如何书写高效的工作邮件：给你十条建议

by DaXi · 2016年6月10日

在工作中电子邮件是必不可少的通讯工具，尽管即时通讯软件目前在工作中也起到了非常重要的作用，但是电子邮件仍然具有不可替代的优势，我从业以来每 天都面临着处理各种电子邮件，但是我也发现很多朋友和同事，对如何书写一封高效的工作电子邮件不是十分明确，今天写的这篇文章就把我的工作电子邮件书写建 议分享给经常使用电子邮件的同事，或者是刚刚迈入工作单位的朋友。大家共勉之。

1、重点突出的邮件标题

邮件标题是邮件的重要部分，你需要用一句话概括邮件的内容和意图。如果是一封非常有针对性的邮件，可以直接使用关键字和一句话的说明作为标题，如果是比较泛华的，或是需要讨论的某个不确定的问题，可以使用”关于xxxx的讨论/说明”等来作为标题。下面我举几个例子：

• 大席-2015年终工作总结 // 说明：发给领导的年终总结，直接姓名作为关键字，然后是年份和工作总结，收件人收到邮件后一下就能知道某某的工作总结已经交了。根本不需要打开邮件，或者看发件人的地址来判断是谁的工作总结
• 关于某某设计方案的讨论 // 说明：有些邮件内容可能不太容易概括，或者内容比较杂乱，这时候可以考虑这种标题，收到这种标题的邮件，我通常的做法是，标记为稍后阅读。
• 某某团队-国庆节-紫金山爬山比赛活动方案 // 说明：这种是面向一个群体的通知类邮件，第一个关键字既能让团队外的人看到这是某个团队的邮件，也能提醒到团队的每个人，这是他们应该关注的邮件。第二个关键字可以表明这是与假期相关的，可以不影响到你当前的工作。

2、分清收件人和抄送人

邮件能被送达到收件人，同时也能被送达到抄送人，他们的区别想必大家都知道，一个是邮件的直接对象，一个只是邮件的知情者。所以大家应该把这两者分开，不要一股脑的全部放到收件人里。我的原则是：

• 收件人：需要明确通知的、或者需要让对方采取行动的
• 抄送人：需要知道有这件事情的、或者需要告诉对方我正在处理这件事情的

3、善用邮件列表(maillist)

如果可以，请为你经常联系的人或者团队、部门建立邮件列表，方便快速的发给这些人，而不至于漏掉某个同事。当然邮件列表是需要维护的，包括新增人员或者有人离职了，都要及时更新邮件列表。防止邮件遗漏和信息泄漏。

4、哪些人应出现在邮件抬头

按照第2点说明，我觉得收件人里的人都要出现在抬头里，当然你也可以使用一个统称来替代，例如某某团队。抄送人不应该出现在抬头里。

5、采用清单方式罗列问题

清单方式罗列问题，既能增强自己对问题的认识，也能让收件人更清楚的知道你所表达的。

6、每行的文字不要太长

邮件中每行的文字不宜过长，要在适当的位置换行，避免产生横向的滚动条，这样最右侧的文字还需要通过向右滚动才能看到。影响阅读效果。

7、使用字体式样突出关键字

现在的邮件客户端都是支持富文本编辑的，大家要善用这个特点，把邮件的关键字、重要语句通过文字加粗、设定字体颜色或背景色达到突出显示的目的。例如的某个位置说明需要某位同事做什么时候，这时候就可以写成：“请xxx做什么事情”。这样收件人就能立刻看到自己的名字，明确自己的任务。

8、表格中重要的列放到左侧

如果要再邮件中插入表格，那么请把表格中重要的列放到左侧，保持最重要的信息在最容易看到的位置上。提高阅读效率。

9、即使是附件类邮件，也请撰写正文

如果你只是想通过邮件发送一个附件文档，这时候很多人可能添加完附件后就直接发送了。这是个不好的习惯，我建议在正文中最简单的写下：“关于xxx 信息，请查收附件，谢谢！”，这样做一是提醒收件人想要的东西在附件里，二是防止附件在传输过程中损坏，或者丢失，以至于收件人不知道这是封关于什么的邮 件。我就碰到过在Thunderbird中收到Outlook附件错误的问题。

10、不要忘记署名

最好不要忘记在邮件末尾添加上你的姓名和联系方式。当然强烈建议你提前做好自己的邮件签名。

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