合理的时间管理能让人生走得更快更远

2008年11月20日，美国《探索》杂志上，20位40岁以下的科学家被冠以“Best Brains”（最具智慧的头脑）的称号。他们专业各不相同。排名第一，并且最没有悬念的一位就是——年仅35岁的陶哲轩（1975.7.17）。经历亮点如下：

• 11岁、12岁、13岁连续三年代表澳大利亚参加国际数学奥林匹克竞赛，依次获得铜牌、银牌、金牌，是迄今最年轻的金牌获奖者（大多数获奖者年龄在 15 岁以上）。
• 17岁从澳大利亚并不有名的 Flinders 大学毕业，21岁取得普林斯顿大学博士学位，24岁获得美国加州大学的正教授职位。
• 2006 年在国际数学家大会上获得菲尔兹奖，时年31岁。（BBF注：菲尔兹奖相当于数学界的诺贝尔奖，每四年颁发一次，获奖者必须是未满四十岁的年轻数学家。）

这几项成就虽然令人叹为观止，但是单独来看都并非前无古人。

• 德国数学家 C. Reiher 曾经获得过四届国际数学奥林匹克金牌外加一届铜牌（当然并非在那么小的年纪），获得过三枚金牌的数学家则为数不少。
• 他的师兄，数学家 C.Fefferman 于 22 岁就成为了芝加哥大学的数学教授。他们都曾经师从普林斯顿的数学大师Elias Stein 门下。
• 他当然也不是最年轻的菲尔兹奖得主，他这位师兄 Fefferman 在 29 岁就得到了菲尔兹奖，而迄今最年轻的菲尔兹奖得主是法国数学大师 J. Serre，记录是 28 岁。

他有相当高的智商（220-230之间），最重要的是他有广泛的兴趣、丰富的知识储备以及深刻的洞察力。令他获得菲尔兹奖的最主要成果之一是他和另一位数学家合作证明了素数的序列中存在任意长度的等差数列，这个问题属于数论这一数学分支，而陶哲轩本人的专业同数论完全无关：他是一个调和分析以及偏微分方程的专家。这是典型的“陶哲轩式“的传奇故事：他能够敏锐地发现那些陌生的问题同自己擅长领域的本质联系，然后调动自己的智慧来攻克。和那些在一个数学分支里皓首穷经的大师不同，他所解决的问题已经遍历了无数看似彼此遥远的领域。这也许才是他最大的特色。（BBF注：这一点和冯诺依曼非常象啊～～）

还令人羡慕的是坐拥这些天才和成就的同时，他可不是书呆子哦，他是一个享有健康生活的快乐的“普通人”，出色的合作者和沟通者。陶哲轩在 wordpress 上的博客（http://terrytao.wordpress.com/）上面有数百篇帖子。他一方面将自己各方面的科研成果写在那里，另一方面，还细心地写下了对于科研的种种体会，把各个阶段数学人该做的事情都写了下来。他会及时公布自己发表的论文，并将一些自己觉得还不够成熟的思考结果直接贴出来分享（这与许多人的科研方式相比可谓大相径庭）。他在其博客中系统地把数学各个分支分列开来，对每一个认真阅读并提出问题的人均仔细的回答。

下面陶哲轩关于时间管理的看法

文 / 陶哲轩

受到一些网友的鼓励，我最终决定要在此谈谈我对时间管理的看法。其实我曾经想过就这个题目写点什么，不过后来发现自己在时间管理方面仍有待改善（看我堆积了很多论文未写便知）。况且，至今我仍未在这个课题上悟出简单而有效的道理（除非要我谈谈写论文的心得，像我在网上有一篇文章，介绍“快速成型法”  ——“rapid prototyping”）。因此，我只能跟大家分享一下个人经验，但未必适用于所有人和所有工作状况。当然，欢迎读者留言告知你们的想法、经验或其它建议（不得不承认，有时因为种种原因，就连我自己也不能沿用自己提出的经验与方法，对此我很遗憾）。

也许，我可以先发表一些零碎的意见。首先，我很庆幸，许多优秀的研究伙伴都在我们合作的工作中付出了大量的心血。例如最近在博客上刊登的好些论文，有很大部分都是合著者努力的成果。纵使合著比独撰论文要花上更多时间，却大大减轻了每位作者的工作负担，有助提升写作质量。我可以同时撰写几篇合著论文（因为在撰写过程中，有时论文在合著者手中，有时则尚待某些新进展），但如果是独撰的话，却只可以写一篇而已。

