Word与自定义表单--我的收藏。
Word与自定义表单
1.1表单定义
表单/单据是业务流程中的数据载体，XXXX协作办公平台可以简单地把日常工作中的各种工作表单、业务卡片等（Word文件）为模版，通过简单的操作转化为Web表单并存储到系统数据库中。从而将散乱在众多个人电脑中难以检索的管理表格转化为分类存储的，易于检索的、高度安全的Web表单，实现无纸化办公，是办公系统自动化数字化的体现。更重要的是，将原来表单中无法查询统计的数据包装成可以进行数据挖掘、分析统计的数据。
下面以《请假申请单》为例，看一下XXXXOA办公系统中定义的表单效果：
现在我们关心的事是如何在系统中将日常工作的表单导入系统中做成电子表单。具体的步骤将在下文详细介绍。
1.1.1创建表单
创建表单步骤：
l 绘制Word表格，并另存为网页格式，“保存类型”选择“筛选过的网页”；
l 在系统中新增表单；
l 在新增表单的“表单模板”中导入Word创建的网页格式的表单；
1.1.1.1绘制Word表单
定义表单字段说明：
在XXXX协作办公平台中定义表单字段所涉及的符号、格式、功能如下表：
就以《请假申请单》为例，定义一个表单：
第一步：在Microsoft Word 2003里绘制表单。
第二步：将绘制好的表单保存为网页的形式。
在Word 里单击“文件→另存为网页”，在另存为对话框的“保存类型”必须选择“筛选过的网页”类型，保存表单，否则不能成功导入XXXX协作办公平台。
1.1.1.2在系统内新建表单
单击主菜单【表单流程】→【主表单定义】，切换到主表单定义页面：
单击“新增”按钮，切换到新增表单页面：
l 表单名称：此处填写新建表单的名称；
l 表单编号：给表单在系统中编号；
l 版本号：给同一个表单加上版本号，来记录修改过程；
l 分类：给新建表单分类进行管理；
l 数据表：系统自动生成，按导入时间进行命名；
l 表单状态：默认为新建；
l 表单格式：默认为系统格式；
l 按钮对齐：有三种对齐方式：左对齐、右对齐和中间对齐。默认为右对齐；
l 列表视图：可以选择该表单的列表视图，列表视图是在定义表单属性时定义的。详见1.1.2.2节列表视图定义。
l 说明：可以对新建表单作一些关于说明，如用途、注意事项等，方便以后维护；
填写完新建表单的详细信息后，一定要单击“保存”按钮保存刚输入的信息。
1.1.1.3导入表单
在系统中新建好表单后，就可以将先前保存的htm格式的“出差申请单”导入到系统中去。
编译：选择需要导入的表单后，单击“编译”按钮，系统自动将原始word表单转换成系统自定义表单。
替换模板样式：导入一个表单来替换原表单的原来样式。
导入完成后，可以单击左边的“预览”，查看导入的表单的格式是否符合设计的要求。
注：如果导入系统的表单发现有:格式不美观、有错别字、须添加其它字段等问题，都可以通过修改Word中相应表单，然后再保存为htm格式，在表单模板里，重新导入一次，完成修改。只要以前的字段标识不变，即[ ]内的内容不变，此字段的属性就不会发生变化，那么即使模板经过多次修改编译，以前的字段属性还保留在，下次用户就不需再进行设置了。
1.1.2定义表单属性
已经在系统里创建好表单了，接下来要对新建表单的属性进行设置。定义表单属性包括基本属性定义、列表视图定义、树视图定义、表单概要定义以及字段的高级属性定义等。
1.1.2.1基本属性定义
基本属性就是要确定表单中字段的数据类型以及精度。例如确定哪些字段是日期形式的，哪些字段是字符串形式的等等，以及确定每个字段的精度大小，来控制可以输入数据的长短，范围等。
单击主菜单【表单流程】→【主表单定义】→【相应的表单名】，在该页面选择“字段基本属性”进行设置。
l 模板标记及字段名称
此标记及字段是绘制Word表单时，定义的字段名再导入系统后自动生成的。
注意：模版标记不能修改，而字段名称可以修改。
l 数据类型
