人性化菜單提升軟件使用人氣

大約一年以前﹐發生了一件怪事。我在一篇專欄文章中對微軟

(Microsoft)大加攻軒﹐指責微軟Word中按鈕、功能和菜單過於冗雜﹐把Word搞得一團糟。但奇怪的倒不是這件事本身。第二天當微軟公關人士給我發來郵件時﹐我原以為又是千篇一律的“微軟產品深得客戶喜愛”雲雲。但這封信卻不是這樣﹐微軟承認我說得有道理。那位公關人士稱﹐Office的確是一團亂麻﹐但微軟正在加以改進。

改進的結果就是Office 2007﹐該軟件於1月底在亞洲推出。不過﹐本專欄文章並非對Office 2007的評述。其實﹐真正吸引我的、我認為從長遠來看具有重要意義的是Office 2007背後的理念。這款軟件並不完美﹕在一些電腦上運行速度很慢﹐早期版本中的一些問題也沒得到解決。但Office 2007體現了微軟在10年來首次為解決界面纍贅問題所做出的努力。

為了掌握情況﹐微軟對我們使用電腦的方式進行了更為仔細的研究。（有人也許會說問﹐微軟早幹嘛去了﹖添加那麼多的功能把下拉菜單搞得長得像象鼻子似的。但是晚覺悟總比不覺悟要好吧。）微軟向用戶收集了很多反饋信息﹐這些信息來自3.52億次工具欄點擊操作。微軟還進行了九次現場調查﹐對辦公室職員使用電腦的習慣進行了全天候的跟蹤調查。

引起程序設計主要負責人延森•哈里斯(Jensen Harris)及其Office開發小組注意的首先是一些有趣的現象。Office軟件套件功能中只有20%被廣泛使用﹐此言不虛﹐但是這個統計數字的背後還有一些更加重要的現象。所有人都會使用複製、粘貼、加粗、斜體等基本功能﹐但是這些功能只佔那20%中的一半。剩下的一半經常被使用的功能卻因用戶的不同存在天壤之別。哈里斯說﹐人們想當然地認為所有用戶使用的功能都差不多﹐事實並非如此。一位用戶認為某某功能至關重要﹐但坐他隔壁辦公台的那人可能從來就沒聽說過這個功能。

這听起來似乎沒什麼大不的。但對哈里斯來說卻是一個大難題。一般來說﹐如果電腦用戶只使用軟件提供的部分功能﹐這是否意味著他們不需要其他功能呢﹖還是因為他們對其他功能一無所知﹖或不知道怎麼使用其他功能﹖這些問題都涉及用戶界面的本質定義﹐並反映出我們已偏離這個核心甚遠。

微軟Word及其類似軟件推出已經20年了。我們對菜單的使用仍只限於需要的那部分。早期菜單由於功能不多都比較簡潔﹐比如只有四個選項。但Office 2003的每個菜單下都有20來個項目。圖形用戶界面很好看﹐但並不能簡化查找功能的過程。實際上﹐新增功能越多 ﹐用戶突破自己的使用習慣去探索新功能的可能性就越小﹐對慣用部分的依賴程度就越大。

哈里斯及其團隊意識到﹐必須徹底重新思考這個問題。因此他們摒棄了傳統的菜單﹐不過這樣說也不夠確切。他們把這個新東西叫做標簽(Tabs)﹐從某種意義上來說﹐它們仍是菜單﹕只要點擊一下命令就會出現在下面。但除此之外﹐標簽和菜單則大不相同。點擊標簽後﹐不會出現長長的菜單﹐而是在屏幕頂端打開一個工具條﹐上面有各種標識和圖標代表著各種各樣的功能﹐而且這些工具條會一直呆在那裡。（哈里斯把這個東西叫做彩帶﹐但我注意到微軟給它起了一個睿智的名字﹐叫做“流暢用戶界面”(Fluent user interface)。）菜單則不同﹐待你點選了所需功能後﹐下拉菜單就會自行消失。哈里斯表示﹐第一個彩帶名叫Home﹐普通用戶90%的操作都在裡面。Home徬邊還有七個可以下拉的標簽﹐各自包括了同屬一類的功能（如頁面格式、視圖等）。

Office的直觀性確實上升到了一個全新的高度。使用的時候﹐用戶會肯定會發現有一兩個命令位置安排得出乎意料（或完全消失）﹐但大多數命令都可憑直覺方便地找到﹐哪怕和之前版本中的位置有所不同。而且這些功能用起來很順手﹐對經驗豐富的軟件使用老手來說這一點很難得。例如﹐將鼠標移動到段落格式上﹐有關段落的外觀就會變成實際預覽的樣子。這種直觀性令人叫絕。

但對哈里斯及其團隊來說﹐提升直觀性也解決了困擾他們的問題。他表示﹐用戶將發現以前從未用過的功能﹐如水印（將版權或其他信息納入一個頁面的功能）。儘管水印功能1994年就推出了﹐但直到現在才突然流行起來﹐因為它的位置問題才得到解決。哈里斯表示﹐經過幾個月的測試﹐人們所使用的功能平均比過去增加了一倍。

微軟不再一味追求功能的創新﹐而是集中精力使現有功能更方便被用戶找到﹐這種轉變表明微軟的發展方向回到了正途。加利福尼亞名聲顯赫的權威諮詢師傑考伯•尼爾森(Jakob Nielsen)表示﹐推出新功能並不難﹐難的是如何使新功能被用戶使用﹐而不是被遺忘。澳大利亞博客人Long Zhen(www.istartedsomething.com)經常撰寫有關微軟的文章﹐他表示﹐現在Office軟件所提供的功能預覽將促使用戶更多地嘗試新功能。他說﹐他現在開始使用新增功能的原因並不只是因為能夠找到這些功能﹐而是因為對這些新功能不再有恐懼感。

以前﹐用戶付錢購買Office系列軟件後﹐很多功能他們根本沒有用過﹐因為他們不知道這些功能“隱藏”在什麼位置。這個問題無疑使這個軟件之前的版本遭到指責。但我們還是得承認﹐Office 2007在軟件開發模式上的確實現了飛躍﹐這值得其他軟件效仿。我現在說這樣的話才奇怪呢。

Jeremy Wagstaff

（編者按﹕本文作者Jeremy Wagstaff是《華爾街日報》科技專欄“Loose Wire”的專欄作家﹐欄目內容涉及科技產品、電腦、軟件等相關領域。）