Office 2007大膽創新

除了互聯網瀏覽器外﹐微軟公司(Microsoft

)的Office可能是全世界最常用的電腦軟件了﹐其三大主要構成部分──Word、Excel和PowerPoint──是電腦上頂尖的商業應用軟件﹐而第四大支柱Microsoft Outlook是領先的電子郵件、日曆行程和聯繫人管理軟件。

因此﹐微軟公司對Office的重大更新可謂舉世矚目﹐最新版本名叫Office 2007﹐將於2007年1月30日推出﹐其內容發生了根本性的改變﹐是這十來年中的最大手筆。

我所謂的“根本性改變”並非夸大其詞。Office原有的整體用戶界面和使用方法全都改旗易幟。在新版Office的Word、Excel和PowerPoint程序中﹐原有的菜單命令消失得無影無蹤﹐一個不剩﹐我們熟悉的工具欄也都無一倖免。替代它們的是屏幕上方一條寬寬的圖標條﹐名叫Ribbon﹐而且不存在還原回經典界面的選項。

在Outlook程序中﹐其Ribbon上還能看到主屏幕的菜單命令和工具欄﹐但用戶在編寫電子郵件、創建新聯繫人或制定行程安排時﹐一切都煥然一新。

這還不夠﹐微軟甚至改變了Office的標準文檔模板。以往版本的Office軟件﹐不管是在Windows還是Mac intosh電腦上的﹐都無法打開新類型的Office文檔﹐除非使用專門的轉換軟件。不過﹐新版Office軟件﹐無論在Windows還是Macintosh電腦上的﹐都能打開以往版本的Office文檔﹐而不需要任何轉換軟件。

Office的這些變化雖然還不太為人所知﹐但相比大做宣傳的微軟新版本Windows軟件Vista而言﹐其在用戶界面上的變革要大膽和重要得多。

經過幾個月使用Ribbon和Office其它新功能的經歷﹐我認為這些變化都是一種進步﹐它們替代了以往令人頭暈腦脹的大量菜單命令和功能的邏輯羅列﹐加入簡便雅致的新功能﹐使文件更為美觀﹔並且﹐Office提供的1500條指令以往大多被塵封起來沒有得到應用﹐而現在用戶能更方便地找到它們。

因此﹐微軟在設計Office 2007時的大膽創新值得稱道﹐它將一個好產品推陳出新﹐使之變得更為完善﹐令人耳目一新。

不過﹐大膽創新的背後也隱藏著一個很大的缺陷。Office 2007要求用戶重新學習使用方法﹐而很多人可能會選擇回避。我自己在測試時﹐曾有好幾個星期不斷咒罵這個軟件﹐因為找不到熟悉的功能和命令﹐即使微軟提供了大量的幫助和指引文件。

這就彷彿豐田公司(Toyota)決定改變汽車變速器的檔位選擇﹐或是摩托羅拉公司(Motorola)決定重新安排手機上的鍵位設置。即使這些公司能令人信服地證明新變化能給人們的生活帶來更多便利﹐但許多人還是會很惱火﹐甚至出離憤怒。

就新版Office來說﹐我覺得新變化能使那些注重文件佈局和設計的人受益匪淺﹐那些佈局更合理、更易於用戶找到的指令主要是與格式、佈局、圖表和設計相關的命令。與此相對的是﹐新的變化很少或幾乎沒有涉及那些基礎的編寫和編輯指令。如果你大多數時間只是編寫一般的Word文件、演示文件或表單文件﹐那麼花時間去學習掌握新版Office可能並不值得﹐還不如繼續使用老版本的Office。那些使用新版Office的人依然能打開你的老版本文檔﹐而你可以用免費的轉換軟件來讀取新版Office文檔。

另一類不必使用Office 2007的用戶可能是那些知道很多指令並按自己喜好定制過菜單命令和工具欄的Office使用高手。新版Office的定制化功能削弱了很多。

事實上﹐用戶不能定制Ribbon。要加入最常用指令的話﹐用戶只能定制一個小小的迷你工具欄﹐其位於屏幕左上方﹐叫做“快捷工具欄”(Quick Access Toolbar)。

對那些主要通過鍵盤指令而非菜單和工具欄控制Office軟件的用戶來說﹐所有基礎鍵盤命令都沒有變化。

新版Office還有很多新的功能。在Word、Excel和PowerPoint程序中﹐現在有了上下文拼寫檢查﹐能直接指出一個邏輯錯誤的用詞﹐即使該詞的拼寫是正確的。舉例而言﹐如果你輸入“他們的”(their)﹐而正確用法應該為“他們是”(they're)﹐Office能發現錯誤﹐真的很實用。