系统的字段数据类型包括：字符串、整数、浮点数、固定精度、金额、日期、大文本。
ü 字符串：最常见，用于记录比较短的文字信息。
ü 整数：表示此字段只能录入整型数据，此类型可以参于表单里的数据计算。
ü 浮点数：表示此字段可录入整数或小数数据，一般用于货币、金额，此类型可以参于表单里的数据计算。
ü 固定精度：表示此字段固定整数或小数的位数，此类型可以参于表单里的数据计算。
ü 金额：表示此字段的数据为金额类型，此类型可以参于表单里的数据计算。
ü 日期：表示此字段为日期格式，此类型不能参于表单里的数据计算。
ü 大文本：专门用于大段文字的录入，此类型不能参于表单里的数据计算。
l 精度
精度值表示此字段可以录入内容的字符数。
注：当字段的数据类型为固定精度时，精度值的格式应为：总位数，保留小数点位数；如：精度中的数值为7，2时，表示此字段中数据的整数部分不能大于5位，小数点位数保留2位。
l 字段说明
字段说明表示对此字段做些注解，帮助理解该字段的用途等。
1.1.2.2列表视图定义
列表定义主要是设置表单以列表形式体现时所显示的字段名、格式、对齐方式等。定义好以后，用户就可以看到列表中哪些字段是显示的。
“列表视图”的主要作用以列表的形式给用户显示该表单的内容，而且可以根据显示的字段来进行查询，搜索等。
例如：请假申请单的列表视图如下图所示：
单击主菜单【表单流程】→【主表单定义】→【相应的表单名】，在该页面选择“列表视图定义”进行设置。
第一步：填写列表视图名称。单击新增以后，系统会自动带出列表视图名称。
第二步：选择在列表视图里要显示的字段名。并调整宽度、显示格式和对齐方式。
l 模板标志、字段名称
模板标志和字段名称是制作Word表单时定义的字段名导入系统后生成的。
l 是否显示
“是否显示”表示此表单以列表形式体现时，该字段名是否显示。打上勾表示该字段在列表里显示，取消掉勾表示该字段不显示。
l 宽度
宽度值控制字段名在列表中的显示宽度。
l 显示格式
显示格式有yyyy-MM-dd、yy-MM-dd、###,#####、###,#####.0、###,#####.00、###,#####.000、###,#####.0000以上七种，主要是控制数据类型为日期、整数、浮点数、固定精度、金额的显示格式。
l 对齐方式
对齐方式有左对齐、右对齐、中间对齐三种对齐方式，主要是控制字段在表单中显示的位置。
l 转换数据
转换数据的用途就是存在数据库中的表单的某字段内容转换为便于理解的形式。例如：
表单里有个字段申报类别定义高级属性时，控件类型选择了Radio单选框，控件参数输入了岗位调动、晋升工资和职务晋升三类，该三类对应保存在数据库里的是0，1，2，在列表视图显示时显示的是0、1、2，所以需将0、1、2数字转换为可以理解的岗位调动、晋升工资和职务晋升。
所以在列表视图定义时，该字段的转换数据定义如下所示：
转换数据前：
转换数据后：
l 查询特性
此项功能为系统扩展功能属性，用户管理员不需要进行改动设置。
第三步：定义列表视图里的按钮。
根据具体情况选择按钮，可以选择的有新增、查看、修改、删除等。
注：列表视图定义时
1. 要注意字段显示的宽度，根据实际把字段的宽度做适当调整，使其显示效果更美观。
2. 一个表单可以根据字段显示的不同来定义多个表单视图，以适应不同需求者的要求。
1.1.2.3树视图定义
一般的表单只用定义列表视图即可，但有时为了查询某些表单的内容方便可以给该表单定义树视图。树视图，就是把表单里的内容按照所选定的字段进行分类显示，形成树结构形状。例如，要查看请假申请表的内容，我们可以在表单定义时树视图处定义。
单击后弹出如下图所示的对话框，按顺序进行选择表单里的字段。
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如图，选择了请假申请表里的字段“部门”和“请假类别”。表示用树视图显示该表单内容时先按部门进行分类，然后各部门内的请假申请单再按请假类别进行分类。 同理，可以按照分类的不同来建树视图。通过选择不同的树视图来显示表单的内容。 |
