有组织的计划管理

 

有组织的计划管理

文章来源：《世界500强员工能力素质模型》

时间管理的另一个体现是将已确定的目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果，这就是有组织的计划管理，它是在我们现在所处的地方和我们想要去的地方之间铺路搭桥。有组织的计划管理通常可以实现以下三个目标：

Ø  计划可以预测将会出现的问题，而不会在问题突然出现时感到诧异。

Ø  有组织的计划有助于设立各种具体目标，从而形成一种任务感，为这样一些目标而工作将有助于激发工作热情，提高工作效率。

Ø  工作计划的制定与执行的好坏，往往可以决定一个工作项目的成功与失败。

美国企业家理查德•S．史罗马(Richard. S. Sloma)在《无谬管理》一书中指出：“对一件方案，宁可延误其计划之时间以确保日后执行之成功，切勿在毫无适合的轮廓之前即草率开始执行，而终于导致错失该方案之目标。”这说明，任何行动，如果没有计划，就会是盲目的，行动的结果就可能是失败的。这就如一句谚语所说：“一个没有计划的人，在出发之前，就注定了失败。”盲目的行动不可能达到理想的效果。计划工作以计划的形式为身处职场中的人士提供了明确的目标。

美国某公司的董事长赖福林每天清晨6时之前准时来到办公室，先是默读15分钟经营管理哲学的书籍，然后便全神贯注地开始思考本年度内不同阶段中必须完成的重要工作以及所需采取的措施和必要的制度。接着就是重点考虑一周的工作。他把本周内所要做的几件事情一一列在黑板上。在8时左右，他在餐厅与秘书共进咖啡时，就对这些考虑好的事情商量一番，然后作出决定，由秘书具体操办。赖福林的时间管理法，极大地提高了公司的工作效率，引起了美国务公司的高度重视，并得到了他们的赞扬。

作为一个公司的董事长，他需要每天思考本年度内不同阶段中必须完成的重要工作，然后据此确定需要采取的措施，并进一步地将这些工作与措施分解成每周必须完成的工作，依据这样的安排使工作能够有计划地进行。同样，作为一名员工，有效的时间管理离不开对已确定的大目标进行分解，将之细化为具体的工作措施与分阶段的工作任务，然后制定出科学的日程表或进度表等，以此作为每天工作的行动指南。

对工作要作计划。但如何制定科学合理的计划表也是一门学问。下图提供了制定计划表的几个步骤。

　　

   在将目标转化为具体的行动方案并制定出行动计划后，还需养成记录自己实际耗用时间的习惯。一般是当时做出记录，不得已的情况下可事后回忆补记，尽量做到事前控制；应准备一份待办事项清单、一本时间记录本或效率手册，以备分析检查或查阅待办事项；在办公场所的挂历、台历或记事本上，标注当天或预定的工作计划或约会，以免遗忘，也可在电脑系统或电子记事本设置发声装置以便及时提醒。