​​日事清项目管理全流程：跨部门协同任务分解WBS，甘特图精准控进度，风险管理知识沉淀​​

前面有提到日事清可以实现包括PMP、IPD等方式的项目管理，今天我们为大家准备了日事清和项目管理相关结合的介绍，如果您团队目前有使用航天云信升级内部项目管理工具的想法，可以随时联系我们。

1、项目痛点
国内项目制公司，经常会在项目推进中出现一些问题。——跨部门协同的问题。

一是，项目进度的不可控。多部门协同使用同一张表格更新进度，有的时候总部可能在北京或者上海，而真正执行项目的团队在宁夏，汇报不能实现到每天，每次管理者了解现场情况的时候可能已经过去一周了。导致很多项目的进度是不可控的。

二是，项目的滞后性。使用同一张表格统筹项目的时候，还会遇到设计部门已经变更了设计内容，设计已经更新到了V3.0版，但是实际的实施部门还在拿着V2.0版的设计图在施工。这就会导致项目的滞后性。

从负责人发来的截图可以看到，满屏幕的文件夹、excel表、文档。打开每个文件夹后，发现都是针对单个项目的，在文件夹里还会有各种各样的文件，导致电脑存储的文件量特别大，每天沟通协作时需要上传下达，这就会出现问题。↓↓↓

常理上，一张表格可以把项目的进度安排好，但实际上，目标节点是从上至下按照正常顺序去排的，而在实践中是要遵循备注的顺序，因此，这会导致任务的杂乱不堪。↓↓↓

举个例子，所有剩下的任务是要得到第一版总规以后，才能继续进行。然而，前面又有时间节点，这就会导致表面顺序和实际顺序是不达标。因此，计划总是不能直观展示、领导层抓不住工作的重点。在完成时间方面，有的任务标记延迟，或者说有的任务已经取得了进展，接下来要怎么去协作，就只能通过微信、QQ、电话、短信进行沟通。——表格冗长，无工作重点。一张表格共有190行，难道领导都要自上而下、一一把控项目进度，每天筛选这190行的任务吗？

表格设计错误的情况下怎么办？

相关责任人安排任务的进度谁来把控呢？如何筛选？

延期的的任务怎么把控呢？

一张表格涉及八张子表，同样的问题可能在八张表里都会出现。当执行层得到这张表格的时候，看到的备注内容只是一个数字，这个数字什么意思？表格表示不清楚，因此，必须通过电话等等方式沟通项目进度。一个相关负责人在一张表格里需要负责多项任务，但实际上，在其他表格里，其也负责多项任务，因此，负责人的日期、任务是杂乱无章的。执行层的任务比较杂乱，无工作重点。↓↓↓

在下图中，可以看到，王蕊的任务是按照时间顺序安排2月到3月任务的，但从备注中显示3月的任务已经完成了。那2月的任务是什么状态呢？为什么未完成呢？因此，当领导层看到此表时，需要通过电话、QQ、微信等等方式询问、跟进，这就会出现任务重复、衔接无序、进度不明的问题。↓↓↓

通过这一个案例就能反映出项目管理中经常出现的问题，有执行任务不明确、计划工作无重点、项目进度空泛等等问题。↓↓↓

我们反思一下：项目管理是什么，怎么执行？

项目管理是实现目标的过程的把控，运用所学的知识、技能、工具和方法高质量、高效率地完成项目。通过表格开展项目存在不直观、效率低、任务混乱等问题。

2、那么日事清是如何实现项目管理的？
在日事清上表格是以下面的方式呈现的。所有项目任务通过清单的方式罗列清晰，任务可以明确到人、明确日期，实现项目管理WBS分解的目的。

