每个阶段设置在制品 (WIP) 限制，实施拉动系统，即工作项在资源可用时被拉入流程。之后管理流量，定期审查流程并确定出现瓶颈或工作项目卡住的区域，努力消除它们并改进工作项的流程。最后关注持续改进，定期审查流程并寻找改进方法，可能包括对工作流程进行小的更改、调整 WIP 限制或更改工作项目的优先级排序方式。

二、看板方法对团队协作的重要作用

直观可视化

看板方法的直观可视化特性对团队协作起着至关重要的作用。它让团队成员一眼就能看出任务状态，迅速掌握工作情况，极大地减少了查找信息的时间。例如，在电商运营中，通过看板可以将复杂的工作任务拆解成可视化的卡片，团队成员能够快速了解产品策划、营销推广、客户服务等各个环节的进度。在项目管理中，Zoho Projects 的看板界面简洁直观，任务状态、负责人、时间等重点信息一目了然，项目管理者可以轻松获取项目进展相关信息。无论是制造业企业的现场管理，还是软件开发、电商运营等领域，看板方法都能以直观的形式呈现工作流程和任务状态，让团队成员不再需要翻遍各种文档和邮件来查找信息，从而提高工作效率。

灵活调整

看板方法具有灵活调整的优势，可根据实际情况调整任务状态和优先级。当遇到问题时，团队成员可以及时标记并处理，紧急任务也能优先处理。比如在看板管理中，如果某个任务遇到问题，可以迅速将其标记为 “阻塞” 状态，并通知相关人员进行处理；当某个任务变得紧急时，可以将其优先级提高，确保它能够得到及时处理。在精益生产中，基本看板管理的信息流程包括任务创建、任务分配、任务执行和任务完成四个主要环节。在任务执行过程中，团队成员可以及时更新任务卡片上的状态和进度信息，使用不同的标记或颜色来表示任务的不同状态，如待处理、进行中、暂停、已完成等。这样，团队成员和管理者都能够直观地了解任务的进展情况，并根据实际情况进行灵活调整。

团队协作

共享看板能够促进团队成员实时了解彼此工作进展，减少沟通障碍，提高协作效率。团队成员间可以互相支持，当某个成员需要帮助时，其他人也能迅速发现并提供支持。例如，在产品研发团队中，使用板栗看板可以建立多个看板，如 Sprint Board、产品迭代计划、用户反馈收集、周报看板和项目整体进度看板等。在这些看板中，团队成员可以清晰地了解任务的状态和进度，明确责任到人，避免重复修复问题，提高团队协作效率。在电商运营中，通过共享看板，团队成员可以了解项目的整体情况，在产品策划、营销推广、客户服务和数据分析等方面无缝协作。

提高效率

看板方法可以减少无效沟通和等待时间，让成员更专注于核心任务，通过优化流程提升整体效率。在项目管理中，看板工具可以及时传递项目工作中的最新讯息，保证团队接受信息的一致性，统一团队想法，提高信息透明度。项目管理负责人通过看板，可以快速发布项目任务，实时管控各项任务的进度，保障项目进度的有序推进。在数据可视化看板的搭建过程中，通过选择合适的工具、进行需求分析和图表组合，可以直观反映出业务变化，通过数据驱动建议的方式快速清晰地发现问题、帮助业务成长。在精益生产中，看板管理通过可视化工作任务和工作流程，使整个生产过程更加简单和清晰，能够帮助团队识别和减少各种浪费，如等待时间、重复工作和过度生产等，提高生产效率和质量。

三、实施看板方法的步骤

选择工具

在实施看板方法时，首先需要选择合适的工具。可以根据需求和喜好来决定是使用物理看板（白板和纸质卡片）还是数字看板（电子软件）。如果团队喜欢传统的方式且工作环境允许，可以选择物理看板。例如，在一些小型团队的办公室中，一块大白板和一些彩色的纸质卡片就能组成一个简单而有效的看板系统。团队成员可以随时用马克笔在卡片上写下任务，并将其贴在相应的区域。

而对于那些需要远程协作或者追求更高效率的团队来说，数字看板则是更好的选择。像 iPad 上的 “无边记” App，就可以创建用于头脑风暴和协作的看板。轻点屏幕顶部的选项即可开始构建看板，拖移手指能在看板上四处移动，张开或捏合手指可缩放。同时，还可以命名看板、打开看板、复制看板等，非常方便团队成员进行协作。另外，还有很多专业的项目管理软件也提供数字看板功能，如禅道看板、Trello、Jira 和 Asana 等。这些工具不仅具备基本的看板功能，还提供了更多高级功能，如实时更新任务状态、设置优先级、数据分析等，能够满足不同团队的各种需求。

定义任务状态

通常情况下，看板会包括 “待办”“进行中”“已完成” 等基本状态。但根据具体工作需求，还可以添加更多状态。比如在软件开发中，可以增加 “测试中”“待验收” 等状态；在营销活动策划中，可以有 “创意阶段”“执行阶段”“效果评估阶段” 等状态。定义明确的任务状态有助于团队成员更好地了解任务的进展阶段，提高工作效率。