此外﹐整個Office軟件都貫穿著一種功能﹐能將一個詞或一句話翻譯成另一種語言﹐而且Excel和PowerPoint軟件中的圖表和表格更為美觀。

所有程序中都有實時預覽功能﹐這是WordPerfect軟件很早就提供的功能﹐便於用戶預覽實際顯示效果後再確認使用。用戶只要用鼠標點擊該選項﹐就能看到新字體或樣式應用後的效果。

Outlook是改動最小的程序﹐現在終於加入了其它電郵軟件提供的快速搜索功能﹐以及無須打開文件就能預覽附件的功能。

Ribbon是新版Office中最大的變化﹐其本質就是一個分為七大邏輯標簽的超級工具欄﹐以便將類似指令歸結在一起。每個標簽打開後都是一個新Ribbon﹐“打開”、“保存”和 “打印”等通用指令不在Ribbon上顯示﹐只要點擊屏幕左上方一個名叫“Office按鈕”(Office Button)的大圓圖標就行﹐基本起到了以往菜單命令的作用。點擊該圖標還會顯示一個最近打開文檔的清單﹐比以往的更大更長﹐用戶還能將某個文檔永久固定在清單上。

無疑﹐新界面提供的一些功能更快捷方便。比如說﹐縮小Word文件的邊框現在只需點擊三次即可﹐而以往需要點擊或敲擊鍵盤14次才能完成。

確定一個Word文件的樣式也更為簡單。Ribbon的Home標簽中就有不少樣式模板供選擇﹐以大方塊圖標顯示出具體樣式﹐用戶只需點擊一下就能加以應用。

不過﹐一些不太常用的任務在沒有原先菜單命令和工具欄後做起來有點困難﹐比如把一個新單詞加入自動單詞修正系統等。

和近年來Office軟件所做的很多變化一樣﹐新的文檔格式主要是為大公司和大型組織服務的﹐對個人用戶和小企業來說﹐新格式帶來的主要好處是縮小文件大小﹐但與新格式帶來的麻煩和兼容性問題相比﹐這點好處簡直微不足道。

幸運的是﹐用戶可以設置Office 2007忽視新的文檔格式﹐將文件存為以往格式﹐使之不需要轉換軟件就能被讀取。不過﹐一些新格式附帶的功能可能就無法使用。

現在﹐登錄office.microsoft.com網站就能獲得免費的轉換軟件﹐用戶只需點擊“下載”(Downloads)選項﹐選擇“微軟Office文件格式兼容套裝”(Microsoft Office File Formats Compatibility Pack)即可。

蘋果電腦的Office用戶只能等微軟公司於2007年稍晚時候推出其版本的轉換軟件後才能讀取新格式文件。不過﹐有個名叫docXConverter的第三方轉換程序已經推出﹐只適用於Word文件的轉換﹐能在www.panergy-software.com網站下載到﹐售價20美元。

微軟還作出另一個可能惹惱許多消費者的舉動：把Outlook從低價格的家用版Office中去掉。該版本售價150美元﹐能最多在三台電腦上安裝﹐以前叫做“學生及教師裝”(Student and Teacher edition)﹐現在重新命名為“家庭及學生裝”(Home and Student)。以往微軟公司默認每個家庭都有一個學生或教師﹐因此購買該版本時商店無需做任何身份核實工作﹐但現在這種做法已經行不通了。

不過﹐對很多人來說﹐新版Office的價值已經有所降低。雖然軟件中依然包括Word、Excel和PowerPoint程序﹐但Outlook程序被OneNote所替代﹐後者是一個很不錯的用於創建並管理便簽條和其它研究資料的軟件。許多家庭用戶可能還是喜歡用Outlook﹐但在Office 2007中﹐要想獲得Outlook程序﹐用戶或者購買399美元的標準套裝﹐或者花109美元另外購買Outlook程序。

總之﹐如果你想利用Office軟件做更多事情﹐特別是在改善文件外觀這一方面﹐那麼Office 2007可謂一大進步﹐值得你投入精力學習掌握。如果你對現在的Office還很滿意﹐或者你只是用它做一般的文件編輯而不那麼注重版式和設計﹐那麼大可不必購買並學習使用新版的Office軟件。

Walter S. Mossberg

（編者按﹕本文作者Walter S. Mossberg是《華爾街日報》科技欄目Personal Technology﹐Mossberg's Mailbox等欄目的專欄作家。這些欄目主要介紹一些最新的消費類科技產品和解決方案﹐並解答讀者提出的問題。）