参加一个产品讨论,其中有在业务处理过程中,需要上传"附件"和"影像"。提到有无必要区分这两个概念。在我们所做的系统中,上传走有两个入口(按钮),分别是影像和附件。所谓影像,只能上传图片,附件上传除图像之外的其他格式的文件。我们的内部系统就是这样的处理方式。
从实本质上讲,无论"附件"和"影像",都是广义的附件,直白讲就是某事项"相关/附带的文件"。为何做这两种区分?有几个观点。
会上的一个观点是在实际业务中"影像"是需要存档的,其他不需要存档,用这种简单通俗的方式,避免用户原选择困难(我那些需要存档?)
还有一个观点是,影像可以线上预览,其他不可以。这个观点是我之前咨询的内控开发人员时对方说的原因。我当时就跟很奇怪,为何要做这个区分。
其实这中划分很不合理。
1,按照字面含义,"附件"的范围要大于"影像",所以从语义上讲,这种区分是站不住脚的,是不合理的。也会给使用者着带来困惑,无所适从,"这份文件到底要往哪里传?"
2,至于说的影像需要存档这个观点,也比较牵强。"只有影像才需要存档,用户比较容易区别(否则不知道哪些要存档,哪些不需要存档)"。
一是需要存档的资料不一定原生就是图片格式,如果用这个标准来作为是否存档的判定标准,那需要存档的资料还需要全部转换成图片格式。
再一个就是,是否需要存档,并不取决于资料的文件格式,而是取决于内容。比如发票作为很重要的财务凭证,法规财要求必须要存档。发票在系统中的形式有两种:纸质发票的扫描件(图片格式)、电子发票(PDF格式)。无论那种格式都需要"存档"。还有合同系统的合同文本是最重要的电子材料,大多以office,PDF等形式存在,而极少是图片格式。
如果按照图片存档,其他不存档的说法,决定文档是否存档这个问题就转化为“如何哪些文档需要转成图片",问题依然存在。
我猜想这种观点的出处在于传统共享系统中,大部分需要审核的业务财务资料都是纸面的(比如纸质发票收据),为了方便在系统中提前预审,需要转换成电子形式的文件上传到系统中,而转换当方式通常是扫描仪扫描成图片文件。以讹传讹,习惯使然,就有了"只有图片格式的才需要存档"这个说法。
3,第二个说法,只有图片文件才能在线预览
这种论点更站不住脚。确实,显示图片是浏览器天然支持的(目前软件系统客户端都是浏览器版本的,从浏览器诞生之日起,就支持显示图片),但是现在不同了,浏览器支持更多的格式的文档在线浏览,比如PDF,还有很多提供文档在线阅读甚至编辑的插件、文档在线浏览服务(微软,WPS,腾讯等都提供专业的在线文档预览服务),支持几乎所有文档格式。因此不同格式的文档在线浏览根本就不是问题。
往大里说,从档案管理的角度讲,这些附件、“影像”,都是"档案",无论是什么格式,无论有没有签名(现在推行的电子发票都是有签名的)。如果要分类,分成附件和影像,绝对不是好的分类标方法。从档案管理的角度讲,从业务需求分类,根据档案内容分类更合理,比如分为发票,合同,订单。
综上,把附件分为影像和档案两个分类或上传入口不妥,根据内容分更好。所以说,解决问题,要透过现象看本质,而不要把手段当目的。