创建看板

按照定义的任务状态创建看板。如果是物理看板，可以在白板上划分出不同的区域，分别对应各个任务状态，然后将写有任务的卡片放置在相应区域。如果是数字看板，如板栗看板，创建团队后，可以从模板创建看板，设置多个列表，如 “待办事项”“进行中”“已完成” 等，每个列表代表一个任务状态。在每个列表中，可以添加卡片，代表具体的任务或事项。卡片上可以包含任务的描述、负责人、截止日期、优先级等信息。

更新状态

随着任务进展不断更新卡片状态。当任务开始时，将其从 “待办” 区域移动到 “进行中” 区域；当任务完成时，将其移动到 “已完成” 区域。如果任务遇到问题，可以将其标记为 “阻塞” 状态，并通知相关人员进行处理。在数字看板中，如板栗看板或 Trello，团队成员可以通过简单的拖拽操作更新任务状态，让管理者及时获取动态信息。这样，团队成员和管理者都能实时了解任务的进展情况，及时调整工作安排。

定期回顾

每周或每月回顾看板，查看任务完成情况和进度。总结经验教训，优化工作流程和任务分配。在回顾过程中，可以分析任务完成率、周期时间、积压任务等数据，发现进度拖延的原因，并及时调整资源分配或优化流程。同时，也可以结合敏捷方法论，与 Scrum 结合使用，通过短周期（Sprint）实现快速迭代。还可以整合自动化工具，将看板与其他工具（如 Slack、Google Drive）无缝集成。定期复盘有助于团队不断提高工作效率，实现个人和团队的高效发展。

四、看板方法提高团队协作的实用技巧

任务透明化，分工更清晰

看板以 “待办”“进行中”“完成” 等列展示任务状态，使得任务的进展情况一目了然。每张任务卡片包含负责人、截止日期和优先级等信息，为团队成员提供了明确的工作指引。

例如，在一个软件开发项目中，产品经理将需求整理成任务卡片放入 “待办” 列，开发人员根据自己的能力和时间领取任务后，将卡片移至 “进行中” 列，并标注预计完成时间。测试人员在看到开发人员将任务移至 “完成” 列后，及时对任务进行测试。通过这种方式，团队成员清楚地知道自己的工作任务和整个项目的进展，避免了重复工作和遗漏关键步骤。

优化资源分配，聚焦核心目标

在团队协作中，资源往往是有限的，因此需要通过优先级标注和任务限流功能，将精力集中在重要任务上。

对于高优先级的任务，如关键功能的开发或紧急的客户需求，可以标注为紧急状态，确保团队成员优先处理。同时，通过设置任务限流，如规定 “进行中” 列的任务数量不超过一定值，可以避免团队成员同时处理过多任务，导致资源分散。

例如，在一个市场推广计划中，将核心广告素材的设计任务标注为高优先级，并限制同时进行的非关键任务数量，确保团队将有限的资源投入到最重要的事情上，提高工作效率。

实时反馈，解决协作瓶颈

看板管理的动态更新和可视化流程为团队提供了实时反馈，使团队能够及时发现问题并解决协作瓶颈。

当任务卡片在某一列停留过久时，可能意味着资源分配不足或流程不顺畅。团队可以迅速调整资源分配，或者优化流程，避免任务卡壳。

例如，如果发现某个任务在 “测试中” 列停留时间过长，团队可以分析原因，可能是测试人员不足或者测试环境出现问题。针对这些问题，团队可以调整资源，增加测试人员或者优化测试环境，确保任务能够顺利进行。

数据驱动复盘，提升执行力

看板工具通常配备数据统计功能，为项目复盘和未来决策提供依据。

通过分析任务完成率、周期时间和资源使用情况等数据，团队可以了解项目的执行情况，发现问题并进行改进。

例如，在一个项目结束后，团队通过看板工具分析任务完成率较低的原因，可能是任务分配不合理或者沟通不畅。针对这些问题，团队可以在未来的项目中优化任务分配方式，加强沟通协作，提高执行力。

选择合适的看板工具

目前市场上有很多适合不同团队规模和需求的看板工具，如禅道看板、Trello、Asana 等。

禅道看板适合软件开发团队，具有强大的项目管理功能，包括需求管理、任务分配、缺陷跟踪等。它可以帮助团队更好地管理软件开发过程，提高开发效率和质量。

Trello 以其直观的界面和简单的操作闻名，适合中小型团队快速上手。任务卡片灵活，可以添加标签、截止日期和附件，同时还支持多种模板，适合不同类型的项目管理。

Asana 不仅是看板工具，更是一个综合性的项目管理平台，适合中小型团队需要多任务并行时使用。它具有强大的依赖关系管理功能，适合复杂项目，同时还提供仪表盘分析，帮助团队追踪整体项目进展，促进跨团队协作。

团队在选择看板工具时，应根据自身的规模、需求