3、日事清与项目管理
今天的分享以PMP为例，项目管理分为五个阶段，包括启动、规划、执行、监控、收尾工作等阶段，

启动阶段有启动前言，需要与利益方进行沟通，传统方式是通过微信、QQ、电话、短信等，或者约谈、面谈等方式进行沟通。

当然，沟通是十分必要的，但完全通过这些方式沟通难以留存沟通记录、相关文件等资料。↓↓↓

01、项目的启动阶段
在启动阶段，要做到三点，一是收集信息。二是深入讨论，三是计划、执行。在项目启动阶段，在日事清上怎么呈现呢？↓↓↓

第一，在计划界面创建相关利益人沟通的模块，即看板。

沟通完以后，在日事清「任务」里面可以进行记录，创建整个项目的白皮书。创建完白皮书以后，点开单独的任务界面，可以看到跟所有利益人相关的沟通、需要的重要文件可以在看板的任务里上传文件、表格、图片以保证沟通阶段文件的存留。

所有任务下面都有评论区，一是显示操作记录，进行沟通的阶段，所有人在重要文件的位置的操作在日事清上都有一个完整的记录；二是可以及时沟通，解决遇到的难题，提升效率。↓↓↓

第二，可以在日事清的「计划」插入文档模块，界面存留沟通记录和项目白皮书。

在添加成员的界面，可以对项目所需要添加的成员进行设置权限。「文档模块」打开以后也可以上传表格、文件等，下方可以同样也有操作记录、也可以沟通，可以存留整个项目前期沟通计划完整的记录。

第三，项目要开展，需要员工执行。我们可以在日事清「文档模块」界面添加成员、完成项目所需要的成员名单和相应的职责表。分配成员以后，可以创建团队。在公司界面，创建公司的组织架构，实现团队之间的协作，可以添加部门，并给不同的成员分配部门，有四种邀请方式添加成员，也是非常方便呢。

02、项目的规划
创建完团队，有了组织架构以后，要开始制定计划。规划阶段主要是在计划这模块完成相关工作的。第一，创建计划。创建计划，有两种方法：选择模板，有九大行业的标准参考模板可以选择。可以创建子计划，以按照不同的项目的流程和标准进行计划的管理。

在「日事清」设置界面，可以根据个人喜好、项目的重要程度，选择不同的计划设置，在创建完整个项目的计划后，可以添加项目成员，并添加各自的职责。↓↓↓

第二，把控风险。「日事清」可以用贴标签的方式，完成项目风险的把控。对任务设置高危险或者低风险的标签，以及应对措施，进行风险把控。↓↓↓

第三，项目概览。「日事清」可以用项目概览的方式快速了解项目负责人、当前状态、里程碑、动态等，方便项目经理把控整体项目节奏。

03、项目的执行阶段
执行计划。可以通过「日程」来协助完成。只需要关注任务里前后具体的内容以及怎么操作。

「日事清」的计划是比较方便的，执行人员可以筛选所属的计划，根据职责，发现所应承担的任务，一目了然并可以把控流程。↓↓↓

执行层可以在计划的设置中，根据偏好对整个计划进行执行层面的设置，其只要关注自己计划中跟自己有关的任务。而领导层，可以根据任务的性质来设置是否需要同步到相关责任人的日程当中。谈到执行层，日事清的「日程」主要根据是根据两本书，第一本是GDP时间管理，第二本就是高效能人士的七个习惯。创建日程的目的就是要让每一位日事清用户有效结合任务资源和时间资源，有条不紊地做事。执行层可以添加任务的提醒，进行时间管理，达到高效水平。管理层可以在公司层面，点开员工名字查看到员工近一周工作的任务安排，可以查看其任务行程。

这样就能关注员工的任务量，实现下一步的计划，减少沟通的时间。↓↓↓

04、项目的监督阶段
然后进行监控。监控可以通过日事清的「简报」来完成。简报一共分三类，包括会议纪要和日报、周报、月报的一个生成。第一，回顾。在简报里，可以回顾、梳理昨天做了，今天做什么，明天要做什么。一键生成日报以KPTP的方式展现出今天完成了哪些任务，没完成哪些任务，只需要在P和T这个位置添加说今天遇到的问题和接下来的举措就可以。↓↓↓

第二，甘特图的功能。以甘特图的方式来展现计划的流程，以及有关联的任务，当然，也可以进行一键拖拽观测任务完成的进度。提供关键路径、基线对照功能，方便管理者找到最关键的任务和对比之前规划的差异。↓↓↓

