我为什么关注RMS

 

昨天，参加了OTEC的北京站的第一次聚会，收益匪浅。

   在昨天的聚会上，我曾提到应用RMS来解决我们OFFice中的一些问题，由于这次的聚会没有这个议题，所以主持人认为可以在论坛上来讨论一下这个问题。在聚会的休息间隙，我和旁边的朋友聊了一下，发现大家对RMS的关注好像都比不上我对RMS的关注，回到家里，打开论坛，也发现论坛里也冷冷清清。于是，我想把自己的一些体会共享出来，把自己遇到的问题提出来，让更多人来关注微软这样一项新技术。

   我们都知道在Office 2003 system中已经为我们提供了强大的功能。我们可以使用Exchange来收发邮件，可以用Sharepoint来构建我们的知识管理系统，但是，在实际应用过程中，我却遇到了这样的问题，这个问题在以技术为核心的公司尤其突出，那就是技术保护的问题。我常常听到一些公司的领导对我说，不错，我们也知道知识共享，信息交流对一个以技术为核心的公司有多么重要，我们也知道你们的系统可以为我们构建这样一个平台，我们也知道，你们的平台可以和我们熟悉的Office桌面系统紧密配合，可是，你们的系统里面有没有一个东西能够让我的员工只能看，不能拷贝，不能分发，不能打印，并且有的东西，我想要他什么时候失效，它就的什么时候失效？而在我们公司的应用中，我们公司的领导也有这样的顾虑，所以，我们虽然有强大的Sharepoint、Exchange，信息管理部也尽自己的全力在公司推广知识管理系统，可是，当你去检查系统的使用率的时候，你会发现，结果和你构建这套系统时的设想相差很远。其原因，正是出于对电子文档的保护。因此，当我在微软的Office2003的一次培训会上接触到RMS的时候，我就特别的关注这项新的技术。

   我想这项技术应该会使Office2003 system如虎添翼，因为，至少它可以在以下领域发挥自己的作用：

   在技术管理中的应用

       我们常常听到这样的事情，某某公司的员工拿着他们公司的技术资料在外面自己注册了一个自己的公司，然后，就惹上了官司。我也和我们的技术管理部部长讨论过有关技术管理的问题。我现在知道，为什么许多资料公司只提供纸质资料，并且必须当天归还，为什么许多资料上会有公司的水印。他们是在尽自己的全力来保护这些东西。假设，应用了RMS，我想这些纸质的东西可能就要消失了。因为使用RMS保护起来的文档比这种纸质的东西更加安全。纸质的东西你可以拿去复印，而用不能打印、不能分发不能修改的电子文档的话，除非他用抓屏、将显示器扣在复印机上复印。

 

   在行政管理中的应用

   在公司的门户站点上，我们一般都要求使用htm的文档或者mht的文档，因为这样，用户可以很方便的在浏览器中打开这些文档。但是，我们很快发现，有些部门发布的通知、规章制度等都使用的pdf，我问他们为什么？他们告诉我，这是为了防止员工进行篡改。尽管，我告诉他们，放在服务器上的东西，别人是没有权限修改的，他们只能修改下载到本地的副本。但是，他们还是坚持这样做。我虽然没有闹明白到底是为什么连拷贝到本地副本都不想让他们该，但是，他们总有自己的理由，否则，谁也不愿意费那么多的力气去作无用功。

   如果真的应用了RMS，那么或许就没有那么费事了。

   在外部协作中的应用

   现在的社会是一个协作的社会，我们不免要和其他公司的人协作，这样，我们也必须提供给他们一些资料，或者是技术资料，或者是商业资料。我们营销部的头头曾经问过我，有没有办法让这些发给其他公司的文档不能复制、修改、打印，并且过期失效呢？这个可能就不需要RMS了，只需要时Office2003就ok了，我们只需要在自己的客户机上安装了rms客户端，那么我们可以借助.net passport来授权。

   在公文流转等OA系统中的应用

   除了以上的应用，我一直在考虑如何将它应用于OA的应用中，例如公文流转。我们常常担心领导的批示被人修改，所以，我们会想出很多加密的方法。现有的这些方法很多，也很好，但是，我们也可以用rms来开发这种应用，适用rms来保证流转的公文不被篡改。

 

   这是我的一点拙见，欢迎大家批评指导。有时间，我会跟大家讲讲我的rms试用过程。