树视图定义完，还需在菜单定义时定义菜单，允许查看该表单内容。具体的菜单定义请参考3.3节菜单定义。
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此处，形式选择混合。 |
具体的列表视图和树视图的区别：
表单视图：即为表单内容按照列表的形式显示出来。具体显示表单的哪些字段可以自行设定，请参见1.1.2.2节介绍。
树视图：按所定义的树视图模式来显示表单内容。首先选择树视图模式：
选择树视图模式：部门→请假类别，表单内容如下图所示：
1.1.2.4表单概要
“表单概要”是该表单在流转处理过程中显示的主表单的简单概要，指示处理人办理。
单击主菜单【表单流程】→【主表单定义】→【相应的表单名】，在该页面选择“表单概要”进行设置。
概要定义的方法：
在概要定义窗口中，选择并双击能概括整个表单内容的某些字段，并加上一些文字使整个表单概要通顺合理。
例如，某人提出请假申请，请假申请单流转到上级领导进行审批，领导收到的信息就是表单概要，概述了该请假申请单的大概内容。
1.1.2.5字段高级属性定义
字段高级属性是定义表单字段属性最重要的一部分，字段高级属性包涵对字段的控件类型、控件参数、缺省值、验证函数、显示格式、对齐方式的设置。
单击主菜单【表单流程】→【主表单定义】→【相应的表单名】，在该页面选择“字段高级属性”进行设置。
l 模板标记及字段名称
此字段名是制作Word表单时，定义的字段名再导入系统后自动生成的，字段名称在此处不能修改，只能在Word表单中、“字段基本属性”、“列表定义”中修改。
l 数据类型
在定义表单字段基本属性时，已经给每个字段都定义了数据类型。此处不能修改。
l 控件类型
控件类型是控制字段特性的主要依据，在定义之前应先了解表单中每个字段所要表达的内容，以及控件类型所能达到的效果。根据字段的数据类型的不同，可供选择的控件类型也不一样。
XXXX协作办公平台控件类型有“标准输入框、多行输入框、只读输入框、下拉数据字典、只选下拉框、可输入下拉框、下拉数据表、弹出数据表选择、Radio单选-横向、Radio单选-纵向、自动编号、追加意见、计算结果、图片、网页内容、附件、知会人、Word编辑器、Excel编辑器、相关表单返回值、编辑列表、查看列表、编辑网格、日期”。
ü 标准输入框：只占一行输入空间。适用于少量数据的录入；
ü 多行输入框：适用于大量数据的录入，占有两行或两行以上的空间。具体行数可以自行设置；
ü 只读输入框：表示表单中相应字段的内容为只读状态，如字段类型选择只读输入框，需在缺省值中选择相应的内容。
ü 下拉数据字典：表示表单中相应字段的内容可以通过下拉数据字典中的数据进行选择，如某字段名称为“学历”，则可在控件参数中选择“学历”参数；数据字典的维护在菜单“内部功能”→“数据字典”，可以进行增加、删除等操作。
ü 只选下拉框：表示表单中相应字段的内容只能通过下拉数据选择框来选择，当字段控件类型为只选下拉框时，需在弹出的对话框中定义下拉选项内容：
ü 可输入下拉框：表示表单中相应字段的内容可以通过下拉数据选择框来选择内容，也可以直接在输入框里录入内容。若字段控件类型为可输入下拉框，也需在弹出的对话框中定义下拉数据选项内容。
ü 弹出数据表选择：表示该字段内容可以直接读取某数据表的相关字段的内容，并能根据此数据自动带出其它相关数据。例如：现在要定义请假申请表中“姓名”这个字段。由于“姓名”字段的数据就是系统表单人员单里的数据。我们就可以把控件类型设置为弹出数据表形式，直接从系统表“人员表”中读取人员名单，而且可以根据姓名，自动带出其所属的部门，岗位。
数据来源类型有两类可以选择：系统数据和自定义表单。可以根据实际需要选择相应的表单。
回填字段表示当前数据表中需填入数据的字段名。
