项目管理平台实操：项目经理如何设置并监控10个关键项目阶段？

一、项目管理的关键流程与重要性

介绍项目管理需关注的十个关键流程，阐述这些流程对项目成功的重要性。
（一）生命周期与方法论的划定
项目的生命周期与方法论如同项目的纪律，为项目的发展划定了清晰的界限。生命周期通常由开始、规划、执行 / 控制、完成等阶段组成，或者由工作的重复周期构成。不同的项目，其生命周期的细节会因具体业务、客户要求等因素而改变。例如，大项目的阶段一般更多更长，考核点也相对较多；而小项目则阶段少，考核点也少。项目方法同样因项目而异，细节关注程度各不相同。产品开发项目的方法可能涉及工具或系统的使用，信息技术项目的方法则包括版本控制标准、技术文档管理等方面。公司为项目设定的方法代表着权威，也是项目经理获得项目控制权的途径之一。在考虑项目方法的作用时，要始终关注其对项目人员管理的效率，争取在可能出现问题的地方发挥正面效应。
（二）清晰项目定义的掌控力
清晰的项目定义是项目控制的关键。书面定义项目能够让项目各方和项目组随时参考，明确项目的目标、回报、范围、预算等重要方面。项目目标陈述可以对项目交付成果、工期、预期成本或人力进行高层次的描述。项目回报包括商业案例或投资分析的回报。同时，要明确项目的客户需求，对项目范围进行定义，列出所有预期的项目成果。此外，还需确定成本和时间预算目标，考虑重大困难和假设，描述项目对其他项目的依赖，以及明确项目中的高风险、所需的新技术和重大问题。通过将尽可能多的具体信息囊括在项目描述或章程中，并使其在项目主管方和相关方面获得认可，进而生效，能够更好地掌控项目的发展方向。

二、项目经理的十个关键项目阶段

（一）项目启动：明确目标与组建团队
在项目启动阶段，确定项目目标和范围是至关重要的第一步。据统计，明确的项目目标能使项目成功的几率提高 30%。例如，一个软件开发项目，明确要在特定时间内开发出具备特定功能的软件，并且确定目标用户群体和市场定位。同时，组建项目团队也是关键环节，要根据项目的需求和特点，挑选具备相应技能和经验的人员。比如，一个建筑项目需要工程师、设计师、施工人员等不同专业的人才。制定项目章程则为项目的开展提供了正式的依据，明确项目的背景、目标、范围、组织架构等。
（二）项目规划：制定详细计划
项目规划涵盖多个方面。在范围管理计划中，要明确界定项目的边界，避免范围蔓延。例如，一个网站建设项目，明确规定网站的功能模块和页面布局，避免后期不断增加新的需求。时间表管理要合理安排任务的先后顺序和时间节点，通过任务分解和时间估算，确保项目按时完成。资源管理计划要合理分配人力资源、物资资源和财务资源，确保资源的有效利用。风险、质量和沟通管理计划则分别针对可能出现的风险、项目的质量标准以及项目团队和相关方之间的沟通渠道进行规划。
（三）项目执行：按计划推进任务
项目执行阶段，任务分配要根据团队成员的技能和特长进行，确保每个任务都有合适的人负责。在执行过程中，要进行有效的资源管理，确保资源的合理调配。进度跟踪可以通过定期的进度报告和会议进行，及时发现进度偏差并采取措施调整。沟通管理要确保团队成员之间、团队与相关方之间的信息畅通，提高项目执行的效率。
（四）项目监控：确保项目顺利进行
进度监控要实时跟踪项目的进展情况，一旦发现进度滞后，要及时分析原因并采取措施加快进度。质量监控要按照既定的质量标准进行检查，确保项目成果的质量。成本监控要对项目的实际成本进行跟踪，避免成本超支。风险监控要定期识别和评估风险，制定相应的应对策略。通过监控报告和会议，项目经理可以及时掌握项目的情况，做出正确的决策。
（五）项目收尾：完成交付与总结评估
项目收尾阶段，项目交付要经过严格的验收程序，确保项目成果符合要求。项目评估要对项目的目标达成情况、成本控制情况和质量达标情况进行全面评估。文档整理要将项目过程中的各种文档进行分类归档，为后续项目提供参考。团队解散要妥善安排团队成员的去向，确保团队成员能够顺利过渡到新的工作岗位或项目。总结经验教训可以为未来的项目提供宝贵的借鉴。
（六）需求分析：奠定成功基础
需求分析阶段，要通过与相关方的沟通，收集项目的需求。对收集到的需求进行分类、整理和分析，确定需求的优先级和实现的可行性。据调查，充分的需求分析可以减少项目变更的次数，提高项目的成功率。通过详细的需求分析和风险评估，为项目的后续阶段奠定坚实的基础。
（七）设计阶段：制定合理方案
系统设计要确定项目的整体架构和模块划分，详细设计要对每个模块进行具体的设计和接口定义。设计评审要邀请相关专家对设计方案进行审查和确认，确保设计方案的合理性和可行性。例如，一个软件设计项目，通过系统设计确定软件的架构和功能模块，通过详细设计确定每个模块的具体实现方式，通过设计评审确保设计方案符合用户需求和技术标准。
（八）开发阶段：按方案开发
代码编写要按照设计方案进行，确保代码的规范性和可读性。代码测试要进行单元测试和集成测试，确保代码的质量。代码审核要对编写的代码进行审查，发现并纠正潜在的问题。通过严格的开发流程，确保项目的开发质量。
（九）测试阶段：验证项目质量
测试阶段要进行各种测试活动，包括功能测试、性能测试、安全测试等。功能测试要确保项目的各项功能正常运行，性能测试要测试项目的响应速度和负载能力，安全测试要确保项目的安全性。通过全面的测试活动，确保项目符合质量标准。
（十）部署阶段：实现项目交付
将项目成果部署到实际环境中，进行最后的调试和优化。确保项目成果能够稳定运行，满足用户的需求。完成项目的最终交付，标志着项目的成功结束。

