咨询行业——项目费用管控
一、名词术语
1、系统账务：《工程咨询管理信息系统》中记录项目的收入和支出的账务记录。
2、项目月报：以自然月为时间段，统计该段时间内所有项目的费用发生情况，以便与财务月报核对。
3、财务月报：公司的每月财务报表，它代表了实际的费用发生情况。
二、需求概述
在公司管理模式中，是以项目为基本单位进行各类事务的处理，而项目费用管控是项目管理的重要事项。项目负责人要即时掌握项目的费用情况，了解项目的总费用、已支出费用、可用费用等，合理调配资源，在保障工作质量的前提下，避免不必要的浪费，以降低公司经营成本，进而提升个人绩效。
要实现项目费用管控，关键在于项目负责人能够实时掌握项目的费用情况，需要建立以项目为中心的费用管控机制。通常项目的各类费用管理，主要还依赖于财务账，通过定期汇总出各项目的费用情况，信息存在一定的滞后性，无法支撑对项目的实时费用管控。通过信息系统，能够较好满足这一需求。
整体费用管控功能，从使用角色上，分为三类：项目负责人、财务人员、公司管理人员，其职责分工如下：
1、项目负责人：主要负责费用登记和费用管控。
（1）费用登记：包括项目各项报销费用、车辆使用费、人工费。
（2）收入登记：造价服务费、代理服务费、文件费、其他收入等。
（3）费用管控：通用查看实时项目费用情况，了解总费用、已支出费用、可用费用等，做好项目费用管控。
2、财务人员：主要负责费用审核、月报核对、绩效结算等。
（1）费用审核：审核项目负责人登记的各类费用，确保数据准确。费用审核通过后，则锁定费用数据，不允许再修改，若需调整，则需要联系上级管理人员调整。
（2）月报核对：核对每月实际发生费用与系统登记的项目费用，确保不多报，不漏报。实际发生费用以财务报表为依据，主要来源于报销凭证、收款记录、用车记录、人员基本工资等。系统中的项目费用记录，是项目负责人登记录入，如果发现有错报漏报情况，及时与项目负责人协调沟通，确保财务报表与系统财务一致。
（3）绩效结算：对于已完结项目，进行绩效结算。绩效结算时，需要核对项目应收、业务费用是否录入准确，否则会出现绩效结算错误。
3、公司管理人员：审查项目月报及绩效结算报表，确保准确无误。
（1）月报审查：审查系统中的项目月报，确保与财务月报一致。
（2）绩效审查 ：审查项目绩效结算报表，确保无误。
（3）导常调整：调整异常费用记录，主要用于费用错录的情况。
4、其他说明
（1）项目月报核对：主要为了确保项目登记费用与实际发生费用一致，如果出现费用漏报，在绩效核算时，则会出现系统绩效大于实际应收绩效的情况，反之亦然。
（2）绩效结算的时间要求：在项目完结时，当月不能结算绩效，需要在次月结算。主要为了月底核对项目月报，确保与财务月报一致后，方可结算。
三、功能设计
1、项目费用登记
（1）功能说明：完成项目费用收入的登记，调整等。
（2）使用人员：项目负责人
（3）主要操作：费用登记、收入登记、修改、删除。
（4）规则说明：
a、费用审核状态分为三种：未审核、已通过、驳回。
b、未审核、驳回：项目负责人可以删除或修改。
c、已通过：不允许修改和删除。
d、驳回修改保存后，状态变为“未审核”。
2、费用管控
（1）功能说明：查看实时项目费用情况，做好项目费用管控。
（2）使用人员：项目负责人
（3）主要操作：应收调整，用于手动调整“应收”、“业务费用”和“费用比率”，当结算状态为“已结算”时，则不允许修改。
（4）备注：
a、已收、已支出、文件费、其他收入：是根据项目费用明细，自动计算。
b、结算状态、结算备注：是财务人员操作，此处只是查看结果。
c、应收、业务费用：是项目负责人手动录入。
d、已收：取账务明细中的“造价服务费”或“代理服务费”。
e、基准金额 = 应收 - 业务费用 。
f、已支出 = 报销费用 + 车辆使用费用 + 人工费 。
g、报销费用：取费用明细中除“人工费”、“车辆使用费”以外的其他支出。
3、费用比率配置
（1）功能说明：设置置造价项目、招标代理项目的费用比率。以供各项目费用管控时自动引入使用。
（2）使用人员：系统管理员、公司管理人员
（3）备注：费用比例调整时，之前的项目的费用比率不变，只影响以后的新建项目。
4、费用审核
（1）功能：完成对项目费用的审核。
（2）使用人员：财务人员、公司管理人员。
（3）数据范围：所有项目费用。
（4）操作：审核、修改、删除。审核通过后，有权限人员才能进行修改和删除。
（5）注：入账日期，默认与业务日期相同，财务人员可以修改调整，是月报统计的依据日期。
5、项目月报
（1）功能：汇总统计每月所有项目费用情况，以便于与财务月报核对，确保项目费用登记准确无误。
（2）使用人员：财务人员、公司管理人员。
6、项目结算
（1）功能：造价项目费用、代理项目的绩效结算。
（2）使用人员：财务人员、公司管理人员。
（3）查询条件：项目类型、项目名称
（4）支持操作：结算操作，录入“结算状态”、“结算备注”两项数据。
（5）备注说明：
a、结算之前要审核各费用，确保准备。
b、应收、业务费用：此为项目负责人手动录入，需核对无误。
c、各类费用、收入，来源于账务明细自动汇算。如果月报核对无误，则说明不存在漏项错项，所以项目结算时，要在项目完成的次月进行，即在项目所有费用登记完成且核对无误后进行。