参考字段表示关联到的数据表单中相应的字段名，和回填字段是一一对应的。
ü 下拉数据表选择：该控件类型的功能和弹出数据表选择的功能是一样的，这个适用于关联的字段的数据量小时选择，用下拉选择对话框来选择。
ü Radio单选-横向：表示此字段在表单中以单选择框横向的形式出现，用户需选择相应的内容时，只须在相应内容前的圆圈中点一个小原点，即表示选上。
设置后在表单里的显示效果如下图所示：
ü Radio单选-纵向：功能同上，只是单选择框是以纵向的形式出现的
ü 自动编号：表示表单中相应字段的内容，可以根据历史记录来自动生成相应的编号，若控件类型为自动编号，需在弹出的对话框中设置相应的编号规则。
如图，此编号规则定义的编号，举例为：CLSQ-20050001
类别有四类可供选择：常数、函数、字段和流水号。
参数：根据不同的类别进行选择。特别是类别为函数时，参数里可以选择日期来表示。Y表示年，M表示月，D表示日。
流水号：表示依次的流水顺序。若参数设置为4，则流水号的范围是0000~9999。
自动编号类别详细描述：
常数：在编号中保持不变的字符，一般用来进行分类标记，常常用此目录的首写字母来表示，方便用户对此编号加以识别；
字段：此自动编号类别一般用于自定义表单，用户选择自定义表单中的某一字段作为编号代码，在档案目录编码中不适用；
函数：有多种参数可供选择，包括登录人的附加信息和年月日；
流水号：表示依次的流水顺序，此类别参数表示流水号的长度，如选择3，则流水号范围为001~999；
分组编号：此为自动编号的高级属性，我们举个例子来加以说明：
编号要求：报销单，每个部门的编号都从0001开始，即当甲部门报销时从0001开始编号，当编到0008时，乙部门进行报销，此时报销编号要求重新编号，要求从0001开始。编号规则：BX—登录人部门—YYYY—0001，此时我们应选中登录人部门后面的分组编号，则自动编号会按登录部门不同分组编号。此功能一般在“函数”和“字段后面”勾选，只有当编码发生变化时，此功能才会起到作用。
ü 追加意见：在事务流程审批过程中，需要领导进行审批，领导有时要加签给其他人让其也签署意见，或者有些意见需要多部门进行会签审理时，这时可以将意见这一字段的控件类型设置为追加意见，这样可以实现多人在一个意见框里签字，而且可以显示每个签署人的姓名和时间。后面的控件参数输入整数，如3，表示所占行数。显示效果如下图所示。
实际使用时的效果如下图所示：可以显示签署人的意见、姓名以及日期。
ü 计算结果：表示表单中相应字段的数据是别的字段通过设定的公式计算得出的结果，一般用于需累加的字段。
如图：字段“总额”的值是由字段“单价”和“需求量”相乘得出的结果。所以将字段“总额”的控件类型设置为“计算结果”，弹出计算公式定义对话框。
ü 图片：表示表单中相应字段的内容只能放图片，如员工档案表中需附上员工的照片时，此字段类型就要选择图片类型；
ü 网页内容：表示在编辑表单中相应字段的内容时多了一个编辑工具栏，如图所示
ü 附件：字段的控件类型定义为附件，就可以在该字段上传附件。弹出附件选择对话框：
附件有三种方式可以选择：简单模式、正文模式或者高级模式。
简单模式：可以选择上传附件、添加Word、添加Excel以及添加自定义表单。简单模式的附件只在页面上显示上传附件的数目，单击可以进行新增、查看和删除操作。
正文模式：如附件模式选择正文模式，可以添加Word、添加Excel以及添加自定义表单。
定义正文附件后，显示效果如下，显示您输入的默认标题，若未输入，则显示系统的默认标题“正文”，单击标题，则会弹出Word编辑框，进行文字操作。
高级模式：高级模式的比简单模式的功能多了个添加附件可以按设定的列数进行排列。具体的显示效果如下：
ü 知会人：当某字段要一次性选择多人的话，就可以把控件类型设置为知会人。在表单中单击此字段，就会弹出人员选择对话框，可以按部门，岗位，个人来选择。
