電郵泛濫成災 電話再成新寵

垃圾郵件最開始出現時﹐全世界的人都認為它不是什麼好東西

。斯蒂芬•朱庫利(Stephen Jukuri)也不例外。但是﹐現在他的想法改變了。“我喜歡垃圾郵件﹐”他滔滔不絕地說。“因為我可以把它們處理掉。刪除。刪除。刪除。”

現在令朱庫利每天頭疼不已的問題是他總要決定是否回復、何時回復以及如何回復那些正常的電子郵件。“現在每個人都能為任何事情給我發來電子郵件﹐”他說。“我收到的每封轉發來的郵件似乎都能被歸為某個類別。”電子郵件蜂擁而至的狀況變得很糟﹐他甚至專門創建了一個名為“監獄”的文件夾﹐裡面有自2003年11月以來積攢的600封過期未回郵件﹐其中包括他高中時代的朋友勞拉(Laura)的幾封郵件﹐她對朱庫利沒有回復甚為不滿。

朱庫利說：“我們已經進入了信息過剩的時代﹐但是我們卻沒有真正踏入交流的時代。”

電子郵件被稱為這個時代最有效的工具之一﹐它在群發郵件、交換文檔、插入評論以及為原告的律師提供寶貴證據等方面的功能堪稱絕妙。

但是在全球每天發送約840億封電子郵件（數據來自調查咨詢公司IDC）的今天﹐當你埋頭於一大堆郵件中苦苦尋覓時﹐你很難感受到電子郵件的高效性。和辦公室裡司空見慣的討厭事一樣﹐辦公室里的電子郵件也過於泛濫了。因此而產生的“電子郵件對抗反應2.0版本”的主要特點包括﹕過於想發送電子郵件、不能及時回復電子郵件以及郵件往還的速度比煙霧傳感器的速度都慢等等。

這也是電話如今看上去比以往任何時候都好的原因。“如果比爾•蓋茨(Bill Gates)發明了電話﹐而亞力山大•格雷厄姆•貝爾(Alexander Graham Bell)發明瞭電子郵件﹐”退休的項目經理丹尼斯•弗呂格爾(Dennis Fluegel)說﹐“我們所有人都會說：你應該去買一部電話﹐你能夠通過它與別人通話﹐聽到他們在說什麼﹐而且你根本無需使用鍵盤！”

心理治療師瑪利亞•傑普森(MARIA JEPSON)無法立刻停止使用電子郵件﹐但是她也不會繼續深入使用下去了。電子郵件只適合“快速”地交換信息或者交換一些不太好的信息﹐它決不是進行交談的上乘選擇﹐交談往往需要電話來進行。傑普森說：“我現在使用電子郵件的頻率比五年前低多了。”

電子郵件負擔令人痛苦不堪的證據隨處可見。為我們提供管理電子郵件建議的專家使用了像收件箱“類選法”這樣的字眼﹐同時他們還在大力推廣電話、鋼筆以及紙張的使用﹐以幫助提高電子郵件的使用效率。在調查公司Basex進行的一項研究中﹐將普通郵件列為“最具破壞性”之列的人數比例(31%)要高於將垃圾郵件列入此項的人數比例(27%)。難怪那些有條件委託他人代自己收發電子郵件的人都會選擇這麼做。據ePolicy Institute稱﹐43%的行政助理都為高層管理人士代寫電子郵件﹐更能夠說明問題的是﹐他們中的近三分之一還被授予了刪除高層管理人士所收郵件的權利。

但是﹐目前已出現的一個問題是人們對電子郵件的雙重標準：大家喜歡電子郵件為自己帶來的便利﹐但是憎恨那些抄送電子郵件的人：狂熱的宗教信仰者、轉發笑話的人以及網頁地址推廣者等。

如果發電子郵件像寫信那樣不便就好了。研究生喬納森•鮑爾斯(Jonathan Powers)說﹐人們不會為了僅僅說一聲“你好”就寫一封信。他認為﹐電子郵費這一對抗那些“手指痙攣”的垃圾郵件發送者的良方同樣應該用到朋友以及同事的身上──他們也可以被稱為“新垃圾郵件製造者”。

隨著電子郵件良莠比例日益失衡﹐過多的電子郵件抹殺了經濟學家所謂的“稀有價值”﹐使信息（如果並不是完全必要的內容）更容易被人們忽視。或者﹐對高科技行業管理者喬•邁克爾斯(Joe Michaels)來說﹐這些信息在沒有技術性過濾的情況下也變得更容易被忽視。“如果你在一封緊急郵件中提出不止一個問題﹐”他說。“毫無疑問的是。收件人只回答你關注度最低的那個問題。”

網絡管理員克利福德•戈姆利(CLIFFORD GORMLEY)注意到另外一個規律：“如果你在郵件中提出一個問題發給很多人尋求答案﹐最後的結果經常是根本沒有人回答。”他說﹐這就是搭便車旅行者的規則：汽車越多﹐搭車人越容易被忽略。另外﹐像表示信息緊急程度的紅色驚嘆號等非詞語性提示通常都不起作用。戈姆利說：“在95%的情況下﹐它們只是在發送者的頭腦中處於優先地位。”

此外﹐電子郵件之痛還來自於其自身的一些特點：電子郵件中無法體現輔助性語言線索（如音調）以及非語言信息（眼睛轉動等）﹐這會導致所傳遞信息模棱兩可﹐因此不可避免地需要發送更多的電子郵件來澄清。洛克希德-馬丁公司(Lockheed Martin)的工程人員對信息中斷進行了調查﹐該團隊主要成員丹尼爾•麥克法蘭(Daniel McFarlane)估計﹐由於上述原因﹐電子郵件對話往來的時間大約是電話交流的五倍。他說﹐電子郵件並不是一個免於長篇大論的有效工具。

有些公司也曾經試圖阻止電子郵件的泛濫。 Veritas Software負責市場營銷的副總裁傑里米•伯頓(Jeremy Burton)兩年前厭倦了在電子郵件海洋中掙扎的痛苦﹐決定在他的部門實施週五禁止使用電子郵件的規定。違反這一規定的人員將被罰款1美元﹐第一個“違規者”還必須在胸前別上一個鮮紅的字母“E”。幾個月之後﹐這家公司與賽門鐵克(Symantec)合併了。公司一位發言人表示﹐伯頓的規定“沒有被保留下來。”

Caudwell Group的創始人在三年前稱電子郵件為“現代商務中的絕症”﹐並且禁止在店內使用電子郵件。該公司在英國運營著350家手機配件商店。公司發言人稱﹐這個規定使人們更多地使用電話。但是﹐隨著時間的推移﹐這個禁令最終還是被打破了。“我認為現代商務無法根除電子郵件﹐”他說。“誘惑總是存在的。”

Jared Sandberg