三、项目经理的项目设置与监控方法

（一）化繁为简制定计划
在项目管理中，化繁为简制定计划至关重要。项目经理可以借助项目管理工具如进度猫，明确项目目标。例如，在一个企业数字化转型项目中，目标可以设定为在特定时间内实现业务流程的全面数字化，提高工作效率 30%。通过进度猫对项目目标进行分解，将大项目划分为若干个小任务，确定每个任务的开始及结束时间。比如，将数字化转型项目分解为需求调研、技术选型、系统开发、测试上线等阶段，每个阶段再细分为具体的任务，如需求调研阶段可分为与各部门沟通收集需求、整理分析需求等任务。同时，设置项目里程碑，为项目的关键节点设定明确的目标和时间点，如技术选型完成、系统开发过半等。明确任务之间的依赖关系，确保各项任务有序进行，避免出现混乱。
（二）指派任务明确责任
项目经理将任务分配给团队成员，能够明确每个人的职责。在一个软件项目中，项目经理可以根据成员的技能和特长，将开发任务分配给程序员，测试任务分配给测试人员。明确问责制，确保每个问题都有专人负责解决。当出现问题时，能够迅速找到负责人进行处理。例如，如果测试过程中发现软件存在漏洞，可直接找到负责该模块开发的程序员进行修复。只有明确了所有权，问题才能得到高效解决。
（三）监控进度解决问题
通过项目管理工具监控进度是项目管理的关键环节。项目经理可以使用进度猫等工具，定期查看任务的状态，及时发现项目中的问题。例如，在一个建筑项目中，如果发现某个施工环节进度滞后，可能是由于材料供应不及时或人员安排不合理等原因导致。项目经理应立即采取相应的措施，如协调材料供应、增加施工人员等，以确保项目能够按计划进行。同时，通过监控问题的状态，可以判断问题是否得到解决，确保项目顺利进行。
（四）上传文件文档管理
项目文档管理的目的是将所有文档集中在一处，方便参考和沟通，提高工作效率。在一个研发项目中，将技术文档、设计方案、测试报告等集中管理，确保团队成员能够随时获取所需信息。项目文档化可确保项目保持透明，通过记录所有文档，团队成员能获得相同的信息，协作变得更加容易。当有人想询问有关项目的问题时，可以很容易地看到谁在负责相关方面，也能及时回应并跟踪解决这些问题的进展。
（五）及时沟通反馈问题
项目管理中沟通是关键。项目经理必须建立起良好的沟通渠道，以便快速准确地传递信息。例如，在一个跨部门项目中，建立定期的项目会议、邮件沟通机制、即时通讯群组等，确保信息能够及时传递给解决问题的人。沟通应以获取对方的所有信息为起点，同时交换信息，并真实地帮助对方解决困难。如果没有项目管理软件来实时连接团队，并帮助项目经理解决这些问题，那么跟踪和管理项目进度就会变得很困难。进度猫等在线协作和项目管理软件，可以帮助项目经理简化工作流程，促进团队协作和提高效率，跟踪进度及管理出现的任何问题，使项目经理的工作更加高效。