为配合校历安排，很多论文会在夏季完成，而其中不少项目更已构思了好一段时间（例如有篇即将发表的合著论文，我们花了三、四年时间才把它完成； 自 2000 年以来，我一直断断续续地思考——尽管通常都没什么灵感——wave maps 的 global regularity 问题）。因此，每星期可以发表一篇论文并不等于构思和撰写所用的时间就只有短短一个星期，而事实刚好相反，要把论文写好，往往要经历很漫长的时间，这是成功背后鲜为人知的一面。

此外，我处理复杂数学问题的能耐基本上每天都不同：有时可以用整整一个小时费尽心思去想某个问题；有时会把我与合著者之前写下的详细手稿整理一下，再打出来；不过有时候我只想回复电邮，做点琐碎事，或到外面走走，甚至去睡午觉。根据自己的精神状态来分配时间是很有效的。比方说，如果我某天下午有空，只要有灵感，便会把办公室的门关起来，让计算机保持离线状态，开始动手写一篇拖了很久也没有写完的论文。有些时候，我会处理一周没看的电邮，审阅一篇论文，再写写网志文章，又或者按照自己当时的精神和心情去做些其它的事。幸好从事数学研究的大部分工作（教学工作除外，不得不配合授课时间来安排工作计划）都是具有弹性的，时间可以按照上述的方式灵活调动（当然，最好在工作还没变成紧急的事之前就要做好，以免扰乱灵活的工作时间）。

能够客观准确地评估自己在某段时间（例如一天中余下的时间）的工作潜能（即身处的地方、精神状况、将要应付的职责和工作、可用资源的情况以及注意力的分散程度等因素的相互关系）对于时间管理是有很大帮助的。不要高估或低估自己的能力，从而使得工作量过多或太少，这都会影响工作效率（我在这两方面都有过经验和教训）。即使我有许多复杂程度不同、难度不同、大小不同的事情要做，但如果我面对的某项任务需要极为专注才能完成，我会尽量将注意力单单集中于这件事上，把其它事情暂时搁下。我发现，只有做那些无须太专心就能完成的事的时候，才可以同一时间做不同的事（尤其是我没有受到驱使做某事的时候，这个方式似乎是最有效的）。这类工作一般都需要较长时间才能完成，远远超出我所能付出的精神、时间和耐性；在这种情况下，就要找出合适的“工作断点”（比如说，在写论文的过程中给出一个关键命题，或者将对话中、黑板上、草稿纸上出现的某些灵感仔细的记下来）。工作断点可以让你安心地把工作暂时放下，同时也可以使你更容易的把握工作进度，等到继续工作的时候可以马上投入。应避免在没有完成工作断点的情况下停止手头的工作，这样做的结果很可能使工作半途而废，或让人心有旁骛，影响其他的工作，当再次开始这一工作时不得不从之前做过的某一部分开始做起。其实，一次完不成的任务当然有必要分步完成，只要能够找到合适的暂停之处，就不必急于一蹴而就。请允许我举个很俗的例子：每当我要写信的时候（一般都是我工作状态不大好，不足以应付复杂的数学问题时），我都会把内容先打好，然后印出来，放进信封，封好口，再把信件放在寄件盘里。不过通常我都不会把信件寄出（也不会整理盘子里的其它文件），除非寄件盘挤太满，而我也没什么别的事可以做，就会把所有存积的文件、信件统一处理一下（趁计算机重新启动或不知何故无法正常操作的时候处理是最好不过的了）。

如果可以的话，尽量把琐碎小事合并处理，而需要大量精力的任务则最好各自独立进行，以免分心。

与“工作断点”相关的一个做法，就是把一项非常大的工作分割成若干个独立的部分，最好每一部分都有实时的“回报”。这样做有很多可取的地方，比如说，如果我早就决定要写一部关于庞加莱猜想 (Poincaré conjecture) 的著作或专论，而不是写十九篇较易完成的关于庞加莱猜想的独立短文，我就会怀疑我自己根本不会尝试写（更不用说写成了）那十九篇讲义（这个做法某程度上也让我“置之死地而后生”，因为事先说好会写讲义，好给自己一点推动力，叫我不能半途而废，撒手不干）。