第三，统计图的功能。统计图的可以完整的展现出单个任务里的个人的计划，然后从时间维度去监控，统计出整个任务执行的情况。↓↓↓

05、项目的收尾阶段
最后，收尾阶段。任务执行完成后，还需要进行三类工作。↓↓↓

第一，分析总结。在整个项目完成时，可能需要提供报告，上报也好，自己回顾也好，对整个项目计划进行完美的总结。第二，撰写报告。在笔记可以创建项目完成的报告，然后进行完整的回顾。第三，归档收官。归档以后，在应用的界面里可以获得整个项目的完整的记录，可以查看整个项目任务完成的情况。项目复盘可以结合统计功能进行分析。↓↓↓

4、 产品回顾
接下来对日事清产品进行回顾。「日事清」是一款SaaS软件，是任务协作类软件，其定位是高效能团队管理专家。其中，包含了计划管理、流程管理、项目管理、时间管理、知识管理等先进的理念，结合了GTD和四象限工作法、看板管理法等科学的方法来协助各层级的工作者提高工作的效率。

日事清是数字化的服务商，是公司向数字化转型的重要的工具。接下来我们来就具体看一下怎么用日事清来完成企业管理。

1.分解项目目标

2制定项目计划

3.分配任务责任到人

4.追踪进度及时把控

5.评价结果知识沉淀

1.分解项目目标
1.先来说目标，公司在年初设定好今年的战略目标，定好方向后，怎样将目标同步到部门和成员呢，我们提供了目标功能，：有什么好处呢，就是我们将一个公司企业级的目标通过逐层差解，细分成为部门的目标再通过分解成为个人目标，可以实现从企业的战略目标成为个人可以做到的目标，他是有一个传递性。他是很有用的，一眼就可以让人知道公司的年度目标，季度目标，和自己在这个计划中占了什么样的比重，身份，在实现目标过程中扮演了什么角色。

落地执行：当我们有目标，我们要落到实处，就要去通过做什么事情可以完成目标，每个目标策略都有关键结果，在下面每一个都有都可以关联具体的任务与计划，每个目标都能落地执行。很清晰，这是目标的分解过程

2.制定项目计划
2.做项目计划，我们提供项目看板，非常好用，像xxx项目很复杂，用日事清就可以变得建得，我们会对关键节点进行切割，用卡片，再在卡片里这个阶段，写上要完成的事情，就可以把一个很复杂的任务变成很简单，目标当中详细的任务我们的项目参与者，可以随时了解项目的进展情况，重点任务重要人员的完成情况。当然团队里一定会有非常成熟项目经理，他们一般运用的是叫wbs的工作分解结构。我们有了一个列表视图，为了方便他们进行分解。您可以随意切换。

3.分配任务责任到人
再往下，有了计划，就要分配任务责任到人。这个地方我们也引出了一个新的视图，甘特视图，对于把控时间，排期是特别好使的。

有的人就会问我们，像你说的列表视图，甘特图我用excel也可以做，我们经常看到很多项目经理，做出来的excel非常漂亮，但是我们软件有什么区别，我们为什么要要你们日事清首先：像这个，，，需要项目经理先项目计划书把他做出来，然后会有一个项目的启动会，把这个文件发给使用的人，每个人必须人手一份，然后会在会上做一个简单的讲解说明，那这样，一个项目经理就完成了他项目任务分配，责任到人的工作，但是在以往的使用过程中我们会发现如果一个项目经理很有责任心，那这个项目一般是可以顺利进行，但是但凡他有一个地方没有注意到，那这个过程就会出现很多各种各样的问题，所以我们总结这些问题的时候发现：用excel并不能做到真正的责任到人。我们是怎么理解责任到人的呢，就是一定要将他需要做的事情，放在他时常可以看到的地方，而且我们只需要人看到他需要做的事情，无关的不会出现，甚至是只看到他那一天要做到的。

