以Emacs Org mode为核心的任务管理方案

前言

如今用于任务管理的方法与工具越来越多，如纸笔系统、日历与任务列表、Emacs Org mode系统，以及移动设备上的诸多应用。这些解决方案各具特色，在一定程度上能够形成互补作用。但是，它们彼此之间的功能重迭也较为严重。所以，将其中的一部分挑出来形成一套工具集使用时，往往就会出现令人无所适从的情况。例如，究竟是将任务提醒放到手机的任务列表中，还是将其写入Emacs Org mode文件中？在每周的回顾总结与展望规划文档中，是否还有必要再提及该任务？很显然，将任务条目复制到每个工具中是繁琐的做法。而死守一个工具来管理一切，哪怕这个工具再强大，像是Emacs Org mode，也都有其局限性，因而同样显得笨拙。这样看来，生活中有众多的方案可供选择固然是一件极好的事，但是要想令其发挥出最大的效力，也要掌握相关的知识、经验与明智。经过我个人的实践总结，认为以Emacs Org mode为核心、GTD与日程表相结合是较为合适的管理方法。下面对此作一简介。

基本想法

• 采用Emacs Org mode以实践GTD任务管理方法，在面临诸多必要与不必要的干扰的时代，能够消除传统基于日程表的管理方法的弊端，使人始终关注于下一步（Next step）要解决的任务，而不再纠结于是否应该在某个时间段干指定的事情。当然，通过采用番茄时间工作法与深度工作的模式，还是要尽量避免外在与内在的诸多干扰。因此，将一个大致的日程表与GTD方法相结合是比较理想的方法。通过不断提升个人的计划能力、执行能力和自我管理水平，制订出的日程表将会愈加合理、准确，而实际的任务执行也将不断地向着趋于合理化的日程表靠拢。

• 任务管理在内容的空间上应当是层级式的，从宏观的远景目标到微观的具体任务均应包含在内。对此，Emacs Org mode天生的层级式列表功能极其适合这个要求。

• 任务管理在实施的时间上应当是多尺度的，从当下、每天、每周、每月再到季度、半年、年，均应有相应的规划与回顾。对此，需要一系列的辅助工具与Emacs Org mode相配合。

Emacs Org mode核心工具

目前我以Emacs Org mode为核心形成一套工具集。其中，我采用的是标准GTD流程的简化版，只包括：收集（Collect）→规划（Plan）→执行（Execute）→回顾（Review）这样一个简单的流程。去除了GTD方法中“环境”（Context）这一要素以及较为繁琐的实施流程。虽然，严格实施标准的GTD方法会更加严密、细致，但是也并不带来过多的效益。毕竟，人的生活与行动不是被编程到了芯片上，有一个大致的日程安排就可以了。具体环节内容如图1所示。

图1 我在Emacs Org mode中使用的GTD流程。

任务的状态关键词

任务的状态通过Emacs Org mode的状态关键词来标识。我的设定有：

• 未结束状态：TODO、ONGOING、MAYBE、WAIT、DELEGATED

• 结束状态：DONE、CANCELLED、STUCK

任务的层级组织管理

• 项目（Project）：通过创建多个Org文件来代表不同的项目。例如，不同的公司项目与学习科目等。

• 工作包（Work package）：在每个Org文件内，用一级标题代表项目中的工作包（如果有的话），从而对项目任务分门别类进行管理。工作包只用来定义大目标与愿景，设定任务的范畴，而不涉及具体步骤与实施细节。

• 任务组（Task group）：对一个较为复杂的任务——例如，一个需要两到三周完成的目标——往往由诸多小的步骤与环节构成。这样的一个大任务就是任务组，在Org文件中我为其加上TG标签来标识。

• 具体任务（Task）：将任务组进一步拆解成可以步步执行，并能够予以审核与评估的具体任务。如此，Emacs Org mode系统能够直接与具体行动挂钩，指导实践。

• 习惯（Habit）：学习与保持健康都是需要一生坚持、长期积累的大工程。养成相应的好习惯就需要持续的动力和努力。因此，我在“个人项目”的Org文件中建立了定时重复的任务项，从而帮助自己在抛弃坏习惯的同时养成好习惯，由量变到质变，逐步形成深厚的积累，最终实现长期与终极的远景目标。

• 想法（Idea）：脑海中不时产生的思想火花稍纵即逝，只有将它们及时记录下来，并经常翻看，才能够不忘内心真正所想、不放过任何珍贵的机会、将美好的创意变成现实。这些想法并非当下立刻要做的，因而暂时无需明确的时间规划。它们是属于未来的待办事项。

任务视图

在Emacs Org mode中通过指定状态关键词、标签、时间戳等条件搜索任务列表可以生成不同的视图。这便相当于将整个任务集合投影到不同的空间予以审视。这对于任务管理是非常有益的。对此，我目前制定了如下任务视图。

• 收集箱（Inbox）视图：所有未打时间戳、不含TG标签、状态关键词为TODO、MAYBE的任务均为待规划的任务。以此作为搜索条件将其全部列出，则构成了GTD任务管理方法中所说的收集箱。若在搜索时仅限于指定的Org文件，则可以列出该项目下的所有待规划任务，即该项目的专属收集箱。

• Emacs Org mode默认日程视图（Agenda view）：在该视图中，任务以如下优先级顺序按天归整到了一起，视图缓冲区（Buffer）显示一个星期的任务。

  • 当天任务按优先级A、B、C排序。

  • 在每个优先级内依次显示：

    • 之前计划但未执行，拖延到今天的任务；

    • 计划在当天的任务；

    • 截止日期设在将来的任务，包含还有多少天到期；

    • 截止日期设在当天之前的任务，包含已过期天数；

    • 截止日期设在将来，但已于今天或之前完成的任务。

• 截止日期视图：以默认日程视图为基础，仅列出加了DEADLINE时间戳的任务。这样一来，对于本周以及近期有哪些必须要完成的任务一目了然。

• 已完成任务视图：以默认日程视图为基础，仅列出加了 DONE状态关键词的任务。当忙碌了一周之后，在周末生成这个视图，就会产生不小的成就感与自豪感。

辅助工具

为了配合Emacs Org mode实现GTD与日程表相结合的任务管理方法，还需要如下的辅助工具以形成完整的工具链。

• 前端任务收集工具：如，随身携带的笔记本、手机与手表上的印象笔记。这些工具虽然不是电脑上的主力工具，但是作为发散思维、自由抒写的媒介是不可获缺的。

• 移动设备上的任务列表：这里列出的任务主要是为了提醒，而Emacs Org mode中的任务列表则是为了进行系统、细致的任务管理以及实践GTD任务管理方法。二者有本质上的不同。

• 移动设备上的日历：制定每天的日程安排，包括既定的会议、约会等。

• 规划展望与回顾反省（Plans and reviews）文档：这是用于规划与展望、回顾与反省的描述文档。每周更新，并在每月、季度、半年、年末进行整体规划与总结。该文档只是描述愿景，不涉及具体的任务。

• 任务描述（Task description）文档：这是对任务组所涉及功能模块的大致描述，与步步可执行的任务尚存不少的距离。可以采用文本文档描述，也可以采用结构化、可视化效果好的思维导图。总之，以最方便、最舒适、最能体现任务层级架构的方式来完成。

结语

总的来说，任务管理方案的确定是一个不断尝试各种方法与工具、令其相互磨合的动态过程，绝不是一蹴而就的，也不是一件轻松的事。个人的提升永无止境，而作为自我管理系统工程一部分的任务管理也没有尽头。想来这也符合“如切如磋，如琢如磨”的精神吧！