PKM软件：提供知识应用的工具支持

原作：beyonlee

一、用户需要什么
    知识管理软件的用户是那些需要和大量资料、数据频繁打交道的知识工作者。他们在日常工作中，发现了管理众多资料的难度和不便，也因而产生了使用软件管理资料的需要。但是，需要注意到的是，虽然如此，其实相当多的用户并不了解知识应该如何管理。于是，他们显化出来的需求就是如同传统知识管理者--图书馆的做法一致--即目录管理、文献管理。于是，目前市面上能看到的知识管理软件也多数就是一个目录管理器。
   
    但是，这里有一个重要的前提差异--图书馆使用目录索引法管理图书的意图和普通知识工作者存在明显的不同。前者管理的目的在于保存和检索，而后者的目的在于储备和应用。简言之，图书馆收集到图书、资料后，重要的是将其分类编号，最后放到书库里就完了。之于具体的检索、使用，那是读者自己的事情。而知识工作者则不同，资料收集、整理后仅是第一步工作，更重要的工作是收集、整理之后的消化、吸收、以及再储备。===针式PKM完全是按照PKM流程来开发的，对各个阶段均提供支持
    通过以上分析，我们可以发现，图书馆和个人对知识管理的意图不同，使得他们管理资料的方式、方法存在质的不同。试图学习图书馆管理知识的方法来设计、编写个人应用的知识管理软件一定会失败——如果还能有应用空间，那一定是因为尚没有更好的产品出现。

    那么，知识管理软件应该如何改进呢？我认为答案在于分析个人管理知识的过程。准确的说，不应该是管理知识，而应该称之为知识处理的过程。下一代知识管理软件必然基于对用户处理知识的流程应用上。要理解这一点，必须对用户使用知识管理软件的全过程有深刻的认识。

    用户使用知识软件的过程总的来说可以分成几个阶段：（接触、产生兴趣）——认为有保留价值——收集到自己的知识管理器中——形成分叉——1、对于需要进一步吸收、消化的资料——重点在于消化、总结，以及二次创造；2、对于不需要再次进行消化的资料——重点在于建立索引，以备日后使用。

二、如何改进
    对于第一种情况，知识管理软件关键在于是否能提供“消化知识”的便利手段。这些便利手段是什么呢？这就需要市场人员去分析用户的需求，坦率地说不是一个简单的工作。在这里，我仅结合自身的方式谈谈。

    首先，我需要有对资料进行批注的工具。批注是自古以来人们消化知识的重要手段，其存在的重要性在于人们消化知识的方式，并不是囫囵吞枣式，而是先解构——即首先关注其中间重要的内容——再整合的。所以，如果一个知识管理软件不能做到有批注功能，基本上可以认为它只是一个目录管理器。在这方面，我最欣赏的是word的批注功能——即不影响原文阅读，又能清晰的保存阅读中产生的相关联想，灯雪可以考虑在这方面借鉴一下。我觉得mydata的进一步改进这方面是最重要的潜力所在。===针式PKM本身无缝集成Office软件，也是应是Word作为网页保存的唯一方式；所以天生就具备此优点。和Office紧密集成是针式PKM的核心！
    其次，我需要有对资料进行总结和二次创造的工具。显然，批注完成的只是重点的分析，而全局的总结也还是很重要。这方面mydata有一个“摘要栏”，部分的解决了摘要的问题。但仅仅这样还是不够的。摘要仅仅是对资料的客观总结，并没有读者的主观思考在其中。同时，如果不在知识管理软件中提供做二次创造的空间，用户将不得不使用其他工具，而这会带来：一是效率的降低；二是会割裂原本相关的、连贯的内容。总之是会带来不便。

    最后，我需要知识传播、分享的工具。即如何把自己的知识管理软件中的内容，包括原始资料、批注、总结、二次创造等轻松的、高效率的与他人分享。

    杂七杂八说了这么多，不知道有没把各位看官绕晕。那么，最后还是总结一下，提两条改进建议：
   
    1、一定要跳出“目录、索引式管理”的误区，mydata才能获得更大的发展空间。

    2、在这个过程中，去挖掘用户使用知识管理软件深层次的需求是关键。这种挖掘不仅要去了解用户的意见，更多的要靠开发人员全身心投入去体悟、感受。

    3、不要满足于浅尝辄止，扩展不必要的功能。要记住，在市场中，专业化是趋势和王道。

    4、知识管理软件的恰当定位是“提供知识应用的工具支持”。

    5.软件和方法两者缺一不可。一个好的软件，一定不仅仅是一个工具，而更多的是一套方法的体现。《高效能管理人士的7个习惯》作者科维所开发的Planplus就是一个很好的例子