OFFICE-利用Word邮件合并功能联动编辑《目标责任成本调整说明》
正文
00.开始以及目标
0.1 开始
众所周知的原因，X建工的很多文档都提供了一个填写模板，这是个好事。但是捏，当他们把模板放下来要来填数的时候，你会发现所有的数据，都是在不同的文档中搬来搬去，这点操作十分愚蠢，也十分傻缺。所以就在这里写这个优化的小例子。但愿能启发某些同事高效办公，而不是低效的加班。
0.2 目标
下图是原来模板文件的样子。我们需要把模板文件与Excel联动起来，以方便形成自己的调整目标成本的数据库即可。简单的说就是所有带星号“*”的部分要做到可以联动。
01.做一份Excel的数据模板
1.1 功能：“编写字段”
首先根据这个word的模板文件，我们可以确定一件事，就是我们需要的字段有哪些。我们需要的字段有哪些呢？
从模板文中提取大概需要的字段有以下：
- 项目名称
- 合同价
- 形象进度
- 实际开工日期
- 劳务分包签约价
- 劳务分包占合同金额比例
- 超过原来目标责任成本的劳务人工费
- 原人工费
- 调整后人工费
- 原材料费
- 调整后材料费
- 原机械费
- 调整后机械费
- 原专业分包
- 调整后专业分包
- 原措施费
- 调整后措施费
- 原间接费
- 调整后间接费
- 原规费
- 调整后规费
- 原税金
- 调整后税金
- 原其他费用
- 调整后其他费用
- 原目标成本除税价
- 调整后目标成本除税价
- 调增减情况（控制输入增和减）
- 增减的绝对值
- 原目标成本含税价
- 调整后目标成本含税价
- 调增减情况
- 利润
1.2 功能：“填入数据”形成表
将字段编入表格作为字段
将1.1中的字段贴入excel表中。如图所示如果是竖向的，可以考虑使用粘贴中的转置功能，将字段转成横向的。
第一步：复制到表格中：
第二步：将竖向的文字转置成横向：
第三步：转成横向：
相对应的字段输入对应的内容
获得转置的横向表之后你就可以输入数据了，当然你也可以先输入数据再进行转置。
转置的教学操作可以看office帮助文档：将数据从行转置到列，或将数据从列转置到行
然后我们对应字段调整公式或者添加新的辅助列。最终我们形成这样类似的文件。其中黄色部分为自动计算单元格，蓝色部分为选择单元格，其他无填充部分为输入单元格。
【腾讯文档】使用邮件合并添加此文件为数据源
在这里面我用到的函数有ifs、if、text函数
ifs函数主要用于编制预计签约价时对应的部分的自动计算。对于F2、G2、I2单元格选择的板块进行数据的自动抓取。
text函数主要是用来形成数据的格式，因为之后的邮件合并到word中的时候，如果你的数字格式不是文本，而是数字，他的小数点就会被精确到不知道多少位，这个是无法使用数字格式保留小数进行控制的。
if函数主要是用来形成必要的说明文字。保证邮件合并功能中域代码抓取文字的格式是文本。
之后就可以应用此份模板快速的生成情况说明。
02.更改公司的word模板文件
2.1 功能：开始邮件合并
邮件合并功能操作详细参照office帮助文档：视频-深入了解邮件合并
这里我们需要使用邮件合并功能中的“选择联系人”-->"插入现有列表"。然后选择我发的表格：“使用邮件合并添加此文件为数据源”，
其实这个功能就是个选择导入文件的功能。
使用不同的数据源的导入word：office帮助文档：为 Word 邮件合并准备 Excel 数据源
这里主要导入excel表中数据，所以我们对应选择我们编制的表格文件即可。
导入这个表格后你会在联系人列表里面看到你导入表格的数据
注：当你切换文档位置的时候，都需要重新导入“excel文件”。
- 重新导如excel数据源:确定
- 重新导如excel数据源:找文件位置
2.2 功能：插入域
- 在对应的word文档位置中插入“域”代码之后，你就会得到一个这样的文档。
- 使用突出显示域你就能看到所有的域代码字段。这都是来自于你的excel源。
- 最后就是可以实现批量编写情况说明
尾巴
本次测试文件下载：123云盘：提取码:GXYJ | 中国移动云盘：未上传 | 博客园：点击即下载
其实小数点的处理还有很多方式，比如可以用域代码去控制，这里我就不展开了，由兴趣的小伙伴可以自行参考。