ü Word编辑器：表示在该字段内嵌一个Word编辑器。可以直接在里面录入、修改、排版等。
ü Excel编辑器：表示在该字段内嵌一个Excel编辑器。
ü 编辑列表：表示该字段的内容可以链接其他主表单的列表视图，并以列表形式呈现。但并不显示表单数据，可以在此页面进行新增、修改、查看数据等操作。在控件参数处单击，弹出列表选择对话框，选择表单及其表单视图。
ü 查看列表：同上，可以链接其他主表单及其视图，但和“编辑列表”的区别是，查看列表可以根据所选择的表单视图来显示表单里的数据。但是只能查阅，不可以进行新增、修改、删除等。
ü 编辑网格：通过该控件类型可以和相关从表、从表视图相联。具体的从表定义请参考1.1.3节从表定义。
ü 日期：表示此字段的属性为日期，设置后在录入相应的字段内容时会弹出一个日期窗口，供用户选择。
l 控件参数
控件参数主要是设置控件类型的参数。如我们在控件类型中选择“多行输入框”,就必须在控件参数中录入2 或者2以上的整数，来控制该字段的可输入的空间大小。
l 缺省值
缺省值表示在打开表单时系统会自动生成所选择的缺省值内容，无需录入，选择。
最常用的缺省值有以下几种：
当前日期、登录人姓名、登录人部门、登录人帐号、登录人岗位、登录人工号等。
l 验证函数
验证函数表示验证用户输入的数据是否合法，并给出相应的提示。
1.1.3定义从表
XXXX协作办公平台提供了从表定义功能。可以选择定义好的某个从表以及从表视图嵌入主表单作为主表单某字段的内容。
现以《办公用品申请表》为例，讲解在XXXX协作办公平台中如何设置带有从表的表单。
具体创建《办公用品申请表》的步骤请参见1.1.1节的详细介绍。下面只给出其Word表单。
从图中可以看到，《办公用品申请单》中包含有一个从表《办公用品明细从表》。
下面讲解如何在系统中建从表：《办公用品明细》。
第一步：单击主菜单【表单流程】→【从表定义】，到从表定义页面。
单击“新增”按钮，到从表新增页面：
定义好的从表如下图所示：
第二步：从表定义好后，要接着定义从表视图。从表视图是指在主表单中看到的从表。一个从表可以定义多个视图。根据不同的主表单，可以定义不同的从表视图。
单击主菜单【表单流程】→【从表视图】，到从表视图定义页面，单击“新增”按钮即可到从表视图新增页面。
注：有关字段控件类型、控件参数、缺省值、宽度等等的字段属性的设置请参看1.1.2.5节所作的介绍。
新增的从表视图：办公用品申请明细如下图所示：
至此，从表定义，从表视图定义就完成了。下面讲如何在主表单中显示从表。
单击主菜单【表单流程】→【主表单定义】→【办公用品申请单】，在该页面选择“字段高级属性”进行设置。
找到定义从表的字段“办公用品明细”，控件类型选择“编辑网格”，弹出网格定义对话框。
选择从表办公用品明细，从表视图为办公用品申请明细。单击保存。至此，从表定义完成。下面预览一下从表的效果。
1.1.4导入/导出表单
导入表单功能可以避免用户的重复劳动，大大提高工作效率，当不同机构中所用的表单一样，这样就可使用导入表单功能，而不用重新定义表单字段的属性。
1.1.4.1导出表单
单击主菜单【表单流程】→【主表单定义】 →【选择要导出的表单】，再单击“导出”按钮，即可导出表单，文件扩展名为xml，如果需要导出所有表单，可通过“全部导出”功能来实现。导出后的表单会按表单分类，自动在“系统表单下载”中相应的目录内生成，用户只需在“系统表单下载”中下载相应的表单即可。
单击主菜单【表单流程】→【表单下载】，单击相应的表单后，系统会弹出保存对话框，选择相应的路径及相应的表单名保存即可。如下图所示：
1.1.4.2导入表单
单击主菜单【表单流程】→ 【主表单定义】 →【选择要导出的表单】，再单击“导入”按钮，在打开的窗口中单击“浏览”按钮，选择相应的表单，注意导入表单的文件扩展名为xml。
选择好后，单击“确定”按钮，表单就导入成功了。
完整文档如下：
