中国ERP三大流程 国外ERP黯然失色------(转)
一、 应付帐款的管理。
按照正常的情况,供应商根据企业的采购单送货给企业,企业验收完毕后收下。供应商拿到企业签收的单据后,就可以确认应付帐款了。但是,在中国很多企业中,这个流程不一定行的通。为什么呢?因为即使你货送来了、拿到了企业的签收单,企业仍然不认为这些原材料已经是企业自己的财产了,而是供应商暂时寄放在企业的;只有当企业开始用这些材料或者材料用完的时候,企业才会通知供应商,说材料用完了,你们可以给我们开发票了,等待我们付款吧。
这个流程,当然不是很正规的流程。拒他们这些在国外实施过多个项目的专家来说,这个流程是国内企业特有的,不亏是中国特色的称号。虽然这个流程不正规,但是,对于企业却是有利的,因为他可以最大限度的减少企业的库存资金的占用,提高资金的使用效率,减少企业管理成本。相反,对于供应商是不利的。不过,供应商有时候为了获得更多的销售定单,也只能屈服与企业。一个愿打、一个愿挨,这也不是我们ERP实施顾问能够改变的了的。我们ERP实施顾问的任务,就是如何根据这个需求,转化为ERP可以实现的流程。
很多国外的ERP软件,包括台湾的一些ERP软件,如鼎新的ERP软件,都无法实现这个需求。有一次,我以一个独立ERP咨询顾问的身份去一家国内的台资企业去实施鼎新的ERP软件。这个台资公司到是被国内同化了,采用了这个流程来管理应付帐款。但是,他们的ERP系统还是没有适应这个流程,还没有这个功能。最后,只能通过二次开发解决。
而国内的一些ERP软件,毕竟是土生土长的,熟悉环境,占有优势。他们在系统设计的时候,就考虑到了这个虽特殊但是却常见的流程。如在入库单上设置一个开关,当物料入库时,开关是关着的,也就是说不能根据这张入库单生成应付帐款;当材料开始用后,即ERP系统中开始领料,根据先进先出的原则,若开始动用这笔入库单的材料时,系统会自动把这个入库单的开关打开,财务就可以根据这张入库单产生应付帐款。这说说简单,但是后台的会,要涉及到很多的程序。有些简单的ERP,只是在入库单上设置了一个按钮,当材料开始用时,有物料管理员手工去更改。这种处理方法欠简单。因为若一笔原材料有两张甚至更多的入库单,则物料管理员还要去判断,先结转那一张的入库单呢。
应付帐款如此,应收帐款也存在这种情况。如货发出去了,还不能产生应收帐款,要等客户通知才能收款等等。这个情形同应付帐款是类似。
二、 发票限额控制。
增值税发票的作用我想大家都非常的清楚。其进项税直接可以抵扣销项税额,想当于是帮助企业减少税收、增加利润。所以有些企业就开始动弯脑子了,就想着多弄点发票、多抵点税。俗话说,磨高七尺,道高一丈。国家就想出了发票限额的招数,加强对发票的管制。
1、 上、下两头限。仅对十万元版专用发票,规定其一次开票销售额的最高和最低限额,即限定一次开票其销售额在100万元以下(不含100万元)至10万元以上(含10万元)的数额使用的一种专用发票。一次开票销售额超100万元(含100万元)的则必须使用纳入防伪税控系统的电脑版专用发票;而对销售额在10万元以下(不含10万元)则应使用万元版或千元版或百元版的专用发票。上述对十万元版专用发票填开规定,归纳为上、下两头限原则。
2、 上限、下不限。对万元版、千元版、百元版三种手工填开的专用发票,只是限定其一次开票销售额不得突破最高限额,即:万元版专用发票最高销售额不得超过10万元,千元版专用发票最高销售额不得超过1万元,百元版专用发票最高销售额不得超过1,000元;而对其一次开票销售额没有最低数额限制。上述万元版、千元版、百元版三种专用发票使用规定,可归纳为上限、下不限原则。
3、 上、下均不限。是专对电脑版专用发票的规定,因该专用发票已纳入防伪税控系统,由计算机开票,其开票数据都全部存入计算机,并实行全国开专用发票的计算机联网,可随时相互稽核查对,其一次开票销售额没有限制。上述电脑版专用发票使用规定,可简称为上、下均不限原则。
由于这个限制,就给相当一部分的国外ERP软件,造成了麻烦。
如一张入库单金额达到120万,但是,其没有纳入防伪税控系统的电脑版专用发票,怎么办?就把发票开成两张,一张80万,一张40万。但是,很多ERP软件,在入库单上只能反映一张发票信息,如台湾的鼎新软件。这就非常麻烦,给发票的管理造成麻烦。因为企业要求供应商在请款的时候,要请购单、企业入库单、他们的送货单及发票四张单据齐全才可以,而且发票的金额不能少于应付帐款的金额。否则的话,财务在ERP系统中不能生成应付帐款或者付款单。
ERP如此控制是合理的,目的是为了保证供应商不少开发票,而且,以后稽核起来,也很方便,入库单、发票、付款单据都能够关联起来。现在的问题时,有些ERP系统一张入库单只能对应一张发票,而企业的要求,是一张入库单可以对应多张发票。所以,这就要对ERP系统进行调整。
三、 成本的计算统计。
象Oracle、SAP等国外数一数二的ERP软件,跟国内的ERP比起来,成本模块是其比较占有优势的地方。但是,中国很多企业企业的成本计算方法,让他们这些“英雄”无用武之地。
如有些企业成本计算比较简便,只需要考虑材料成本即可,其他的成本,如制造费用、管理费用等等,都按照一个固定的比例进行计算。如一个产品的单位成本为30元,而企业根据历史的统计经验,设置制造费用等的成本为材料成本的20%,即6元。则此时,这个产品的单位成本为36元。
由于这个成本计算方法相对来说比较简单,而Oracle、SAP等ERP软件的成本模块虽然比较健全,但是,若用到这些企业当中去,就有点“杀鸡焉用牛刀”的感觉,使用起来,反而很不方便。
我这只是列举了三个常见的具有“中国特色”的业务流程,其他类似的流程还有很多。所以,虽然象SAP等大型的ERP软件,在国外用的非常好,但是,在国内企业使用起来的时候,难免要是水土不服,还是要经常的碰壁。所以,无论是企业准备采取国外的ERP软件还是国外的软件公司要进军国内市场、特别是内资本企业,都要注意相互了解,注意各自的“国情”,才能保证后期的合作愉快。