让互联网助小组合作一臂之力

 利用互联网实现小组合作，目前显然还有诸多不便，原因何在？许多人都在网上实现了互联，小组合作似乎应该有诸多便利。但为什么维护一个可供小组其他成员共享和编辑的文件夹依然困难重重？为什么如果大家不使用相同的即时通讯软件，就很难实现在线聊天？

当然，大公司都会有自己的网络系统。如果你在办公室里工作过，你可能接触过这样的一个办公室网络，在那里你需要在众多命名含糊的文件夹和驱动器中找寻同样命名模糊的文件。你可能也运行过ICQ等调皮的聊天软件，设置成静音状态和其他同事聊天。虽然网络合作工具层出不穷，也引起过诸多轰动，但办公室内外的网上协作并没有像其本应有的那样简单而直接。

最近我不得不组建自己的小组时就体会到了这一点。这似乎并不是一项难度很大的任务，因为这个小组中只有两个人，而我是其中之一。我试了很多办法，最终发现没有简单的文件、电子邮件和数据库共享解决方案，不管我们是在办公室内上网还是在外面的嘈杂环境里。我知道这听上去很愚蠢，但最后我还是自己带著文件夹（可以看得见、摸得著的文件夹），装上那些打印出来的我认为可能随时需要的文件。因此，我还是到处询问有什么更好的办法，不幸的是并没什么收获。

住在温哥华的26岁的电脑顾问布莱恩特(Avi Bryant)也有差不多的经历。他曾到过一些小公司，对他们的一些流程感到震惊：这些公司会专门指定一个职员每天早上将7个不同的电子表格中前一天的变化整合到1个主表格中。当这些公司问有什么解决方法时，布莱恩特意识到自己其实也没有办法。因此，他开始自己著手解决这个问题，这个季度他将推出解决方案Dabble DB (www.dabbledb.com)。

Dabble DB和我以前提到过的37Signals' Basecamp (www.basecamphq.com)等其他网上协作工具不同，在37Signals' Basecamp上你可以迅速建立任务列表、分享文件、跟踪时间和设定项目阶段目标。布莱恩特表示，Dabble DB不同的是能适应你的需求，只需加一个应用程序，不管是一个联络人数据库、一张日程表还是别的什么。

Dabble DB外观简洁，设计缜密。但我的两人小组是在找一种更简单的解决方案。Schtuff ( www.schtuff.com)采用Wiki软件，帮助用户以低成本迅速建立一个简单的网站。我们很喜欢用它，在网站上放了很多数据和文件，但最后我们忽然意识到如果我们没有直接上网，我们就不能打开这些资料。

的确，所有这些工具都有一个致命的弱点，就是你必须要能实时连接网络才能实现协同工作。布莱恩特同意这是一个问题，但也指出，“随著我们能在越来越多的地方接入互联网，我认为这个问题不久就不会那么重要了。”对于这一点我不能苟同，因为我生活和工作中遇到的人很多并非一天24小时、一周7天都挂在网上，特别是当他们外出旅行的时候。因此，我尝试了Groove (www.groove.net)。这个软件能实现文件共享、文字或语音聊天、以同一个日历工作等等。我一开始对Groove不那么著迷是因为这个软件从最初开始测试时，就常常大量占据我的内存资源，电脑运转速度变得非常慢。

不过，这样的日子已经过去了。微软(Microsoft)现在拥有了Groove，并解决了它占据大量内存的问题。有许多组织都使用这个软件，从葛兰素史克(GlaxoSmithKline)到美国陆军等。能编辑文件、并一口气将它们重新放至一个共享文件夹实在是太棒了。同样让人激动的还有你电脑上的内容能与小组其他成员的工作保持实时同步，万一你的电脑因为什么原因与互联网断开了，那么当你重新登录后，电脑就会自动更新。所有这些都是通过加密文件完成的，外部人士很难拦截和阅读这些文件。当然，在像互联网这样一个开放的网络上进行文件共享，总是不能保证100% 的安全，但大多数网上工具能用加密的方式为信息提供保护。

不过，Groove远非完美。对于一个长期处于试验阶段的产品，Groove的确有其弱点，比如无法建立索引或搜索文件、信息等。不可避免的是，微软将来也许会尝试将这个软件与其Outlook和Office相融合；我只希望他们能在保留这些基本功能的基础上，再增加更丰富的功能。

Groove也有紧随其后的竞争对手。廉价/免费网络电话服务商Skype的成功为很多Groove同类工具软件提供了一个良好的基石。Verosee (www.verosee.com)就是其中的佼佼者，伯特勒罗(Pablo Rodriguez Bertorello)这项了不起的发明具有一些与Groove相似的外观和感觉，但与Skype的界面融合得很好。（目前，这款软件还只能在Windows系统中运行，伯特勒罗称，Linux和Mac版本正在研发中。）

最妙的是用户还能在Verosee中启动Skype，进行语音或文字聊天。Verosee虽然看上去还有些粗糙，但它声称要在允许众多用户编辑文件方面与Groove一比高下。这听上去似乎很简单。但伯特勒罗自己也承认：事实上这种网络小组合作时的可靠性并不容易保障。

让我们祝愿Verosee能改变这一切，为了小组的合作。