四、借助工具高效管理项目

项目管理工具在项目的不同阶段发挥着至关重要的作用，能够极大地提高项目管理的效率和质量。以下将分别介绍 PingCode、Worktile、Zoho Projects、简道云等工具在项目不同阶段的具体作用。
（一）工具助力项目规划
Zoho Projects 在项目规划阶段表现出色。它可以帮助项目经理创建项目基线，明确项目的起点和预期状态。通过设置目标，为项目团队提供清晰的方向和努力的标准。例如，在一个大型工程项目中，项目经理可以利用 Zoho Projects 设定各个阶段的里程碑和交付物，确保项目朝着既定目标稳步推进。同时，Zoho Projects 还能有效地跟踪进度，以甘特图等形式直观地展示任务的起止日期和相关关系，让项目经理能够准确把握项目的整体进展情况。比如，在软件开发项目中，通过 Zoho Projects 的任务依赖关系功能，可以处理相互依赖的任务，确保项目流程的顺畅进行。此外，Zoho Projects 还可以将复杂项目分解为项目里程碑、任务列表、任务和子任务，使项目规划更加细致和全面。
（二）工具促进项目执行
简道云在项目执行中发挥着重要作用。移动端填报功能让项目管理人员在工程现场可以通过手机录入各项数据、进度，在检查中可以拍照上传，极大地提高了数据更新的速度。公司管理人员不用到达现场即可全面掌握项目情况，做到实时管理。数据字典的建立可以将所有的项目名称录入系统供填报时候选择，数据字典的标准化大大减少一线填报的压力。进度计划与实际进度关联功能，通过对比分析，可以发现偏差并做到及时纠正。例如，在一个企业管理项目中，简道云可以帮助团队将复杂的项目分解为易于管理的任务，根据项目的实际情况，自定义任务的属性，如任务的优先级、责任人、截止日期等。通过看板功能，实时查看每个任务的执行情况，及时发现和解决问题，有效地提高任务的执行效率，保证项目的顺利进行。
（三）工具强化项目监控
简道云提供的数据看板在项目监控阶段起着关键作用。通过项目管理分析看板，可以一目了然地掌握每个项目的安全情况，在家就能掌握项目的全部情况。在建项目一览表可以了解项目进度、达成的业绩情况。例如，在一个建筑项目中，项目经理可以通过数据看板实时监控项目的成本支出情况、结余情况、进度情况，一旦实际成本超标即会触发提示，及时采取措施进行调整。同时，数据看板还可以设置成本预警标线，让项目经理能够及时发现潜在的风险，采取相应的应对策略，确保项目的顺利进行。此外，数据看板还可以提供丰富的报表和数据分析功能，帮助项目经理进行项目的评估和优化，为项目的决策提供有力的支持。

五、项目启动会的关键作用

项目启动会在项目管理中起着至关重要的作用。它不仅是项目的开端，更是为整个项目奠定基础的关键环节。通过项目启动会，可以同步商业价值，让项目团队成员明确项目的重要性和目标，为实现项目的成功提供有力保障。同时，明确项目干系人，确定各方的职责和义务，避免在项目执行过程中出现责任不清的情况。此外，启动会还可以确定项目的里程碑，为项目的进度管理提供明确的目标和方向。最后，通过启动会，项目经理可以获得授权，更好地协调和管理项目资源。
（一）启动会的准备工作
在项目启动会之前，需要进行充分的准备工作。首先，要准备好会议材料，包括项目背景、目标、计划、组织架构、风险分析等内容。这些材料可以通过 PPT 的形式呈现，以便在会议上进行展示和讲解。其次，要确定参会人员，包括项目发起方、执行方、相关部门负责人、关键利益相关者等。确保所有重要的人员都能参加启动会，以便在会议上达成共识。最后，要制定通知流程，提前通知参会人员会议的时间、地点、议程等信息，让他们有足够的时间准备。
例如，在一个软件开发项目中，项目经理可以提前准备好项目的需求文档、技术方案、进度计划等材料，邀请开发团队、测试团队、业务部门负责人等参加启动会。通过发送邮件、短信等方式通知参会人员，确保他们能够按时参加会议。
（二）启动会的注意事项
在项目启动会上，需要注意以下几点。首先，要把控会议节奏，避免冷场、超时、纠结和发散。项目经理作为主持人，要提前做好准备，明确会议的目的和议程，引导参会人员围绕主题进行讨论。如果出现冷场的情况，可以适时提出问题，引导大家发言；如果会议超时，要及时调整议程，确保会议能够按时结束。同时，要避免在会议上出现纠结和发散的情况，确保讨论的问题与项目的目标和计划相关。
其次，要为领导发声。在启动会上，领导的发言往往具有重要的指导意义。项目经理要提前与领导沟通，了解他们的关注点和期望，在会议上为领导发声，传达领导的指示和要求。同时，要引导参会人员认真听取领导的发言，确保项目的方向与领导的期望一致。
最后，要做好总结收尾。在启动会结束之前，项目经理要对会议进行总结，回顾会议的主要内容和达成的共识。同时，要明确下一步的行动计划和责任人，确保会议的成果能够得到落实。最后，要做好会议纪要，及时发送给参会人员，以便他们能够回顾会议的内容和决策。
例如，在一个建筑项目启动会上，项目经理要控制好会议的时间，确保每个议程都能按时完成。在领导发言时，要认真记录领导的要求和期望，并在会议上进行传达。会议结束后，要对会议进行总结，明确下一步的工作任务和责任人，并及时发送会议纪要给参会人员。