如果我们用execl，一个项目成员，看到这么一份计划书，我不清楚我具体要做什么，因为可能页数非常多，我每回找自己要做到事情都需要来回翻。而且在我每一次想要找到这个文件需要从电脑的某一个角落找到，那其实这样一个工作其实是脱钩的，所以项目经理在传递这样一个任务的时候并没有做到真正的责任到人。所以我们提供的方案就是在计划看板里把任务的内容，执行人和日期安排好，他会自动分解到不同人的日程当中的，所以我们这样一个场景就是一个工作者，在每天打开手机版或者电脑上，就直接可以看到今天他到做什么工作。这样才能做到责任到人（所以这里有个点，就是评估一个项目管理软件，看他专不专业，看他日程是不是第一界面。我们有很多客户都一直建议我们第一模块为计划模块，但是我们一直坚持就是为了责任到人，）因为项目不是项目计划书不是就看看就好了，他一定要被执行下去。

4.追踪进度及时把控
那项目分配好之后，就到了一个关键的地方，就是执行过程。也就是进度追踪和把控。这个是很重要的，所以我们提供了四种方式，来帮助我们管理者来看。

那第一种方式叫看整体，通过计划统计来看的，我们提供了概览图，进展图，燃尽图等等，让大家尽快的了解计划的进展，而且我们还提供了多维度的分析，从人员，任务，让大家找到工作中的瓶颈，然后我们现在提供了19中的报表还有自定义报表，可以看到自己想要的视角，来快速定位问题。

第二个是看角度：项目的第一负责人他更关注什么，就是哪条任务延期了，因为每一条延期他都要跟进，确保所以任务都顺利进行，按照正常进度进去，如果他是总负责人，他又很多项目，所以他需要关注的更多是关键任务进展，他会在一个项目里找找几个关键的节点，他只去订这几个关键节点。如果是执行人，他只会关注自己在这个项目里自己要做的，其他的事情他其实是不关注的，这时候我们就可以用自定义视图的功能，来去记录这个计划里他想看到的地方。项目负责人就可以设置一进计划，到底有哪些任务是延期的，项目执行人，就可以设定哪些项目跟自己相关的。

第三种就是看员工，有的时候一个重要员工，同时参与不同的项目，这个时候项目的负责人就会特别关注这个成员做干的事情，为什么，很有可能，他因为忙别的任务，耽误了自己的项目最终，导致项目出问题，所以我们提供在通讯录里可以随意查看偶一个员工的日程动态，他每天做了什么，有没有做自己的项目。他把多少的时间放在了我们的项目上，

最后一个看报告，做项目管理有不同的报告，有项目周报，项目进度汇报，各种各样，我们提供了一个简报的功能，允许大家建立不同的模板，按照不同成员不同周期填写不同的简报

而且我们提供了一个很强大功能，就是一件插入的功能，因为所有项目人员都比较头疼项目周报这个事，你明明周末到了，还要想上周做的工作，自己干了哪些，评价，是很头疼，但是利用日事清就可以把近一周的日程里安排的任务，一键生成出来，非常方便，这就是简报功能，来帮助我们大家写简报，

5.评价结果知识沉淀
最后咱们在讲一个项目评价结果和知识沉淀，那评价结果，就需要评价计划的成果，评价目标的达成情况标签打了多少，还有人员的评价情况，干了多少工时，那我们的计划统计功能，就是可以看到各项指标的情况，客观的衡量人员的指标。还有一个重要的就是项目沉淀，我们这里用的就是笔记功能，我们可以为每一个项目创建一个知识库，您看，左边是目录结构，右边是内容，和大纲，这样会强迫大家而且我们在做知识库，这样才会方便大家做知识库的建立，方便后面咱们再次利用知识，而且我们在做项目的复盘的时候，我们看到我们总结的知识库有哪些是可以重复利用的，建立部门知识库。慢慢再实践中精进成为核心竞争力，建立有体系能利用的企业级别知识库。

5、钉钉和日事清的结合
钉钉承载了团队内部IM沟通功能，日事清软件内的任务下发、反馈等动作，都会在钉钉有实时的通知，支持电脑端和手机端。

日事清会逐步在项目管理模块增加风险管理、变更管理、合同管理的模块，如果您有兴趣，可以联系我们聊聊您关于项目管理工具的想法。说不定通过我们工程师的双手，能够设计并开发出您心仪的产品。