现代文字编辑器（包括我的博客使用的那个）的好处是在撰写过程中，能够更容易把草稿储存起来，之后再按情况补充一些细节或稍作润色。正如上述的做法，通过把工作细分，有助作者撰写篇幅很长的论文。我非常敬佩那些在计算机应用还未普及以前，就能够写出高质量的论文和著作的数学家。因为即使有优质的文书支援技术，对我来说这也是很难做到的事。

花一些时间和精力去学习那些将来大概会多次使用的技术是很有意义的。数学方面，LaTeX 是个很好的例子：假如你打算写许多篇论文，你必须把最起码要懂的技术学好，而且还要多学一点，才可以把自己要写的东西轻松自如地写出来，所以我们应该认真地学习怎样用 LaTeX 制作图表、处理图像和数组等。最近我在钻研如何使用录制好的宏，在键盘上按几下，就能打出一组 LaTeX 的公式码（例如： \begin{theorem} … \end{theorem} \begin{proof} … \end{proof}）。这个做法所节省的时间似乎微不足道，但相信会随时间累积而逐渐增加。不管怎样，这样做看起来是很有效率的，有助提升个人士气（个人士气是撰写长篇幅论文过程中不可或缺的因素）。

很多时候，我们为了做某些事会把工作时间推迟，或延迟完成，有时会请别人去做，甚至刻意拖延工作进度。其实世上每件事都不是一样重要的，如果可以待自己有更好的能力，或者先看看会不会有其它事情发生，令要做的事变得不那么重要，那么工作就会轻松得多。我目前要写的那些论文是关于 wave maps 的，我曾经因受挫折而把论文搁下多年不想写，但回想起来，当时我任由自己把未写完的论文搁下，其实是个不错的想法，因为就当时的技术而言，该研究项目对我来说简直是一场噩梦。要用较合适的方法来对付问题，就必须等候技术成熟，以及对该领域的认识和理解进一步加深（或许在你眼前的这篇文章正好也是关于时间管理的例子。其实我的博客中还有些隐藏文稿，暂时还未思考成熟，需要更多的灵感去完成。这样看来，大概不是每个想法或文章的主题都可以茁壮成长，开花结果。对此题目有兴趣的朋友，请参阅我另一篇文章《善用你的废纸篓》——Use the paperbasket）。

最后，我还有一个建议，就是要挑选某些合用的个人电子管理系统，然后贯彻使用；如果对其“不冷不热”，那倒不如不用（不要好高骛远，不要一味追求新产品，因为自己未必可以好好掌握其应用，所以最好还是让其随时间自然发展下去）。我的个人电子管理器材包括一个与手提电脑同步的个人数字助理 (PDA)、一个电邮账户、一些收件盘和寄件盘、在办公室里的特定位置还有一块“专用”的黑板。那块黑板上写的东西只有我才看得懂，但我不认为我可以在此好好解释一番。我现在已经习惯使用它了，而且效果也不错（不过我可不希望有人会把黑板擦得一干二净）。毕竟选择是很个人的事，除自己以外，没有人能告诉你什么东西最适合你。我发现合适的系统确实可以帮助我腾出很多记忆空间，因为不必记挂星期二下午三时有甚么事要做，也不用记住因A,B,C 的缘故，要在星期 X,Y,Z 做些甚么事。我可以更专注地理解某个数学论证的内容，给出一个有点难度的命题，或是做些其它事。另外我还发现，能够从自己的电子管理系统中删除已完成的项目，内心是何等的满足。这份满足感是工作乏力时的最佳良药。

最后一则免责声明：我们有时要放下惯常的做事方法，让自己在不可预计的情况下，看见机会，运用智慧，将机会化为实力。我曾经有好几次打算要在午膳时间做些事（随便吃点东西就行），然而有同事或来客突然造访，邀请我外出吃饭，结果（不论在数学上或是其它方面）都令我获益良多。尽管事情并不如我所想般发生，却是充满乐趣的（同样道理，如果在会议上的演讲中缺席或索性不参加会议，把时间用来写自己的论文，也可能有相似的结果）。