【项目管理】跨部门沟通的有效方式

一、冲突点

人类社会的很多冲突，都始于“边界”二字(边界引发的分别心)。比如，部门与部门之间存在边界，所以就有了“部门墙”。别看只是跨了个部门，各项沟通的复杂度就会直线上升。为啥呢？不是“自己人”了啊。那么，我们该如何应对跨部门沟通的问题呢

 

二、方式

• 约法三章，先说清楚
• 打开边界，一起想办法。

1、约法三章，先说清楚

第一步：建立君子协定

• 在合作前，你要跟对方建立合约，明确合作目标、合作事项、双方各自的需求和责任、时间进度要求、风险及责任人。
• 刚开始合作时，建立稳定的预期是关键，双方责任及进度要求，必须要得到公开确认。（邮件，项目启动会，双方领导层参与）
• 承诺越公开，越正式，日后对双方的约束效力就越大。

 

第二步：建立机制

• 合作建立之后，需要建立常规的沟通机制来持续推动。（日会，周会，文档共享）
• 是否存在“三不管”地带？每个依赖任务的职责是否明确，责任是否具体到个人？

 

第三步：解决问题

• 通过周期检查，我们可以及时发现问题。
• 尽快启动风险应对机制，确定问题处理方案，比如改变方案、调整时间、增加资源、减少范围等。
• 把问题和相应的决议结果抄送给双方的负责人，让双方清楚问题对整体项目的影响及调整方案。同时，你还要明确的是，今后要采取哪些预防措施，以避免问题的再次发生。
• 什么时候该找领导呢？两边的领导已经达成了正式的约定，但是，不是每个牵涉进去的协作方都会立马配合，由于资源不足等问题。找原因，想办法共同解决。

 

2、打开边界，一起想办法

首先，要建立统一、清晰的节奏感。节奏的设定没有固定模式可循，你需要在自己的情境中，尝试总结规律，并把它们固化下来。有一个指示性的指标，就是重新设定节奏之后，如果跨部门协调的问题明显变少了，那么，当前这个节奏就是更合适的。

其次，想要打开边界，你还需要主动往前一步。提前做好自己的系统，懂得承担，提前一步解决问题。担当力模型。

• 第一层：放弃。这背后的心态是：“见怪不怪，反正我已经绝望了。”抱着这种心态，于是，你就什么都没做。
• 第二层；责怪。这背后的心理是：“你怎么搞的，每次都这样？”这样想着，你依然是，什么都没做。
• 第三层：完成任务。这背后的心态是：“真是不省心，下次我得特意盯着你点！”抱着这种完成任务的心态，你会针对问题做全面的排查，增强对应的监控。
• 第四层：担当。这一层的表现是：“出问题不可怕，但我们绝对不能再犯同一个错误。”你会把错误当作完善的机会，帮助用户方和依赖方共同成长。